La réalisation d’un diagramme fonctionnel

Le diagramme fonctionnel permet de représenter les connexions internes du produit, afin de faciliter la réflexion et l’innovation, au-delà des seules équipes techniques. Ces logigrammes étant polyvalents, vous pouvez également les utiliser pour améliorer un processus en vigueur dans votre entreprise (comme la gestion des stocks à l’entrepôt, par exemple).

Dans cet article, découvrez comment réaliser des diagrammes fonctionnels pertinents afin d’obtenir une vue globale sur un système ou un processus.

Le diagramme fonctionnel est une représentation graphique du fonctionnement d’un produit donné. Il vise à décrire comment chaque composant de ce produit se connecte et interagit avec les autres. Les entrées et sorties sont renseignées, tout comme les principales fonctions et les interactions entre elles (les flux). 

À titre d’exemple, une brosse à dents électrique est dotée d’une batterie devant être isolée de l’eau, et doit permettre de remplacer la tête de brosse. Ces composants et ces fonctionnalités seront matérialisées dans le diagramme fonctionnel. 

L’ensemble est matérialisé sous la forme d’un schéma normé et accessible.

Ainsi, même un public ne maîtrisant pas le langage technique peut s’impliquer dans l’analyse du produit ou du processus étudié, afin d’en identifier les faiblesses ou de proposer de nouvelles idées. En effet, les blocs figurant sur le schéma n’intègrent pas de détails “métiers”. 

Bien que la méthodologie du diagramme fonctionnel reste toujours la même, sa représentation graphique est susceptible de s’adapter selon les cas. Un modèle matériel sera ainsi schématisé de manière épurée, suivant un sens de lecture allant des fonctions techniques vers les solutions technologiques. Pour l’analyse d’un processus en revanche, le logigramme aura un aspect plus libre, reflétant la réalité de l’organisation de votre entreprise.

L’emploi d’un diagramme fonctionnel diffère donc d’une matrice RACI, par exemple, où la méthodologie employée admet peu de variantes car suivant un code précis.

Une plus grande souplesse dans la représentation finale des diagrammes fonctionnels ne signifie pas qu’ils ne répondent pas à une méthodologie bien définie. Que vous souhaitiez mener la planification matérielle d’un produit, développer un logiciel ou analyser un processus métier en vue de l’améliorer, vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Sélectionnez le système à représenter et sa portée. Si votre objet d’étude n’est pas clairement défini, vous risquez d’avoir du mal à construire votre diagramme fonctionnel, car vous vous focaliserez sur une partie isolée d’un processus, ou en détaillerez deux au lieu d’un ;

2. Listez tous les composants, tâches ou actions nécessaires au produit ou au système que vous souhaitez analyser, en commençant par les principales. Une fois la vision d’ensemble obtenue, décomposez vos données en étapes plus petites si nécessaires ;

3. Organisez ces composants en blocs, suivant le point de vue qu’il est pertinent d’adopter. Cela dépend du destinataire final du diagramme fonctionnel : un élément peut être représenté en un bloc ou au contraire nécessiter un schéma à lui seul. Le diagramme est-il pour une équipe d’ingénieurs chargés d’élaborer une pièce technique, ou pour une équipe devant la réceptionner à l’entrepôt ?

4. Associez chaque bloc à une étiquette (et un court texte explicatif au besoin). Veillez à ne pas oublier les éléments qui s’articulent autour du projet et qui doivent également être matérialisés par des blocs, tels que le client final. Clarifiez ensuite quelles sont les actions qui relient chaque élément entre eux à l’aide de flèches. Des verbes d’action sont utilisés pour expliciter ce lien ;

5. Faites relire votre diagramme fonctionnel par chaque équipe impliquée dans le projet afin de vous assurer de n’avoir rien manqué. Tenez ensuite le schéma à jour, en le faisant évoluer avec l’expérience ou en le rectifiant si nécessaire.

Grâce au schéma fonctionnel ainsi créé, vous pouvez visualiser de manière claire l’ensemble des fonctions nécessaires à un projet ou à un processus. La vue d’ensemble, en blocs, permet à chaque équipe impliquée de communiquer sur les points la concernant, tout en faisant abstraction de la dimension technique.

Le diagramme fonctionnel est donc un point de départ idéal pour ouvrir des réflexions plus concrètes, sur la durée des différentes étapes, leur coût, la gestion des entrées et des sorties, ou encore l’optimisation des flux d’informations, par exemple. Il est donc particulièrement efficace en amont.

Un tel schéma peut en effet être utilisé lors de la phase préparatoire d’un projet, car la vision globale facilite la prise de décision (quelles étapes doivent être gérées par l’entreprise et lesquelles peuvent être sous-traitées, par exemple). En revanche, pour l’analyse d’un système ou d’un processus davantage orientée vers l’évaluation, le diagramme de flux sera plus adapté, car y figurent les instances de validation ainsi qu’une dimension temporelle.

Il existe de nombreux outils en ligne gratuits pour créer des diagrammes fonctionnels, mais le résultat figure alors sur une page isolée. Chaque schéma est donc indépendant, ce qui peut vite devenir complexe à gérer si votre structure y a beaucoup recours.

La solution Elemate centralise tous les processus de votre organisation. Grâce à une représentation suivant la norme de référence BPMN, la modélisation de vos systèmes n’a jamais été aussi simple. Les rôles et responsabilités de chaque acteur sont clairement explicités, facilitant le processus décisionnel.

Les blocs créés dans vos diagrammes fonctionnels sont connectés et renvoient automatiquement vers les outils ou les personnes ressources tels que définis en amont. Enfin, vous ne partez pas de zéro pour créer votre premier schéma : utilisez un modèle fourni et éditez-le simplement pour commencer au plus vite.