Processus métier : définition et exemples
19 Mar 2025

Processus métier : le guide pour réussir vos pratiques en entreprise

Posté dans : Méthodologie, Processus |
Thomas ROBERT, Fondateur Elemate

Rédigé par Grégoire BAGGIO

Les processus métier sont essentiels pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Ils représentent un enchaînement de tâches et d’activités visant à atteindre un objectif spécifique, qu’il s’agisse de livrer un produit, de fournir un service ou d’améliorer la satisfaction client. Dans un environnement où la productivité et l’efficacité opérationnelle sont cruciales, comprendre et optimiser les processus devient une priorité.

💡 Ce guide vous aidera à saisir la définition des processus métier, à comprendre leur gestion, et à explorer les différentes techniques de modélisation et d'optimisation. Nous aborderons aussi les outils et méthodes indispensables pour gérer efficacement ces processus au sein de votre organisation.

Bonne lecture  | Temps estimé avec nous : 10 min ⏰

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Qu'est-ce qu'un processus métier ?

Un processus métier désigne l’ensemble structuré d’activités ou de tâches interdépendantes, qui visent à transformer des entrées (ressources, informations) en sorties (produits, services) dans l’objectif d’atteindre un résultat précis. Ces processus sont la clé de la chaîne de valeur de votre entreprise, et leur bonne gestion garantit non seulement l'atteinte des objectifs, mais aussi la satisfaction client.

Les processus métier sont souvent associés à des flux de travail qui doivent fonctionner de manière fluide pour optimiser la performance de l'organisation. Chaque tâche dans le processus doit être réalisée efficacement et dans le respect des normes, que ce soit au niveau de la qualité, du temps, ou de la réduction des coûts.

→ Quelle est la finalité d’un processus métier ?

La finalité d’un processus métier est d’atteindre un objectif en livrant un service ou un produit qui génère de la valeur pour le client et pour l'entreprise. En ce sens, chaque processus doit non seulement être défini clairement, mais aussi être optimisé pour maximiser la satisfaction et la performance. La gestion des processus métier permet de coordonner efficacement les ressources humaines, les ressources matérielles et les systèmes d'information pour produire un résultat à haute valeur ajoutée.

→ Les différents types de processus

Il existe trois grandes catégories de processus métier qui structurent le travail au sein d’une organisation :

Processus opérationnels

directement liés à la production de produits ou de services pour le client

Exemple : la production, la logistique, la vente.

Processus de support

Ces processus soutiennent les processus opérationnels, comme la gestion des ressources humaines, le support informatique, ou la comptabilité.

Processus de management

Ils définissent la stratégie de l'organisation, surveillent les performances et permettent d’ajuster les actions pour atteindre les objectifs globaux.

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Pourquoi représenter et cartographier les processus métier ?

La cartographie des processus métier est une étape essentielle pour visualiser et analyser les flux de travail. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des activités de l'entreprise et de repérer les inefficacités ou les goulots d’étranglement qui freinent la performance.

→ Les objectifs et avantages de la cartographie

La cartographie des processus métier permet de rendre visibles les activités et les tâches à travers des diagrammes. Cela aide à :

  • Avoir une vue d'ensemble.
  • Positionner le processus dans le contexte.
  • Réduire les coûts en optimisant les processus.
  • Améliorer la qualité des services fournis.
  • Optimiser les ressources et le temps.
  • Faciliter l'automatisation de certaines tâches répétitives.
  • Un meilleur engagement des équipes.

→ Qu’est-ce qu’une cartographie des processus métier exactement ?

La cartographie des processus est un format qui permet de visualiser les imbrications entre divers processus métier à l’aide de diagrammes ou de flux de travail (workflow). Ces outils permettent de créer une référence, des standards et de repérer les incohérences ou les inefficacités, et de proposer des solutions pour optimiser le processus.

Comment définir et modéliser un processus métier ?

Définir et modéliser un processus métier permet de faire en sorte que toutes les tâches nécessaires sont bien exécutées et que les responsabilités sont claires. La modélisation permet également de visualiser les interactions entre les différents acteurs et de mettre en lumière les zones d’amélioration.

→ Les grandes méthodes de modélisation

Voici quelques-unes des méthodes de modélisation les plus courantes pour représenter un processus métier :

⊕ BPMN

C'est est un standard largement utilisé pour modéliser les processus métiers de manière structurée et précise. Il permet une visualisation claire des différentes étapes et interactions au sein d’un processus.

⊕ UML

Utilisé principalement pour les systèmes informatiques, mais aussi applicable à des processus métier complexes. Il permet d’illustrer les flux d’information et les relations entre différents composants d’un système.

⊕ LEAN MANAGEMENT

Ensemble de techniques visant à optimiser les flux de travail en éliminant les activités sans valeur ajoutée, réduisant ainsi le gaspillage et améliorant l’efficacité globale.

⊕ RACI

Ce modèle est utilisé pour clarifier les rôles et responsabilités de chaque acteur impliqué dans un processus métier. Il permet d'éviter les doublons, de mieux répartir les responsabilités et d'assurer une communication efficace entre les parties prenantes.

⊕ SIPOC

Le diagramme SIPOC est une approche de cartographie qui offre une vision macroscopique d’un processus métier en identifiant ses principales composantes. Il est particulièrement utile pour structurer un processus avant de l’analyser en détail et d’identifier les axes d’amélioration.

⊕ VSM

La cartographie de la chaîne de valeur est une méthode visuelle permettant d’analyser l’ensemble des flux d’un processus métier, de la demande client à la livraison finale. Elle aide à identifier les goulots d’étranglement, les inefficacités et les opportunités d’amélioration pour optimiser la performance globale.

→ Les 3 niveaux de processus métier à connaître 

Les processus métier peuvent être divisés en trois niveaux hiérarchiques, du plus global au plus détaillé :

• Macro-processus : Le processus global, qui touche tous les départements et équipes de l’entreprise

• Processus : Les étapes intermédiaires, comme la validation des informations ou le traitement des commandes et les procédures normées

• Sous-processus : Les tâches spécifiques, comme l’expédition des produits ou la gestion des retours, les modes opératoires, guides utilisateurs et instructions de travail

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Logiciel de cartographie

La gestion des processus métier (BPM) : enjeux et bonnes pratiques !

Le Business Process Management (BPM) est un cadre de gestion des processus métier qui permet de les concevoir, de les modéliser, et de les optimiser en continu. Le BPM joue un rôle clé dans la transformation numérique et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

→ La gestion des processus, keazako ?

Le BPM est une approche systématique qui consiste à analyser et à améliorer les processus métier au sein de l’organisation. L’objectif est de garantir que chaque processus fonctionne de manière optimale pour répondre aux objectifs stratégiques de l'entreprise.

→ Les 6 phases du cycle de vie du BPM

1️⃣ Conception : Définir et modéliser les processus métier.

2️⃣ Modélisation : Créer des diagrammes représentant les flux de travail.

3️⃣ Exécution : Mettre en œuvre les processus.

4️⃣ Surveillance : Mesurer la performance des processus.

5️⃣ Optimisation : Apporter des améliorations pour gagner en efficacité.

6️⃣ Automatisation : Automatiser certaines tâches répétitives pour réduire les coûts et le temps.

L’amélioration et l’automatisation des processus métier.

L’amélioration continue et l’automatisation des processus métier permettent d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité. Grâce à des technologies comme la RPA (Robotic Process Automation), certaines tâches répétitives peuvent être automatisées, libérant ainsi des ressources pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

L'amélioration continue repose sur des méthodes telles que le Kaizen, le Lean, et le PDCA (Plan-Do-Check-Act). Ces techniques permettent d’identifier et de corriger les inefficacités pour améliorer la qualité et réduire les coûts.

L'automatisation quant à elle peut significativement réduire les erreurs humaines et améliorer l’efficacité des processus métier en automatisant des tâches répétitives.

Quels outils adoptés pour la gestion et la cartographie des processus métier ?

Plusieurs logiciels existent pour faciliter la modélisation, la cartographie, et la gestion des processus métier. Ils permettent de créer des diagrammes, d’analyser les processus, et de suivre leur optimisation en temps réel. Certains se concentrent sur le dessin de diagrammes de flux unitaires, d'autres sur la gestion documentaire associée aux processus mais il existe aussi une gamme de produits conçus pour centraliser un grand nombre de processus interconnectés, la documentation associée et les faire vivre au quotidien.

Autre gros avantages : ils permettent également de gagner du temps et d'assurer une gestion optimisée des ressources.

Le top 8 des logiciels processus en 2025
25 Fév 2025

Logiciel processus : le top 8 des meilleurs outils 2025

Posté dans : Cartographie, Processus |
Grégoire BAGGIO, Fondateur Elemate

Rédigé par Grégoire BAGGIO

Dans un monde où l'efficacité et la productivité sont essentielles pour le succès des entreprises, la cartographie des processus s'est imposée comme une pratique incontournable. Désireuses d’accéder facilement à cette information, les entreprises commencent à adopter en masse les logiciels de cartographie des processus, des outils puissants qui aident les équipes à visualiser, gérer et améliorer leurs flux de travail. Ces outils sont devenus une partie intégrante de la stratégie d’optimisation des performances et d’amélioration continue. 

Ils transforment des processus complexes en diagrammes clairs et interconnectés, améliorant ainsi la communication, la collaboration et l'automatisation des tâches au sein de l'entreprise.

Que vous soyez responsable de projet, manager d'équipe, ou entrepreneur, connaître, comprendre et optimiser vos processus métier est essentiel pour atteindre vos objectifs. Les logiciels de cartographie des processus offrent une solution intégrée pour élaborer, modifier, et partager vos processus de manière efficace et en temps réel. 

💡 Dans cet article, nous allons explorer les meilleurs outils disponibles pour cartographier vos processus, en mettant en lumière leurs caractéristiques clés, et les avantages qu'ils peuvent apporter à votre entreprise. C’est parti !

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Qu'est-ce qu'un logiciel de cartographie des processus ?

Un logiciel de cartographie des processus est un outil technologique conçu pour visualiser, décrire et analyser les processus d'affaires internes d'une entreprise. Il permet de créer des modèles graphiques représentant les différentes étapes d'un processus, les interactions entre elles, ainsi que les responsabilités de ceux impliqués. Ces logiciels utilisent souvent des symboles standardisés et un langage de modélisation unifié (UML) ou le BPMN pour offrir une vue d'ensemble efficace et optimiser chaque point de décision et d'action.

💡 A lire aussi : Tout savoir sur le BPMN

Comprendre la cartographie des processus

La cartographie des processus est la création d'une "carte" qui illustre de manière visuelle les flux de travail d'une entreprise, marquant chaque série d'événements et servant de miroir à l'organisation des activités. Elle révèle les connexions logiques entre les différentes étapes d'un processus et entre les processus eux-mêmes, facilitant ainsi la compréhension de l'organisation de l'entreprise, de l'identification de son marché à la satisfaction de ses clients.

Cette méthode éclaire le fonctionnement interne de l'entreprise et met souvent en relief les opportunités d'amélioration.

L'importance de la cartographie des processus pour les entreprises

La cartographie des processus joue un rôle important pour les entreprises en offrant une vision globale des pratiques et des processus internes. Riche en contexte, elle est essentielle pour identifier les problèmes et leurs origines, permettant la mise en œuvre de solutions ciblées.

En outre, elle améliore la communication et la collaboration entre les équipes et les services en clarifiant les rôles et les responsabilités. La cartographie des processus contribue également à une meilleure utilisation des ressources, à la réduction des coûts et à l'amélioration de la satisfaction client, en rendant les processus de travail plus fluides et en diminuant les inefficacités.

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Image montrant un diagramme de flux de processus

Les caractéristiques clés d'un bon logiciel processus

Flexibilité et personnalisation

Un bon logiciel de cartographie des processus doit offrir une grande flexibilité et des possibilités de personnalisation. Cela signifie que le logiciel doit permettre de s'adapter à la maturité process, aux référentiels et aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Les plateformes BPM, par exemple, permettent de combiner l'automatisation et la personnalisation, ce qui permet de créer des connexions intelligentes entre les différentes étapes du processus et d'intégrer des éléments humains, des systèmes et des flux de travail de manière fluide.

Facilité d'utilisation et d'intégration

La facilité d'utilisation et d'intégration est essentielle pour un logiciel de cartographie des processus. Le logiciel doit être intuitif et facile à utiliser, même pour les utilisateurs non techniques,  parties prenantes cruciales du projet, qu'ils contribuent ou exploitent le résultat final.
Des outils de développement low-code, par exemple, permettent aux "citizen developers" de personnaliser et de configurer les processus sans nécessiter de compétences en codage avancées.

De plus, l'interopérabilité du logiciel avec d'autres systèmes et applications existantes est essentielle pour une utilisation efficace et sans interruption.

Collaboration et partage

La collaboration et le partage sont des fonctionnalités essentielles dans un logiciel de cartographie des processus. Les outils comme Gliffy et Cacoo offrent des capacités de collaboration avancées, permettant à plusieurs utilisateurs de modifier un projet en même temps et de suivre les activités via des notifications.

Cette collaboration facilite le partage des projets sur différentes plateformes, améliorant ainsi la communication et la coordination entre les équipes.

Analyse et optimisation des processus

Un bon logiciel de cartographie des processus doit également offrir des outils d'analyse et d'optimisation des processus. Cela inclut la capacité de visualiser les processus, d'identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités, et de simuler des scénarios pour prévoir les résultats potentiels.

Les plateformes BPM, par exemple, permettent de naviguer à travers chaque étape du modèle de processus et de gérer son cycle de vie, notamment des boucles itératives d'amélioration, ce qui aide à optimiser les flux de travail et à améliorer la productivité.

Les 8 meilleurs outils pour cartographier les processus

Lucidchart – Le choix pour une cartographie visuelle et collaborative

Lucidchart est un logiciel de dessin de diagrammes et de collaboration visuelle basé sur le web, parfait pour illustrer les processus d'entreprise de façon visuelle et collaborative. Utilisant une technologie de glisser-déposer, cette plateforme offre des fonctionnalités avancées comme la liaison de données et la visualisation automatique. Lucidchart excelle dans la collaboration en temps réel, proposant coédition, chat intégré, et commentaires spécifiques aux formes, ce qui le rend idéal pour les équipes. Avec des plans allant du gratuit à l'entreprise sur devis, Lucidchart s'adresse à une large gamme d'utilisateurs, des freelances aux grandes entreprises, recevant des avis très positifs, avec des notes de 4,5/5 sur Capterra et 4,6/5 sur G2.

Elemate – La plateforme pour une cartographie intelligente

Elemate se distingue par son approche intelligente et très appliquée de la cartographie des processus. Plus qu'un simple outil de dessin, elle utilise des technologies avancées pour capturer, formaliser et analyser les processus métier, favorisant ainsi une optimisation continue. Conçue pour les entreprises en quête d'amélioration de leur efficacité opérationnelle et de réduction des coûts, Elemate vise les organisations cherchant une solution robuste et intelligente pour leur cartographie de processus. La spécificité de cet outil réside dans les multiples visuels disponibles instantanément pour exploiter la richesse de la cartographie au quotidien : RACI, SIPOC, SWOT, VSM, cartes mentales, organigramme .....Les formats importés/exportés assurent un bon niveau d'interopérabilité avec d'autres outils.

GitMind – Pour créer des cartes mentales

GitMind, un outil de cartographie mentale en ligne, facilite la création de cartes mentales, de diagrammes de flux et d'autres diagrammes de processus grâce à son interface intuitive et ses fonctionnalités de glisser-déposer. Idéal pour les individus et les équipes désirant visualiser et organiser leurs idées clairement, GitMind propose un plan gratuit et des plans payants, bien que les détails tarifaires soient peu fournis. Les utilisateurs valorisent sa simplicité et ses capacités collaboratives.

Microsoft Visio – La solution intégrée pour les utilisateurs de Microsoft

Microsoft Visio s'intègre à l'écosystème Microsoft Office 365, permettant de créer divers diagrammes, comme des organigrammes et des réseaux de tâches, avec une expérience utilisateur intuitive. Particulièrement adapté aux utilisateurs de Microsoft souhaitant intégrer leurs diagrammes avec Microsoft Teams et Power BI, Visio offre une solution à environ 6,80 $ CAD par utilisateur par mois, incluant 2 Go de stockage OneDrive. Les utilisateurs apprécient particulièrement sa facilité d'utilisation et ses intégrations multiples avec d'autres outils Microsoft. Cependant, on peut lui reprocher parfois sa difficulté de naviguer au sein de la bibliothèque de processus documentés ou de collaborer.

MindMeister – Pour conceptualiser et partager les idées de processus

MindMeister est une solution de cartographie mentale en ligne, conçue pour faciliter la visualisation d'idées et de concepts. Elle offre des modèles spécifiques pour le brainstorming et la planification stratégique, rendant la création de cartes mentales à la fois simple et efficace.

Cette plateforme est parfaitement adaptée aux équipes désireuses de collaborer et de partager leurs idées de manière visuelle et interactive. Parmi ses fonctionnalités, on trouve l'intégration de médias, la possibilité de commenter et un système de notifications.

Quant aux tarifs de MindMeister, ils varient d'une option gratuite à plusieurs offres payantes, bien que les détails spécifiques sur les prix ne soient pas disponibles. Les utilisateurs valorisent particulièrement sa facilité d'utilisation et ses capacités collaboratives.

ClickUp – Une plateforme tout-en-un pour gérer les projets et cartographier les processus

ClickUp est une plateforme de gestion de projet qui intègre également des outils de cartographie des processus, offrant une solution complète pour la gestion de tâches, de projets et de flux de travail.

Elle est idéale pour les équipes souhaitant centraliser toutes leurs opérations de gestion de projet et de cartographie des processus en un seul endroit. ClickUp propose un plan gratuit ainsi que des options payantes, offrant des fonctionnalités avancées dans ses versions supérieures.

Les utilisateurs louent sa flexibilité et la personnalisation des workflows qu'elle permet.

Edraw Max – Pour les diagrammes de processus techniques et professionnels

Edraw Max est un outil de création de diagrammes destiné à élaborer des diagrammes de processus techniques et professionnels. Il propose une vaste sélection de modèles et de formes adaptés à différents types de diagrammes, incluant les diagrammes de flux, les organigrammes et les diagrammes UML.

Cette plateforme est particulièrement recommandée pour ceux qui recherchent précision et flexibilité dans la création de leurs diagrammes. Les tarifs d'Edraw Max sont variables, mais elle est généralement reconnue pour sa complétude fonctionnelle et sa simplicité d'utilisation.

Pipefy – Idéal pour la cartographie de workflow

Pipefy se spécialise dans la cartographie de workflow et la gestion des processus métier, permettant la création et la gestion de workflows personnalisés avec des fonctionnalités d'automatisation et d'analyse. Idéal pour les entreprises visant à optimiser et à améliorer leur efficacité opérationnelle. Les offres de Pipefy comprennent des plans payants dotés de fonctionnalités avancées. Les utilisateurs apprécient particulièrement sa capacité à simplifier et rationaliser les processus métier.

 

💡 À lire aussi : comment réaliser un diagramme de flux avec Elemate

Les avantages d'un logiciel processus

💡 À lire aussi : cartographie des risques

Levier déterminant pour le bon pilotage de l’entreprise, le “risk management” consiste à identifier et évaluer les risques inhérents aux activités d'une organisation afin d’en prioriser la gestion et de guider la stratégie de l'entreprise.

Cartographie des risques

Comment intégrer un logiciel de gestion des processus ?

Choisir le bon outil en fonction de vos besoins

La première étape importante pour intégrer un logiciel de gestion des processus est de choisir le bon outil en fonction de vos besoins spécifiques. Il est essentiel de définir clairement les objectifs et les exigences de votre entreprise avant de sélectionner un logiciel.

Vous devez prendre en compte plusieurs facteurs tels que la complexité de vos processus, le niveau de collaboration nécessaire, les fonctionnalités requises (comme l'automatisation, la cartographie des processus, ou l'analyse des données), et la compatibilité avec les systèmes et applications existants dans votre environnement de travail.

Évaluez les différentes options disponibles, en tenant compte de la facilité d'utilisation, de l'évolutivité, des performances, de la sécurité, et de la compatibilité. Des logiciels tels que Lucidchart, Microsoft Visio, ou Pipefy offrent des fonctionnalités variées qui peuvent répondre à divers besoins. Il est également important de lire les avis des utilisateurs et de demander des démonstrations pour vous assurer que le logiciel choisi répond bien à vos attentes.

Intégration du logiciel dans l'environnement de travail existant

L'intégration du logiciel de gestion des processus dans votre environnement de travail existant est une étape critique. Cela implique de s'assurer que le nouveau logiciel peut fonctionner en harmonie avec les systèmes et applications déjà en place.

La technologie joue un rôle essentiel dans cette intégration, permettant de rationaliser les changements et d'automatiser les processus. Utilisez des solutions d'intégration complètes qui fournissent une plateforme centralisée pour concevoir, déployer et gérer les intégrations, garantissant une approche cohérente des flux de données et de processus.

Il est important de définir clairement les modèles d'intégration, le flux de données, les formats de message, et les règles de transformation. Une architecture d'intégration bien conçue peut éliminer les tâches redondantes, réduire les efforts manuels, et améliorer la précision et la cohérence des données.

Les solutions de stockage sur le Cloud, par exemple, offrent un espace centralisé permettant aux équipes de travailler ensemble en toute transparence.

Visuel montrant une cartographie d'un macro processus

Retour sur investissement : avant et après l'adoption d'un outil

Évaluer le retour sur investissement (ROI) avant et après l'adoption d'un logiciel de gestion des processus est essentiel pour justifier et optimiser l'investissement. Identifier des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents est essentiel pour mesurer le succès de manière efficace.

Ces KPI peuvent inclure l'amélioration de la productivité, la réduction des coûts opérationnels, le temps d'adoption des nouvelles technologies, et la satisfaction des employés.

Par exemple, une entreprise qui a investi dans un logiciel de gestion du changement a observé une augmentation de 25 % de l'efficacité opérationnelle et une réduction de 15 % des coûts de production. De même, un système ERP peut réduire les coûts d'exploitation de 19 %, les frais administratifs de 15 %, et les coûts d'inventaire de 19 %.

En analysant ces indicateurs, les entreprises peuvent mieux anticiper les bénéfices d'un investissement en technologie et guider les décisions futures en matière de gestion du changement.

S&OP : le guide complet
21 Jan 2025

S&OP (sales & operations planning) – définition et étapes à suivre

Posté dans : Méthodologie, Processus |
Thomas ROBERT, Fondateur Elemate

Rédigé par Thomas ROBERT

Le Sales & Operations Planning (S&OP) est une méthode incontournable pour les entreprises souhaitant aligner leur stratégie commerciale et leur supply chain.

En intégrant efficacement les ressources, la planification des demandes futures et l'évaluation des capacités de production, le S&OP favorise des prises de décisions éclairées, un avantage concurrentiel et une croissance durable.

Notre solution SaaS donne de la visibilité sur ce processus complexe en une expérience collaborative et intuitive grâce à une cartographie dynamique , une gestion en temps réel (/workflow-management) et une visibilité globale.

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Qu’est-ce que le S&OP et pourquoi est-il essentiel ?

Une définition claire du S&OP

Le Sales and Operations Planning (S&OP), aussi appelé plan industriel et commercial (PIC), est un processus mensuel qui consiste à aligner les objectifs stratégiques et opérationnels d'une organisation. Ce processus repose sur la collaboration entre différentes fonctions (/raci) (ventes, production, approvisionnement) pour créer un plan unifié et réalisable. Il signifie également l’optimisation des ressources et la mise en place d’un consensus durable au sein de l’entreprise.

Les objectifs du S&OP

  • Réduction des écarts entre prévisions et réalité.
  • Optimisation des ressources disponibles pour un impact maximal.
  • Amélioration de la profitabilité, de l’efficacité et de la satisfaction client.

Pourquoi le S&OP est essentiel ?

Un processus S&OP bien établi permet de :

Soutenir les prises de décision grâce à une analyse précise des données et à un reporting structuré.

Offrir une visibilité globale et en temps réel sur les processus critiques.

Réduire les risques, optimiser les coûts et anticiper les changements du marché.

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Les étapes clés d’un processus S&OP efficace

Collecte des données

Le succès du S&OP commence par une collecte minutieuse des données. Cela inclut les prévisions de ventes, les capacités de production, les niveaux de stock et les contraintes logistiques. La précision et l’exhaustivité des données sont cruciales pour fédérer toutes les parties prenantes autour d’une vision commune et partagée.

Prévision de la demande

Cette étape consiste à analyser les tendances du marché, les comportements des consommateurs et les données historiques pour anticiper les besoins futurs. Une prévision précise permet d’éviter les surplus ou les pénuries, tout en maintenant un équilibre entre offre et demande.

Planification des opérations

Aligner les capacités de production avec les prévisions de la demande est au cœur du processus S&OP. Cela nécessite une coordination étroite entre les départements afin de garantir des opérations fluides et une gestion optimale des ressources.

Validation du plan S&OP

Lors des réunions mensuelles, les équipes valident un plan intégré qui tient compte des objectifs stratégiques de l’entreprise et des contraintes opérationnelles. Ce cycle périodique est essentiel pour ajuster les stratégies.

Mise en oeuvre et déploiement des décisions

Le suivi des indicateurs de performance (KPI) permet d’évaluer l’efficacité du plan et d’apporter des ajustements nécessaires en fonction des résultats. Ces KPI incluent le taux de service, les coûts logistiques et les délais de livraison.

Les avantages d’une solution SaaS pour le S&OP

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Cas d’usage S&OP : Lancement d’un nouveau produit

Prenons l’exemple concret de l’introduction d’un produit sur le marché. Rapidement, vous allez devoir :

  • Aligner les prévisions de la demande avec les capacités de production.
  • Suivre les résultats grâce à des indicateurs précis pour garantir la réussite de l’initiative.

Par la suite, vous serez conduit à optimiser la chaîne logistique afin de gagner en performance et efficacité.

Pour cela, vous allez :

  • Ajuster les processus pour mieux répondre à la demande tout en optimisant les coûts.
  • Identifier les goulots d’étranglement et améliorez l’efficacité de votre chaîne logistique.
  • Augmenter la satisfaction client en réduisant les ruptures de stock et en maintenant un taux de service élevé

Comment mettre en place un processus S&OP performant avec notre outil SaaS ?

  1. Analyser vos besoins : Identifiez vos objectifs stratégiques et opérationnels en fonction des scénarios envisagés.
  2. Déployer une solution intuitive : Intégration facile avec vos outils existants (ex. ERP, logiciels de reporting).
  3. Suivre les KPI clés : Mesurez la performance et ajustez les stratégies en conséquence pour obtenir un alignement optimal.
  4. Renforcer la collaboration : Organisez des réunions périodiques avec des données consolidées et accessibles en temps réel.
24 Oct 2024

Automatisation des processus : 5 étapes pour limiter les erreurs et améliorer l’efficacité de l’entreprise

Posté dans : Méthodologie, Processus |

« L’erreur est humaine » : lorsqu’il s’agit d’améliorer les flux en entreprise, cette phrase pèse de tout son poids. À l’heure où le digital et la dématérialisation s’imposent comme des mesures incontournables, l’automatisation de processus doit être mise en place avec une rigueur chevronnée. Au bout du tunnel : l’efficacité opérationnelle.

Value Stream Mapping : maîtriser l'art de l'optimisation des processus

Les technologies et logiciels utilisés visent en effet rapidité, qualité et standardisation. Quelles sont les étapes nécessaires pour réussir cette transformation ? Comment faire pour minimiser les risques et réduire les irritants ? Quelles tâches sont concernées par cette évolution matérielle et informatique ? Parlons ensemble de RPA (Robotic Process Automation), de DPA (Digital Process Automation), et d’IA pour viser l’optimisation métier. 

Quels sont les enjeux de l’automatisation de processus ?

L’automatisation des processus consiste à digitaliser et optimiser les flux de travail au sein d’une entité. Ses objectifs sont au nombre de trois :

  1. Diminuer les coûts ;
  2. Augmenter l’efficacité ;
  3. Améliorer la qualité des services ou des produits.

Parfois aussi appelée digitalisation des processus, cette méthode élimine notamment les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Elle réduit ainsi le temps nécessaire à l’exécution de ces dernières et minimise les erreurs humaines. Tout ceci tend vers un but ultime : optimiser la fiabilité du système dans son intégralité.

RPA vs DPA

Les notions de RPA (Robotic Process Automation) et de DPA (Digital Process Automation) sont aisément confondues par les non-initiés.

La RPA se concentre sur l’automatisation des tâches répétitives par des robots logiciels. La DPA, quant à elle, repose sur une vision plus large. En effet, elle vise à optimiser l’ensemble du processus digital, pas seulement la partie software. L’approche DPA n’est donc pas uniquement orientée workflow automation au moyen d’applications : elle se base aussi sur les interactions humaines.

Les bénéfices de la robotisation des process

Les avantages de l’amélioration des processus concernent autant les employés d’une société que l’efficacité de l’entité elle-même sur son marché : 

  • Réduction de la consommation de ressources humaines ;
  • Déblocage de temps pour ces ressources ;
  • Diminution des risques d’erreur ;
  • Amélioration de la qualité des résultats ;
  • Standardisation des processus ;
  • Optimisation de la réactivité aux changements externes (nouvelles normes, audits à passer, etc.).

Exemples d’automatisations de processus

Des entreprises de divers secteurs ont déjà constaté les atouts significatifs de l’automatisation des processus. Voici quelques exemples concrets :

Secteur Type de tâche digitalisée Bénéfice retiré
BTP Saisie des temps de chantier par les ouvriers Plus de papier, réduction d’erreurs ou de doublon sur le planning
SAV Assignation d’une demande client à un opérateur au moyen d’un ticket Réduction du délai de réponse, précision de la requête accrue
Finance Génération automatique d’un tableau de bord pour le reporting Amélioration de la productivité, diminution du risque d’anomalies

Quels sont les processus métier à automatiser ?

Critères de sélection

Les processus particulièrement adaptés à l’automatisation des processus présentent les critères suivants :

  • Fréquence de la tâche élevée ;
  • Risque d’erreur significatif.

Les processus financiers répétitifs, comme la facturation, sont des candidats idéaux. Hormis leur caractère monotone, ils sont critiques pour la bonne santé de l’entreprise.

Analyse préalable

Réaliser une analyse détaillée et préalable des processus existants est une étape incontournable. Cela permet de détecter les inefficacités, les redondances, et les points de friction. Un outil très utile à ce stade est la méthode SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Elle cartographie rapidement une opération en identifiant les principales parties prenantes et phases clés.

Priorisation

La priorisation des tâches à transformer est essentielle pour l’efficacité de l’automatisation des processus. Il est conseillé de commencer par celles qui offrent le meilleur retour sur investissement.

Les 5 stades de l’automatisation de processus

Value Stream Mapping : maîtriser l'art de l'optimisation des processus

1. Analyse et cartographie des process

La première étape dans l’automatisation des processus consiste à analyser et cartographier les opérations existantes. Cette démarche permet :

  • D’obtenir une vision claire de chaque flux métier ;
  • D’identifier les travaux redondants ou inefficaces ;
  • De préparer le terrain pour les phases ultérieures.

Ce faisant, vous détecterez notamment les goulots d’étranglement et les opportunités d’amélioration. 

2. Automatisation basique des tâches manuelles

Cette étape implique l’automatisation de tâches simples et répétitives, souvent à l’aide de solutions de RPA. L’objectif est de libérer du temps pour les employés, et réduire les erreurs associées aux processus manuels​.

3. Intégration des systèmes

L’intégration des différents systèmes et applications est essentielle pour créer un flux de travail cohérent. Cette phase clé permet notamment de relier sans discontinuités les différents outils utilisés par des services qui travaillent ensemble : ERP, CRM, WMS et autres.

Elle éliminera également les silos d’information. Vous améliorerez ainsi la collaboration entre les équipes et prendrez de meilleures décisions stratégiques.

4. Optimisation via l’intelligence artificielle

Ce n’est plus un secret : l’intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus important dans la sphère professionnelle. Elle rend les processus plus pertinents et autonomes. Contrairement à la simple exécution de tâches répétitives, l’IA permet : 

  • D’analyser les données en temps réel ;
  • De détecter les anomalies ;
  • De proposer des solutions proactives.

Enfin, elle ouvre la porte à l’hyperautomatisation. Cette dernière combine plusieurs technologies avancées avec des outils de workflow management. Son objectif est de connecter chaque élément de la chaîne en se reposant sur une notion adaptative. 

Par conséquent, les flux de travail dynamiques s’ajustent automatiquement aux bouleversements opérationnels ou aux besoins du marché. L’hyperautomatisation transforme ainsi les procédures métiers en leviers stratégiques pour l’innovation et la croissance.

5. Évaluation de l’automatisation des processus

Une fois les processus automatisés en place, il est essentiel d’évaluer leur efficacité. Cette phase repose sur deux piliers : la gestion du changement et la mesure du succès.

L’automatisation des processus peut susciter une résistance humaine, souvent due à la peur de perdre son emploi. Un plan fonctionnel doit inclure :

  • La formation du personnel pour utiliser les nouveaux outils ;
  • Une communication claire sur les avantages ;
  • L’identification des résistances pour mieux impliquer les équipes ;
  • La définition d’indicateurs de performance (KPI) adaptés ;
  • La mise en place de contrôles initiaux pour valider l'efficacité des automatisations.

Investir dans l’automatisation des processus n’est qu’un début. Il vous faudra aussi rester à l’écoute des évolutions technologiques pour renforcer votre compétitivité. Quelles seront vos prochaines décisions pour tirer pleinement parti de cette transformation ?

Zoom sur la cartographie initiale des process avec Elemate

Il existe de nombreux outils performants sur le marché pour vous aider à automatiser vos processus métiers. Des plateformes comme Make ou Zapier permettent de connecter facilement vos applications, tandis que les solutions no code/low code offrent la possibilité de créer des automatisations sur mesure, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.

Notre conseil chez Elemate : avant de vous lancer dans l'automatisation, commencez par cartographier précisément vos processus actuels. Impliquez les parties prenantes dans un brainstorming afin d’identifier ce qui pourrait être automatisé et quels bénéfices vous en tirerez. Pensez aux avantages comme la réduction de la charge mentale, la diminution des erreurs humaines, des tâches plus stimulantes, ou encore un gain de temps précieux. En modélisant clairement vos attentes vis-à-vis de l'automatisation, vous réduisez les risques de mauvaises surprises et maximisez vos résultats.

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17 Oct 2024

Optimiser ses processus en entreprise : 7 étapes pour gagner en performance

Posté dans : Méthodologie, Processus |
Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

Imaginez une entreprise qui réussit à réduire ses délais de livraison tout en améliorant la qualité de ses produits. Ou qui parvient à diminuer sa consommation en ressources tout en augmentant sa capacité de production. Ces réussites ne sont pas le fruit du hasard : elles sont le résultat d’une démarche précise d’optimisation des processus. Cette dernière concerne divers aspects. Parmi elles : la performance financière, la gestion des moyens, l’impact environnemental et la sécurité au travail. Optimiser ses process se traduit par des méthodes normées et accessibles à tous les acteurs des flux métier. Quelles sont-elles ? Comment les mettre en application ? Voici les fondements de ce bon réflexe qui pourrait bien révolutionner votre quotidien professionnel.

Qu’est-ce que l’optimisation de processus ?

L’optimisation des processus consiste à améliorer de manière continue un ensemble d’activités au sein d’une entreprise. Elle a plusieurs objectifs :

  • Amélioration de la qualité ;
  • Augmentation de la rapidité ;
  • Performance financière ;
  • Gestion des ressources ;
  • Impact environnemental ;
  • Sécurité des salariés.

Un célèbre exemple en ce sens est celui de Toyota. La société a en effet transformé ses procédures avec la méthode du Lean Manufacturing : 

  • Stratégies de production Juste-à-temps (JAT) ;
  • Philosophie Kaizen (propositions venant des employés) ;
  • Organisation de l’espace de travail en 5 S (Sort, Set in order, Shine, Standardize et Sustain).

Enfin, l’optimisation de process s’accompagne presque toujours de la digitalisation des processus, qui facilite en effet le management des entreprises et tend vers plus d’efficacité.

Les domaines clés d’amélioration et les méthodes associées

Amélioration de la qualité

L’approche Six Sigma ou le Total Quality Management (TQM) permettent d’améliorer la qualité en éliminant les défauts et en standardisant les chaînes d’actions. Certains outils mathématiques facilitent la visualisation des étapes critiques.

C’est notamment le cas du diagramme d’Ishikawa. Aussi appelé “diagramme en arêtes de poisson” ou “principe de causes et effets”, cet outil aide les équipes à organiser leurs idées lors d’une séance de brainstorming. Il devient donc plus aisé de cibler les domaines nécessitant des changements.

De son côté, le diagramme de Pareto repose sur la règle du 80/20 : 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. En d’autres termes, un petit nombre de facteurs contribue de manière significative à un contexte donné. Il invite à prendre du recul pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 

Augmentation de la rapidité

Reprenons l’exemple de Toyota : le Lean Management et le JAT sont des méthodes efficaces visant à éliminer les gaspillages et réduire le temps d’attente en production.

De manière générale, le principe du workflow automation est une solution idéale pour automatiser les tâches répétitives et simplifier le quotidien opérationnel. Elle s’appuie sur la cartographie des flux de valeur existants.

Performance financière

Des méthodes d’optimisation des processus telles que l’analyse coût-bénéfice ou le Activity-Based Costing (ABC) aident à comprendre où se trouvent les coûts majeurs, et donc à les réduire. L’objectif est d’identifier les activités consommatrices en moyens humains et matériels, pour ajuster les budgets de manière plus rationnelle.

Gestion des ressources

Une gestion efficace des ressources est essentielle pour éviter les gaspillages. L’automatisation et la rationalisation des processus, via des logiciels BPM (Business Process Management), permet notamment une planification plus précise.

Impact environnemental

L’optimisation des processus inclut également l’écoconception, le réemploi et la circularité. En intégrant des pratiques durables comme la norme ISO 14001, vous alignerez votre stratégie économique à vos objectifs écologiques.

La certification ISO 45001 permet de renforcer la santé et la sécurité au travail. En détectant les risques de manière proactive, les entreprises protègent leurs employés tout en évitant les arrêts de production causés par des accidents.

Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

7 étapes pour mettre en œuvre l’optimisation de processus dans l’entreprise

Identification des processus à optimiser

La première étape consiste à identifier les process qui offrent le plus grand potentiel d’amélioration. Cela peut être fait en :

  • Analysant les indicateurs clés de performance (KPI) ;
  • Écoutant les retours des clients ;
  • Ciblant les problèmes récurrents dans l’entreprise.

Pour une bonne vue d’ensemble, pensez à utiliser des outils de cartographie des processus ainsi que des vues macro permettant de mieux cibler les chantiers prioritaires.

Il est souvent également recommandé de passer par des experts comme Finopia qui vont aider à prendre le recul nécessaire pour déterminer les points cruciaux et vous mettre sur les bons rails.

Analyse des performances actuelles

Avant d’optimiser, il faut comprendre l’existant. Utilisez des données précises pour étudier vos points forts et vos faiblesses. L’analyse de la chaîne de valeur est un bon début. La méthode SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) peut également vous aider à visualiser les interactions entre différents éléments du processus et garantir que toutes les parties prenantes sont bien incluses.

Définition des objectifs d’amélioration

Pour vous fixer des objectifs, pensez SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Vous ferez en sorte que vos efforts d’optimisation soient clairs et bien orientés. Chaque intention doit refléter les priorités de l’entreprise (productivité, réduction des coûts ou satisfaction client).

Sélection des méthodes et outils appropriés

Pour réussir à optimiser des processus, il faut bien évidemment choisir des méthodes et outils adaptés. Nous en avons déjà évoqué plusieurs :

  • L’Activity-Based Costing pour baisser les coûts ;
  • Le Lean Management pour gagner en rapidité ;
  • Les logiciels BPM pour automatiser les flux ;
  • Etc.

Prenez le temps d’évaluer quelle stratégie est la meilleure pour votre entité, quitte à vous faire aider par un expert.

Mise en œuvre des changements

Une fois les solutions identifiées, il est temps de les déployer. L’utilisation de technologies comme le workflow management permet de suivre l’avancement des changements, tout en garantissant que chaque étape est bien exécutée.

Pour garantir l'adhésion des employés, il est essentiel de mettre en place une communication efficace et des formations adaptées. L'utilisation d'outils visuels est particulièrement recommandée pour aider les équipes à se familiariser avec les nouveaux processus.

Suivi et évaluation des résultats

Pour être efficace, chaque action menée dans le cadre de l’optimisation des processus doit être évaluée. Comparez ainsi les performances réalisées avec les objectifs initiaux. Si les résultats ne sont pas à la hauteur, des ajustements peuvent être nécessaires.

Pérennisation des améliorations

Les nouveaux process validés doivent maintenant être intégrés dans la routine professionnelle. Mettez en place des procédures de contrôle pour que les gains obtenus deviennent pérennes.

L’optimisation des processus n’est pas une démarche ponctuelle. Au contraire, c’est la première pierre sur le chemin de l’amélioration continue. Sa pertinence réside dans sa capacité à être personnalisable. Après tout, chaque entreprise est unique !

Optimiser ses processus avec un outil de BPM

Opter pour un outil de Business Process Management tel qu'Elemate vous permet de modéliser, cartographier et analyser vos processus métier de manière collaborative. Toutes les informations relatives à ces activités, qu'il s'agisse d'améliorations, de points de friction ou de goulets d'étranglement, sont enregistrées en continu. Ainsi, lorsque vous décidez d'optimiser un processus, vous disposez de tout le contexte nécessaire en temps réel.

Envie de découvrir ce qu'Elemate peut apporter à l'optimisation de vos processus ? C'est par ici !

À propos d'Elemate

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10 Oct 2024

La revue de processus : outil stratégique pour optimiser et piloter vos processus

Posté dans : Procédure, Processus |
Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

C’est une loi de notre monde moderne : les entreprises doivent continuellement améliorer leurs opérations pour rester efficaces. C’est une des raisons d’être de l’audit. Dans ce contexte, la revue de processus s’impose comme un outil stratégique de première importance. Cette méthode entretient une relation étroite avec le Système de Management de la Qualité (SMQ) : elle permet de faciliter le pilotage et l'optimisation les tâches automatiques et humaines au sein d’une organisation. La process review a donc un rôle majeur dans le Business Process Management (BPM). Comment l’instaurer dans une entité ? Quel est son lien avec la norme ISO 9001 ? Découvrons ensemble comment profiter de ses avantages dans votre société. 

Qu’est-ce qu’une revue de processus ?

Définition et objectifs

La revue de processus définit le moment où l’ensemble des acteurs d’une société ou d’un périmètre donné se réunit pour examiner en profondeur un processus spécifique. Elle implique donc :

  • Les collaborateurs, et parfois...
  • Les fournisseurs concernés par l’opération ;
  • Les clients dans le même registre.

Au-delà de l’évaluation technique, cette revue permet de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur la manière dont les séquences d’opérations sont exécutées. Les ambitions d’une process review sont les suivantes :

  • Définir un fonctionnement du processus en accord avec les attentes ;
  • Répondre aux objectifs définis par le management ;
  • Correspondre aux exigences du métier et celles du client (réglementations, audits, etc.);
  • Identifier des pistes d’amélioration et d’optimisation.

C’est un levier fondamental du Système de Management de la Qualité. L’optimisation d’un processus garantit en effet que chaque élément du flux opérationnel contribue à l’amélioration continue de la société. Elle assure ainsi la conformité des actions aux normes de qualité, tout en anticipant les changements nécessaires pour évoluer dans un marché dynamique.

Résultats attendus

Comme nous l’avons vu, le but d’une revue de processus est d’identifier les améliorations nécessaires pour optimiser le fonctionnement de l’opération concernée. Cela implique donc :

  • La détection des écarts par rapport aux performances attendues ;
  • La mise en place d’actions correctives et préventives ;
  • L’ajustement des ressources humaines et matérielles ;
  • Un temps d'écoute des retours du terrain.

Revue de processus vs. revue de direction (norme ISO 9001)

Créée en 1987, la norme ISO 9001 est le fer de lance de la pensée SMQ. Elle impose notamment la mise en place d’une revue de direction. Cette dernière porte sur une évaluation globale du Système de Management de la Qualité et de ses performances. Elle est réalisée par les dirigeants de l’entreprise concernée.

En revanche, la revue de processus se concentre sur l’examen d’un ensemble de tâches en particulier. Elle implique la participation directe des opérationnels. Elle plonge donc dans le détail pour s’assurer que chaque rouage fonctionne correctement.

Quand et pourquoi déclencher une revue de processus ?

Plusieurs circonstances peuvent justifier le lancement d’une revue de processus. Voici quelques-unes de ces situations :

  • Périodicité programmée dans le cadre d’un suivi régulier ;
  • Accumulation d’anomalies ou non-conformités ;
  • Demande d’audit interne ou externe.

La revue mise en place sera ainsi utile pour maintenir le contrôle sur l’opération, anticiper les problèmes et proposer des actions correctives le cas échéant. 

Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

Les 5 étapes clés d’une revue de processus

Plusieurs circonstances peuvent justifier le lancement d’une revue de processus. Voici quelques-unes de ces situations :

  1. Périodicité programmée dans le cadre d’un suivi régulier ;
  2. Accumulation d’anomalies ou non-conformités ;
  3. Demande d’audit interne ou externe.

La revue mise en place sera ainsi utile pour maintenir le contrôle sur l’opération, anticiper les problèmes et proposer des actions correctives le cas échéant. 

1. Analyse des indicateurs clés

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des métriques importantes du pilotage stratégique d’une entreprise. Leur examen fait partie intégrante de l’analyse de processus. Il est donc primordial de revoir les chiffres et KPI essentiels de l’opération. Cela concerne :

  • Les performances, telles que la durée et les résultats ;
  • Les aspects financiers ;
  • La qualité. 

À l’instar d’une étude budgétaire, comparez ces données aux objectifs initiaux pour mesurer leur efficacité et identifier les éventuels écarts. Dans cette optique, pensez à garder une trace des hypothèses d’objectifs retenues lors de la conception du process : votre analyse n’en sera que plus objective.

2. Réalisation d’une analyse SWOT

Un autre outil de la revue de processus est la méthode SWOT (Strengths, Weaknesses Opportunities and Threats). Comme son nom l'indique, elle a pour objectif de détecter en relation directe avec une activité spécifique :

  1. Les forces ;
  2. Les faiblesses ;
  3. Les opportunités ;
  4. Les menaces.

Hormis la vision macro qu’elle procure aux décisionnaires, elle aide notamment à établir des plans d’action ciblés en tenant compte des axes d’amélioration.

Bon à savoir :

Vous pouvez utiliser l’outil SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers), la Value Stream Mapping (VSM) ou encore la Tortue de Crosby pour visualiser et comprendre un processus avant de lancer l’analyse SWOT.

3. Recueil des feedbacks des parties prenantes

Les parties prenantes du processus analysé apportent une perspective précieuse. Comme nous l’avons vu, il peut s’agir :

  • Des employés ;
  • Des fournisseurs ;
  • Des clients.

Collecter leurs retours donne l’occasion d’ajuster la procédure pour mieux répondre aux besoins de l’organisation et des acteurs impliqués. Vous pouvez formaliser cette étape au moyen d’un questionnaire ou d’une fiche de processus. Cela simplifiera notamment sa documentation.

4. Examen des anomalies et des non-conformités

Les anomalies détectées au cours de l’opération doivent être analysées. Reposez-vous sur le principe immuable du contrôle interne : comprendre ce qui a généré une erreur permet de l’empêcher dans le futur.

De plus, vous pourrez évaluer précisément l’efficacité des actions correctives déjà mises en place. Ont-elles résolu les problèmes initialement identifiés, ou devez-vous les remplacer ?

5. Évaluation des ressources

Pour finir, la revue de processus doit intégrer une évaluation des ressources matérielles et humaines affectées à l’opération. L’objectif est double :

  • Garantir une allocation optimale à l’instant T ;
  • Anticiper les ajustements nécessaires en cas de changement métier à moyen et long terme. 

La revue de processus dans le cadre du Business Process Management

La process review s’inscrit pleinement dans une démarche de Business Process Management (BPM). Mettre en place une cartographie des processus permettra ainsi à l’entreprise de ne pas perdre de temps à chaque fois qu’elle enclenche une revue de processus, mais aussi de bénéficier d’une vision claire et actualisée de ses opérations :

  • Adéquation entre la documentation et la réalité ;
  • Identification des opportunités d’amélioration (en matière de coûts, de qualité ou d’efficacité) ;
  • Évaluation des écarts. 

Enfin, les logiciels BPM comme ceux proposés par Elemate sont des alliés précieux pour automatiser et faciliter l’opération.

Vous l’aurez compris, la revue de processus est surtout un outil de pilotage. S’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue, elle permettra aussi à votre entité de rester compétitive dans le temps. Pourquoi attendre avant de l’intégrer dès aujourd’hui ?

À propos d'Elemate

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12 Sep 2024

Maîtrisez l’analyse de processus au sein de votre entreprise pour les améliorer

Posté dans : Processus |

Pour gagner en productivité et améliorer les processus en vigueur dans une entreprise ou organisation, il faut au préalable les comprendre et les maîtriser en profondeur. Face à la multiplicité des acteurs, services, étapes et contraintes, ce questionnement est parfois difficile à mettre en place.

À la suite d’observations minutieuses et exhaustives menées dans les années 1960, le constructeur automobile Toyota a renversé les manières de faire sur ses chaînes de production. Les méthodes que l’on connaît depuis sous le nom de toyotisme ont rendu possible une production de qualité à flux tendu, ainsi que l’élimination de procédures de suivi chronophages et peu qualitatives.

Représentation visuel des différents étapes d'une analyse de processus

Plusieurs outils et techniques peuvent vous aider dans l’analyse de processus en vigueur au sein de votre entreprise. La solution logicielle Elemate vous permet notamment de cartographier d’abord l’ensemble de vos activités afin d’obtenir une vision globale des processus, puis de rentrer au niveau de détail souhaité. Les outils annexes tels que les diagrammes de flux, RACI, SIPOC et autres VSM facilitent ensuite votre réflexion vers la digitalisation, l’automatisation et l’amélioration de ces processus.

Analyser vos manières de faire vous permettra d’identifier vos forces, mais aussi vos faiblesses : goulets d’étranglement, gaspillage de matières premières, perte d’information, ou encore dilution des responsabilités sont autant d’écueils évitables.

Découvrez ou redécouvrez l’importance de l’analyse de processus grâce à des cas d’usage concrets.

Qu’est-ce que l’analyse de processus ?

L’analyse de processus est une démarche dont la finalité est la compréhension des processus métier en vue de leur optimisation. Tous les éléments qui les composent sont passés au crible : entrées, sorties, activités et tâches sont ainsi étudiées, et pour cela décomposées en étapes, autorisations, contrôles, intervenants internes et externes, objectifs visés et résultats. Cette analyse intègre également la circulation des données et des informations entre les collaborateurs, ainsi que tous les outils et technologies nécessaires à la production.

Étant polyvalente, l’analyse de processus peut aussi bien étudier tour à tour la gestion des ressources et matières premières utilisées pour un cycle de production, l’amélioration du bilan carbone de l’entreprise, ou encore la fiabilisation d’un processus. En effet, une manière de faire solidement ancrée dans les usages et qui n’est pas remise en question peut s’avérer trop longue, onéreuse, ou diluant la responsabilité des acteurs impliqués.

Comment préparer le terrain efficacement pour une analyse de processus réussie ?

Avant de débuter une analyse de processus à proprement parler, il est crucial de suivre quelques étapes pour cadrer la démarche et bénéficier de ses avantages : 

  1. Sélectionnez le processus à étudier. Si c’est la première fois que vous avez recours à cet exercice, choisissez-en un simple et dont vous maîtrisez tous les tenants et aboutissants. Votre choix peut également partir des problèmes rencontrés dans l’exercice du métier : pertes avérées, qualité insuffisante du produit, mauvaise compréhension des exigences du client ou organisation du travail défaillante, par exemple ;
  2. Définissez précisément les objectifs visés par l’analyse. S’agit-il d’améliorer la productivité ? De réduire les coûts ? De clarifier les prises de décision ?
  3. Formalisez le processus grâce à un outil de cartographie. Il est important de le modéliser tel qu’il est réellement appliqué, et non en fonction de sa version idéale. C’est en partant de l’existant et en impliquant vos équipes que vous pourrez construire et mettre en application le processus amélioré.
  4. Une fois la modélisation du processus achevée, vous pouvez annoter les étapes du process et enrichir la cartographie en y intégrant différentes métriques, KPI, et en développant l’intelligence collective de vos équipes.

Pour réunir toutes les données liées au processus, un consultant peut avoir recours à différents outils, tels que des outils de dessin de diagrammes de flux pour la représentation graphique et un logiciel de traitement de texte pour la prise de notes. Il lui faudra ensuite passer du temps à synthétiser, formaliser, puis présenter ses conclusions, ce qui implique de nombreux échanges avec le client.

La solution logicielle Elemate permet de collecter efficacement les données et d’harmoniser les informations entre les différents services de votre entreprise. La représentation visuelle permet de transformer le jargon technique propre à votre cœur de métier en éléments simples, visuels et accessibles. Les données sont consultables par vos équipes, et facilement tenues à jour afin d’identifier les dépendances et goulets d’étranglement au plus vite.

Pourquoi mener une analyse de processus ?

Votre analyse de processus doit répondre à des objectifs précis et plusieurs méthodes de cartographie peuvent être mises en application selon vos besoins. Ainsi, la matrice RACI met l’accent sur la distribution des rôles et des responsabilités, facilitant la prise de décision. En complément, le SIPOC se focalise davantage sur les composants internes d’un processus et leurs articulations. La Value Stream Mapping (VSM) est un autre mode de représentation graphique adapté pour l’identification des goulets d’étranglement.

Sélectionner la méthode adaptée pour la gestion de vos processus métier (le Business Process Management ou BPM) est donc important. Cette représentation pouvant revêtir différentes formes, et face à la multiplicité des informations consultables sur Internet, il convient d’être prudent. Le logiciel Elemate vous permet de générer automatiquement et instantanément un tel diagramme à partir de vos processus métier.

 

Pour ELEMATE : Quelques exemples plus concrets :

L’analyse de processus pour automatiser le travail

Une fois la modélisation du processus achevée, il est possible de parcourir les tâches et activités qui sont d’ordre manuel afin de les regrouper et de les faire traiter par des outils numériques. Grâce à sa veille technologique, le consultant ou analyste pourra identifier les séquences éligibles à une automatisation.

La signature de documents, la gestion des données propres aux collaborateurs (paie, congés, etc.), ou encore les circuits de validation sont ainsi concernés.

L’analyse de processus pour la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) et la décarbonation

L’analyse de processus sous le prisme RSE vous permet de récolter ou de planifier la collecte d’informations sur chacune des étapes de la production : l’impact environnemental direct, la consommation électrique, les déchets engendrés, ou les émissions de gaz à effet de serre sont autant de données quantifiables, qui seront désormais prises en compte. 

Mener une analyse de processus vous permettra alors de mieux appréhender les normes et la réglementation et d'engager les métiers dans la démarche. Vous vous différenciez ainsi de la concurrence, voire sensibilisez le client ou le grand public.

L’analyse de processus pour l’amélioration continue

En ayant des processus cartographiés de manière détaillée et tenus à jour par les équipes concernées, une entreprise peut mettre en place une démarche d’amélioration continue. Le pilote désigné pour chacun de ces processus sait précisément quand celui-ci doit être passé en revue. Il connaît les différents plans d’action décidés, ainsi que les échéances.

Point de douleur le plus fréquent et qui freine ce type d’approche : il faut déplacer une montagne à chaque fois “que l’on s’y met” ! Le système de gestion des processus se doit donc d’être accueillant, léger et intuitif pour des mises à jours indolores et fréquentes.

En identifiant les goulets d’étranglement, l’entreprise dispose de leviers pour l’optimisation de la gestion de ses stocks, ou encore pour favoriser le réemploi (chutes de matière première dans une étape antérieure, par exemple).

L’analyse de deux versions d’un processus, tel qu’il est actuellement (as-is) et dans sa forme désirée (to-be) permet d’identifier plus facilement les axes d’amélioration avec vos équipes de travail et les aide à se projeter dans leur futur rôle sans appréhension.

Elemate propose un outil qui vient appuyer la démarche des experts en analyse et amélioration des processus (RSE, cybersécuroté, industrie et fabrication, finance, etc..). Découvrez comment préparer une analyse efficacement puis encourager des revues récurrentes grâce à un outil ad-hoc et très visuel et interactif ! 

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22 Août 2024

Réaliser une fiche de processus dans le cadre de la démarche qualité

Posté dans : Processus |

Complément à la cartographie des processus, la réalisation des fiches de processus permet de clairement définir un processus, avec les tâches associées, les rôles et responsabilités de chaque acteur, les étapes, et d’ainsi supprimer toute ambiguïté.

La démarche qualité au sein d’une entreprise telle que définie par l’autorité de référence en la matière, la norme internationale de management ISO-9001, impose en effet que chaque processus soit décrit de manière détaillée et exhaustive, et ce indépendamment de son type (on dénombre les processus de métier, de support et de gestion/management).

Une fiche de processus dans le cadre de la démarche qualité

Formaliser ses processus en entreprise apporte par ailleurs de nombreux avantages : cela renforce la cohésion et la performance de vos équipes, à condition de réaliser la fiche dans les règles de l’art ! Une situation de non-conformité à la norme ISO-9001 guette souvent les services, en raison d’un protocole mal défini, de lourdeurs et redondances, voire de méconnaissance de la procédure. 

Bien réalisée en revanche, la pratique des fiches processus peut accroître la communication entre vos équipes, identifier les goulots d’étranglement et servir de base à une amélioration de vos processus en interne.

Découvrez comment Elemate peut vous aider à proposer une fiche de processus accessible, documentée et diffusable aux collaborateurs concernés, en toute simplicité !

Qu’est-ce qu’une fiche de processus ?

Une fiche de processus détaille étape par étape toutes les tâches et activités nécessaires à sa réalisation, du début à la fin. Pour être efficace, cette fiche doit posséder plusieurs caractéristiques :

  • Être évolutive. Un processus obsolète ne sert plus à rien et décrédibilise les autres documents en usage dans l’entreprise. Si une fiche n’est plus à jour, un doute peut demeurer quant à la validité des autres. Il est donc crucial d’adapter la fiche à tous les changements pour refléter la réalité du terrain ;

  • Être précise. Une fiche se doit de détailler le processus sans rien omettre, car son objectif est justement d’être exhaustive ;

  • Être ciblée. Il est important de bien différencier les processus et de créer une fiche pour chacun d’eux. En étant trop dense, le document présente un surplus d’informations, ce qui nuit à son accessibilité, mais aussi à sa diffusion. En effet, une équipe de votre entreprise peut être concernée par un processus sans avoir à se préoccuper d’un autre.

En plus de la séquence chronologique entre les tâches et activités, la fiche de processus intègre les objectifs finaux, les données d’entrée et de sortie, les interactions entre les différents acteurs (internes à l’entreprise ou externes), ainsi que les responsables, observateurs et autorité tels que pouvant être définis par une matrice RACI.

Comment réaliser une fiche de processus ?

L’organisation d’un processus en fiche répond principalement à l’une des exigences de la norme de management ISO-9001 et reste donc indispensable lors de l’audit correspondant. 

Il s’agit toutefois d’un outil efficace dont l’autre finalité peut être la diffusion aux collaborateurs concernés par le processus. Par conséquent, il est important d’envisager la conception des fiches comme un travail collaboratif : en impliquant les acteurs dès le départ, vous favorisez l’adoption de cette pratique au sein de l’entreprise.

La collecte des informations

La collecte des informations constitue la première étape pour la mise en œuvre d’une fiche de processus. Il convient de donner un nom à ce dernier et de lister les objectifs et sa finalité. Indiquez qui en est le responsable (le pilote), les acteurs impliqués, ainsi que les observateurs éventuels. N’oubliez pas d’inclure la date de la réalisation de la fiche ainsi qu’un numéro de version.

Répartissez les collaborateurs en deux groupes, selon qu’ils sont internes ou externes à l’entreprise et consignez les éléments d’entrée et de sortie de la même façon : le volume de commande clients ou encore la quantité d’articles produits, par exemple. 

Le SIPOC est l’un des outils clés pour vous aider dans la collecte des indicateurs et autres informations liées aux processus métier.

La description des activités et leur classification

Une fois les informations collectées, il convient de les organiser par différents moyens : un logigramme ou diagramme de flux, un workflow ou encore une matrice, la façon de procéder n’est pas strictement imposée par la norme de management ISO-9001. Parmi les exigences de cette dernière, on trouve notamment l’impératif d’amélioration de la qualité, un système d’évaluation, ou encore la mise en place d’un audit interne ponctuel.

Le processus doit quant à lui être formalisé, étape par étape, dans un document écrit présentant le déroulé logique des opérations et leur type (action, contrôle, ou validation). 

Ce document peut donc prendre la forme d’une matrice RACI, d’un SIPOC, d’une analyse SWOT (l’acronyme de Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats ou, en français, Forces, Risques, Opportunités et Menaces), ou d’autres ressources pertinentes. La norme BPMN est un autre exemple de système pouvant vous aider à formaliser une fiche de processus.

Compléter la fiche de processus avec une cartographie

Bien qu’il ne s’agisse pas de l’une des exigences de la norme de management ISO-9001, une image vaut parfois mille mots et il est donc judicieux d’associer les fiches à une cartographie des processus en entreprise, un outil qui offre de nombreux avantages.

Associer les fiches de processus à une représentation visuelle claire aidera vos collaborateurs à mieux appréhender une logique parfois complexe, notamment lorsqu’un nombre conséquent d’intervenants sont impliqués à un niveau donné (acteur, pilote, ou encore observateur, par exemple).

Alors qu’une fiche ne décrit qu’un seul processus à la fois, avoir recours à la cartographie permet de mieux faire ressortir les interactions entre chacun d’eux. Cette approche globale illustre efficacement comment les processus s’articulent ou s’imbriquent au sein de l’entreprise, offrant ainsi une vision d’ensemble. Vous facilitez alors la gestion de votre organisation et améliorez la qualité de vos processus.

La fiche de processus et la cartographie avec Elemate

Que vous prépariez un audit externe relatif à la norme ISO-9001 ou que votre entreprise soit dans une démarche d’amélioration de la qualité, Elemate vous accompagne dans la conception des fiches de processus et leur cartographie.

Grâce à son approche centrée sur les processus, Elemate simplifie le travail de gestion des informations et favorise l’adoption des normes par toutes les équipes concernées.