Workflow ou flux de travail, un concept de gestion des processus

Un processus est un “ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui utilise des éléments d'entrée pour produire un résultat escompté” (Norme ISO 9000).

Un processus décrit la façon dont des acteurs réalisent une activité ou une tâche spécifique. Il est marqué par un début et une fin. Il comprend la désignation d’étapes successives aboutissant à la réalisation d’un résultat prédéfini.

Il existe plusieurs types de workflows.

Méthode couramment utilisée pour traiter des flux, ce type de workflow est organisé d’après les séquences distinctes suivies de façon progressive, pour atteindre un objectif donné. Le processus ne peut progresser d’une étape à la suivante sans la validation de la précédente : le workflow séquentiel permet à une suite de tâches de se dérouler de façon mécanique à condition que les conditions définies au préalable soient respectées.

Le workflow séquentiel est utilisé pour les processus relativement basiques et se trouve limité lorsque les processus se complexifient.

Cette méthode a la particularité de permettre la réalisation concomitante de plusieurs étapes distinctes. Le workflow parallèle est donc pertinent dans le cadre de processus faisant appel à une collaboration entre différents acteurs ou services responsables de la validation de tâches différentes.

Dans les exemples d’utilisation de workflow en parallèle, on trouve la gestion électronique de documents avec notamment une suite d’opérations et de validations qui doivent être accomplies parallèlement par un utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Le workflow en parallèle se clôt de façon automatique lorsque tous les utilisateurs ont validé le document.

Le workflow conditionnel est mis en place dans le cadre de flux de travail dans lequel une étape peut avoir plusieurs issues : le workflow envisage ces différentes hypothèses par une configuration qui permet divers résultats possibles.

Ce workflow mentionne donc un code qui permet un saut conditionnel à une étape particulière en fonction de la valeur renvoyée par une étape spécifique du workflow.

Dans les entreprises, on trouve des workflows conditionnels comme les applications logicielles de processus de validation de factures fournisseurs par exemple. Le montant de la facture peut être l’étape de la décision conditionnelle dans le workflow : 

• Si elle est supérieure à 20 000 euros, le processus prévoit une approbation par un responsable identifié. Sa validation enclenche le passage du processus à la tâche suivante, soit le paiement du fournisseur et la clôture du processus ; 

• Si elle est inférieure à 20 000 euros, le processus ne prévoit pas d’approbation manuelle : la validation  est alors automatique, le paiement est déclenché et le processus se clôt. 

L’intérêt de mettre en place un processus est avéré s’il est répétitif. Mais il est tout de même possible pour des entreprises de mettre en place des workflows pour des processus ponctuels, qui ne sont pas récurrents. Dans ce cas, le workflow est construit ad hoc, sans structure précisément définie : chaque séquence est décidée au fur et à mesure de la progression du processus. 

Mettre en place des workflows présente de nombreux avantages pour maîtriser et optimiser vos processus métier.

Dans une démarche de modélisation de processus, il est indispensable de clairement identifier les différentes séquences, les acteurs intervenant dans chacune d’elles et la nature du workflow à mettre en place. 

Cette démarche consiste en un travail de définition et de clarification qui favorise par la suite la fluidité dans la circulation et la visibilité de l’information.

En donnant l’opportunité à tous les acteurs de suivre la progression d’un processus depuis une même interface utilisateur, à des degrés de précision différents, l’entreprise offre à ses employés les outils pour travailler dans une plus grande synergie et compréhension d’ensemble. 

Le gain de temps est évident puisque le processus passe automatiquement à la tâche suivante quand la précédente est validée.

Une fois le processus modélisé, il sera possible de l’intégrer sous la forme d’un workflow  dans le système d’information de l’entreprise (interopérabilité des modèles). Le processus pourra donc être exécuté par tous les acteurs, qu’il s’agisse d’utilisateurs humains ou d’ordinateurs.

Le workflow va permettre aux différentes parties prenantes d’effectuer un suivi du processus en temps réel et de constater les corrections à apporter. Le workflow permet de contrôler d’éventuelles défaillances de processus ou de constater de potentielles erreurs de transfert de données. 

Les retards sont immédiatement repérés lors des applications du processus. Les modifications réalisées dans le workflow sont immédiatement mises à jour sur tous les postes de travail équipés de la licence logicielle. 

En automatisant vos processus sous la forme de workflow, vous pouvez escompter une meilleure efficacité et une plus grande rapidité dans la circulation de l’information. Vos processus vont nécessairement gagner en fiabilité et précision.