10 Oct 2024

La revue de processus : outil stratégique pour optimiser et piloter vos processus

Posté dans : Procédure, Processus |
Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

C’est une loi de notre monde moderne : les entreprises doivent continuellement améliorer leurs opérations pour rester efficaces. C’est une des raisons d’être de l’audit. Dans ce contexte, la revue de processus s’impose comme un outil stratégique de première importance. Cette méthode entretient une relation étroite avec le Système de Management de la Qualité (SMQ) : elle permet de faciliter le pilotage et l'optimisation les tâches automatiques et humaines au sein d’une organisation. La process review a donc un rôle majeur dans le Business Process Management (BPM). Comment l’instaurer dans une entité ? Quel est son lien avec la norme ISO 9001 ? Découvrons ensemble comment profiter de ses avantages dans votre société. 

Qu’est-ce qu’une revue de processus ?

Définition et objectifs

La revue de processus définit le moment où l’ensemble des acteurs d’une société ou d’un périmètre donné se réunit pour examiner en profondeur un processus spécifique. Elle implique donc :

  • Les collaborateurs, et parfois...
  • Les fournisseurs concernés par l’opération ;
  • Les clients dans le même registre.

Au-delà de l’évaluation technique, cette revue permet de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur la manière dont les séquences d’opérations sont exécutées. Les ambitions d’une process review sont les suivantes :

  • Définir un fonctionnement du processus en accord avec les attentes ;
  • Répondre aux objectifs définis par le management ;
  • Correspondre aux exigences du métier et celles du client (réglementations, audits, etc.);
  • Identifier des pistes d’amélioration et d’optimisation.

C’est un levier fondamental du Système de Management de la Qualité. L’optimisation d’un processus garantit en effet que chaque élément du flux opérationnel contribue à l’amélioration continue de la société. Elle assure ainsi la conformité des actions aux normes de qualité, tout en anticipant les changements nécessaires pour évoluer dans un marché dynamique.

Résultats attendus

Comme nous l’avons vu, le but d’une revue de processus est d’identifier les améliorations nécessaires pour optimiser le fonctionnement de l’opération concernée. Cela implique donc :

  • La détection des écarts par rapport aux performances attendues ;
  • La mise en place d’actions correctives et préventives ;
  • L’ajustement des ressources humaines et matérielles ;
  • Un temps d'écoute des retours du terrain.

Revue de processus vs. revue de direction (norme ISO 9001)

Créée en 1987, la norme ISO 9001 est le fer de lance de la pensée SMQ. Elle impose notamment la mise en place d’une revue de direction. Cette dernière porte sur une évaluation globale du Système de Management de la Qualité et de ses performances. Elle est réalisée par les dirigeants de l’entreprise concernée.

En revanche, la revue de processus se concentre sur l’examen d’un ensemble de tâches en particulier. Elle implique la participation directe des opérationnels. Elle plonge donc dans le détail pour s’assurer que chaque rouage fonctionne correctement.

Quand et pourquoi déclencher une revue de processus ?

Plusieurs circonstances peuvent justifier le lancement d’une revue de processus. Voici quelques-unes de ces situations :

  • Périodicité programmée dans le cadre d’un suivi régulier ;
  • Accumulation d’anomalies ou non-conformités ;
  • Demande d’audit interne ou externe.

La revue mise en place sera ainsi utile pour maintenir le contrôle sur l’opération, anticiper les problèmes et proposer des actions correctives le cas échéant. 

Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

Les 5 étapes clés d’une revue de processus

Plusieurs circonstances peuvent justifier le lancement d’une revue de processus. Voici quelques-unes de ces situations :

  1. Périodicité programmée dans le cadre d’un suivi régulier ;
  2. Accumulation d’anomalies ou non-conformités ;
  3. Demande d’audit interne ou externe.

La revue mise en place sera ainsi utile pour maintenir le contrôle sur l’opération, anticiper les problèmes et proposer des actions correctives le cas échéant. 

1. Analyse des indicateurs clés

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des métriques importantes du pilotage stratégique d’une entreprise. Leur examen fait partie intégrante de l’analyse de processus. Il est donc primordial de revoir les chiffres et KPI essentiels de l’opération. Cela concerne :

  • Les performances, telles que la durée et les résultats ;
  • Les aspects financiers ;
  • La qualité. 

À l’instar d’une étude budgétaire, comparez ces données aux objectifs initiaux pour mesurer leur efficacité et identifier les éventuels écarts. Dans cette optique, pensez à garder une trace des hypothèses d’objectifs retenues lors de la conception du process : votre analyse n’en sera que plus objective.

2. Réalisation d’une analyse SWOT

Un autre outil de la revue de processus est la méthode SWOT (Strengths, Weaknesses Opportunities and Threats). Comme son nom l'indique, elle a pour objectif de détecter en relation directe avec une activité spécifique :

  1. Les forces ;
  2. Les faiblesses ;
  3. Les opportunités ;
  4. Les menaces.

Hormis la vision macro qu’elle procure aux décisionnaires, elle aide notamment à établir des plans d’action ciblés en tenant compte des axes d’amélioration.

Bon à savoir :

Vous pouvez utiliser l’outil SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), la Value Stream Mapping (VSM) ou encore la Tortue de Crosby pour visualiser et comprendre un processus avant de lancer l’analyse SWOT.

3. Recueil des feedbacks des parties prenantes

Les parties prenantes du processus analysé apportent une perspective précieuse. Comme nous l’avons vu, il peut s’agir :

  • Des employés ;
  • Des fournisseurs ;
  • Des clients.

Collecter leurs retours donne l’occasion d’ajuster la procédure pour mieux répondre aux besoins de l’organisation et des acteurs impliqués. Vous pouvez formaliser cette étape au moyen d’un questionnaire ou d’une fiche de processus. Cela simplifiera notamment sa documentation.

4. Examen des anomalies et des non-conformités

Les anomalies détectées au cours de l’opération doivent être analysées. Reposez-vous sur le principe immuable du contrôle interne : comprendre ce qui a généré une erreur permet de l’empêcher dans le futur.

De plus, vous pourrez évaluer précisément l’efficacité des actions correctives déjà mises en place. Ont-elles résolu les problèmes initialement identifiés, ou devez-vous les remplacer ?

5. Évaluation des ressources

Pour finir, la revue de processus doit intégrer une évaluation des ressources matérielles et humaines affectées à l’opération. L’objectif est double :

  • Garantir une allocation optimale à l’instant T ;
  • Anticiper les ajustements nécessaires en cas de changement métier à moyen et long terme. 

La revue de processus dans le cadre du Business Process Management

La process review s’inscrit pleinement dans une démarche de Business Process Management (BPM). Mettre en place une cartographie des processus permettra ainsi à l’entreprise de ne pas perdre de temps à chaque fois qu’elle enclenche une revue de processus, mais aussi de bénéficier d’une vision claire et actualisée de ses opérations :

  • Adéquation entre la documentation et la réalité ;
  • Identification des opportunités d’amélioration (en matière de coûts, de qualité ou d’efficacité) ;
  • Évaluation des écarts. 

Enfin, les logiciels BPM comme ceux proposés par Elemate sont des alliés précieux pour automatiser et faciliter l’opération.

Vous l’aurez compris, la revue de processus est surtout un outil de pilotage. S’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue, elle permettra aussi à votre entité de rester compétitive dans le temps. Pourquoi attendre avant de l’intégrer dès aujourd’hui ?

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