Création d’un mode opératoire, pourquoi et comment ?

Le mode opératoire revêt pourtant une importance capitale en entreprise, dans la mesure où il apporte les clés pour comprendre le fonctionnement d’une machine industrielle, d’un outil informatique ou qu’il facilite l’accomplissement d’une tâche spécifique sans formation préalable, notamment grâce aux informations qu’il contient.

Redécouvrez avec Elemate la définition du mode opératoire, les contextes dans lesquels il s’inscrit et la façon dont il doit être construit pour être pertinent.

Le mode opératoire est un document qui apporte à un opérateur les instructions techniques qui lui permettent d’accomplir une mission spécifique.

Les modes opératoires sont des supports de communication que l’on retrouve notamment liés à des thématiques telles que la prévention, la qualité ou la sécurité et plus largement dans des domaines du BTP, de la santé, ou encore de l’hygiène alimentaire. 

Utilisation d’une machine industrielle, travail sur un chantier de Bâtiments et Travaux Publics (BTP), ouverture de compte sur un nouveau logiciel, validation d’une délégation d’accès pour un badge en entreprise, etc. : les tâches spécifiques qui peuvent nécessiter la formalisation d’un mode opératoire sont nombreuses. 

La pose de films solaires et la sécurisation de joints de vitrage amiante par exemple se font sous mode opératoire en Sous-Section 4. D’après le site Prévention BTP, les interventions désignées en Sous-Section 4 forment un groupe “d'opérations de maintenance, de réparation ou encore d'entretien sur des matériaux, des équipements, ou encore des matériels susceptibles de provoquer l'émission de fibres d'amiante”. 

Ce travail nécessite la mise en œuvre d’un mode opératoire spécifique qui garantit la qualité du travail, la santé ainsi que la sécurité des opérateurs.  

Prenons l’image d’un arbre, de ses branches et de ses feuilles ou encore celle d’un poumon : les bronches, des bronchioles, puis des alvéoles pulmonaires permettent la circulation  de l'oxygène. Il en est de même pour l’organisation de l’information en entreprise avec les procédures, les processus, puis les modes opératoires.

Les procédures encadrent une production dans sa globalité tandis que les processus découpent les tâches les unes des autres pour mieux en préciser les contours, en indiquant spécifiquement le rôle de chaque intervenant. Le mode opératoire apporte ensuite les informations propres à chacune de ces tâches dont l’ensemble profite au bon fonctionnement du processus.  

Le fait de systématiser la réalisation d’une tâche permet aussi, en cas de dysfonctionnement, de savoir avec précision les gestes qui ont été effectués et l’ordre qui a été suivi. On peut ainsi revenir sur l’erreur et améliorer la façon de conduire l’action. Le bon suivi d’un mode opératoire réduit considérablement les risques d’erreurs, de non-conformités ou de blessures par exemple.

Le mode opératoire renseigne sur l’ordre à suivre dans l’exécution d’une tâche précise ainsi que sur les ressources techniques mobilisées. 

Les mesures de sécurité sont des informations importantes à faire figurer dans le mode opératoire. 

Le responsable de la tâche à accomplir est sans doute la personne la mieux placée pour rédiger un mode opératoire. Cependant, le document produit ne doit pas être incohérent avec d’autres modes opératoires en vigueur dans l’entreprise, d’où la nécessaire coordination avec d’autres acteurs appartenant au même processus.

Plusieurs méthodes existent pour guider la création d’un mode opératoire :

• la  méthode des 5M en détaillant la Main-d'œuvre, le Milieu, les Matériaux, les Méthodes et le Matériel ; 
• la méthode QQOQCP en répondant aux questions “Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?” ; 
• la méthode qui consiste à recenser les risques OTH (Organisation, Technique, Humain). 

Qu’il s’agisse de transmettre ou d’améliorer une façon de faire, l’image est parfois plus précise que le texte. La documentation d’un mode opératoire est enrichie quand elle agrémente le contenu verbalisé de visuels, de diagrammes ou encore de cartographies. 

Si le processus représenté est automatisé, le mode opératoire peut comporter des captures d’écran ou un logigramme indiquant les étapes successives à suivre depuis son poste de travail. 

La modélisation d’un mode opératoire et sa documentation réduisent les potentielles difficultés de compréhension. L’utilisation de symboles standardisés dans le cadre de langages tels que le BPMN ne laisse pas de place à l’interprétation des consignes.

L’utilisation d’un logiciel permet de modéliser simplement des supports de communication en représentant facilement des processus parfois complexes. Une fois que les visuels sont conceptualisés, ils peuvent être facilement corrigés, documentés et mis à jour pour que tous les utilisateurs aient accès à la dernière version en vigueur.  

L’utilisation de la norme BPMN dans la création de vos modes opératoires vous permet aussi de partager vos supports en utilisant un code universel. À l’heure du digital, un logiciel d’organigramme en ligne est une ressource incontournable pour fluidifier la création de documents et visuels de travail pertinents. 

Avec Elemate, entreprendre la modélisation d’un mode opératoire ou d’une procédure en procédant à la création d’un logigramme ou d’une cartographie devient un jeu d’enfant !  Puis, son exploitation au quotidien devient extrêmement fluide notamment grâce à sa capacité à jongler entre navigation interactive à l’écran et formats plus statiques, online ou offline.

Plutôt que par des mots, laissez-vous convaincre par une démo : inscrivez-vous en ligne et suivez le guide, pas à pas !