La gestion d’un projet implique par essence le travail conjoint de différents acteurs au sein d’une même équipe pour mener à bien une tâche. Comme pour tout travail de gestion, il est essentiel de savoir exactement comment fonctionne l’écosystème du projet et donc de savoir quelles seront les différentes parties prenantes concernées. C’est pour répondre à ce besoin qu’intervient le stakeholder mapping, ou cartographie des parties prenantes.
Issu du design thinking, le stakeholder mapping est un outil de gestion de projet utilisé notamment en Business Process Management (BPM) pour faciliter le projet sur toute sa durée de vie.
Dans cet article, nous revenons sur le stakeholder mapping et sur la façon dont cet outil peut vous servir dans votre gestion de projet.
Qu'est-ce que le stakeholder mapping ?
Le stakeholder mapping consiste à identifier, analyser et catégoriser les parties prenantes d’un projet ou d’une entreprise. L’intérêt d’un tel exercice est de mettre en lumière l’influence de chaque acteur sur le projet, mais aussi sur les autres parties prenantes, afin de se faire une idée précise des relations qui sont en jeu. Les parties prenantes peuvent inclure notamment :
- des investisseurs ;
- des fournisseurs ;
- des clients ;
- des employés ;
- toute autre entité ayant une influence sur le projet ou étant influencée par lui.
L’objectif du stakeholder mapping est de définir qui sont les différents acteurs, quelles sont les relations qui les unissent, quels sont leurs intérêts et comment ils peuvent affecter le projet ou être affectés par celui-ci. Le produit de cette analyse, présenté sous forme de carte, donne à voir en un seul document l’entièreté du réseau d’influences gravitant autour du projet, avec la position de chaque partie prenante clairement identifiée.
Pourquoi faire une stakeholder map ?
En général, on réalise une cartographie des parties prenantes pour certains projets particulièrement importants, mais, avec les bons outils à disposition, il est possible de faire un stakeholder mapping pour tous types de projets. En effet, les avantages du stakeholder mapping sont nombreux. Il permet entre autres :
-
de visualiser et de comprendre les influences : une carte simple et lisible donne à voir qui a une influence sur le projet ;
-
de mieux saisir les attentes des différentes parties prenantes, ce qui assure une meilleure communication pendant toute la durée de vie du projet ;
-
de prioriser les tâches, mais aussi les parties prenantes, en fonction de leur niveau d’intérêt dans le projet et de leur influence. Ces données sont cruciales pour allouer au mieux les ressources au cours de la gestion de projet ;
-
d’établir une stratégie de communication : avoir une idée claire de la position de chaque acteur au sein du réseau des parties prenantes est la clé pour bien communiquer.
Comment établir une stakeholder map ?
1. Identifier les parties prenantes
La première chose à faire est de définir le contexte dans lequel se déroulera le projet en recensant les parties prenantes. Il faudra ainsi :
-
faire la liste de toutes les entités concernées : démarrez avec une séance de brainstorming pour identifier toutes les parties prenantes potentielles. Pensez à toutes les personnes, tous les groupes et toutes les organisations qui pourraient être affectées par votre projet ou avoir une influence sur lui ;
-
sélectionner vos sources d’information : réfléchissez à tous les documents qui peuvent vous aider dans votre exercice de cartographie : documents internes, rapports de projets déjà réalisés, entretiens avec des membres clés, etc. ;
-
catégoriser les parties prenantes : enfin, classez les différents acteurs en grands groupes, comme les clients, les partenaires, les fournisseurs, les employés, etc.
2. Analyse des parties prenantes
Une fois les parties prenantes identifiées, il faut les analyser une par une pour déterminer leur influence exacte sur le projet. Pour ce faire, vous devez créer une matrice pour évaluer chaque partie prenante en fonction de son pouvoir sur le projet et de l’intérêt qu’elle a dans sa réalisation.
Le pouvoir fait référence à la capacité des parties prenantes à influencer votre projet, tandis que l’intérêt mesure à quel point elles sont concernées par les résultats. Un tel exercice peut être réalisé sur le modèle d’un graphique simple, avec le pouvoir en abscisse et l’intérêt en ordonnée.
Après avoir réalisé cette carte sur un document, indiquez aussi :
-
le niveau d’engagement actuel des parties prenantes ;
-
leur attitude envers le projet (positive, neutre ou négative) ;
-
leur potentiel d’influence sur le projet (haut, modéré ou négligeable).
3. Catégoriser les parties prenantes
À partir de votre analyse, répartissez les parties prenantes en groupes telles que :
- à gérer activement (haut pouvoir / haut intérêt) ;
- à tenir informées (faible pouvoir / haut intérêt) ;
- à surveiller (haut pouvoir / faible intérêt) ;
- à faible priorité (faible pouvoir / faible intérêt).
Pour chaque groupe, développez un plan d’action spécifique définissant la fréquence de communication nécessaire.
4. Développer des stratégies
Ensuite, à vous de déterminer quel groupe d’acteurs nécessite une communication sur mesure. Vous pouvez ainsi établir une méthode de communication adaptée à chaque groupe, avec par exemple des réunions régulières pour les parties prenantes à gérer activement et des mails d’information pour celles qu’il faut seulement tenir informées.
Préparez aussi des stratégies pour gérer les attentes des différents acteurs et résoudre les conflits potentiels.
5. Mettre en œuvre et adapter
Mettez votre plan de gestion en pratique, en commençant par vous occuper des parties prenantes les plus essentielles. Ensuite, surveillez l’efficacité de votre stratégie, en restant toujours prêt à l’ajuster en fonction des différents retours ou de tout changement dans le projet ou dans son contexte immédiat.
Quelques conseils pour améliorer votre gestion de projet
Une fois que vous avez fait votre stakeholder map et que vous avez lancé votre projet, assurez-vous :
-
de maintenir une communication efficace, concise et régulière ;
-
de bien demander des retours aux parties prenantes, afin d’améliorer votre gestion ;
-
de garder une trace écrite des interactions et des ajustements que vous allez effectuer, afin que l’opération soit profitable non seulement pour votre projet actuel, mais aussi pour les prochains.
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Ainsi, Elemate représente un outil précieux pour améliorer la compréhension des parties prenantes tout au long de votre gestion de projet et dans vos processus d'affaires.
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