Plusieurs outils et techniques peuvent vous aider dans l’analyse de processus en vigueur au sein de votre entreprise. La solution logicielle Elemate vous permet notamment de cartographier d’abord l’ensemble de vos activités afin d’obtenir une vision globale des processus, puis de rentrer au niveau de détail souhaité. Les outils annexes tels que les diagrammes de flux, RACI, SIPOC et autres VSM facilitent ensuite votre réflexion vers la digitalisation, l’automatisation et l’amélioration de ces processus.

Analyser vos manières de faire vous permettra d’identifier vos forces, mais aussi vos faiblesses : goulets d’étranglement, gaspillage de matières premières, perte d’information, ou encore dilution des responsabilités sont autant d’écueils évitables.

Découvrez ou redécouvrez l’importance de l’analyse de processus grâce à des cas d’usage concrets.

L’analyse de processus est une démarche dont la finalité est la compréhension des processus métier en vue de leur optimisation. Tous les éléments qui les composent sont passés au crible : entrées, sorties, activités et tâches sont ainsi étudiées, et pour cela décomposées en étapes, autorisations, contrôles, intervenants internes et externes, objectifs visés et résultats. Cette analyse intègre également la circulation des données et des informations entre les collaborateurs, ainsi que tous les outils et technologies nécessaires à la production.

Étant polyvalente, l’analyse de processus peut aussi bien étudier tour à tour la gestion des ressources et matières premières utilisées pour un cycle de production, l’amélioration du bilan carbone de l’entreprise, ou encore la fiabilisation d’un processus. En effet, une manière de faire solidement ancrée dans les usages et qui n’est pas remise en question peut s’avérer trop longue, onéreuse, ou diluant la responsabilité des acteurs impliqués.

Votre analyse de processus doit répondre à des objectifs précis et plusieurs méthodes de cartographie peuvent être mises en application selon vos besoins. Ainsi, la matrice RACI met l’accent sur la distribution des rôles et des responsabilités, facilitant la prise de décision. En complément, le SIPOC se focalise davantage sur les composants internes d’un processus et leurs articulations. La Value Stream Mapping (VSM) est un autre mode de représentation graphique adapté pour l’identification des goulets d’étranglement.

Sélectionner la méthode adaptée pour la gestion de vos processus métier (le Business Process Management ou BPM) est donc important. Cette représentation pouvant revêtir différentes formes, et face à la multiplicité des informations consultables sur Internet, il convient d’être prudent. Le logiciel Elemate vous permet de générer automatiquement et instantanément un tel diagramme à partir de vos processus métier.

En ayant des processus cartographiés de manière détaillée et tenus à jour par les équipes concernées, une entreprise peut mettre en place une démarche d’amélioration continue. Le pilote désigné pour chacun de ces processus sait précisément quand celui-ci doit être passé en revue. Il connaît les différents plans d’action décidés, ainsi que les échéances.

Point de douleur le plus fréquent et qui freine ce type d’approche : il faut déplacer une montagne à chaque fois “que l’on s’y met” ! Le système de gestion des processus se doit donc d’être accueillant, léger et intuitif pour des mises à jours indolores et fréquentes.

En identifiant les goulets d’étranglement, l’entreprise dispose de leviers pour l’optimisation de la gestion de ses stocks, ou encore pour favoriser le réemploi (chutes de matière première dans une étape antérieure, par exemple).

L’analyse de deux versions d’un processus, tel qu’il est actuellement (as-is) et dans sa forme désirée (to-be) permet d’identifier plus facilement les axes d’amélioration avec vos équipes de travail et les aide à se projeter dans leur futur rôle sans appréhension.

Elemate propose un outil qui vient appuyer la démarche des experts en analyse et amélioration des processus (RSE, cybersécuroté, industrie et fabrication, finance, etc..). Découvrez comment préparer une analyse efficacement puis encourager des revues récurrentes grâce à un outil ad-hoc et très visuel et interactif ! 

Formaliser ses processus en entreprise apporte par ailleurs de nombreux avantages : cela renforce la cohésion et la performance de vos équipes, à condition de réaliser la fiche dans les règles de l’art ! Une situation de non-conformité à la norme ISO-9001 guette souvent les services, en raison d’un protocole mal défini, de lourdeurs et redondances, voire de méconnaissance de la procédure. 

Bien réalisée en revanche, la pratique des fiches processus peut accroître la communication entre vos équipes, identifier les goulots d’étranglement et servir de base à une amélioration de vos processus en interne.

Découvrez comment Elemate peut vous aider à proposer une fiche de processus accessible, documentée et diffusable aux collaborateurs concernés, en toute simplicité !

Une fiche de processus détaille étape par étape toutes les tâches et activités nécessaires à sa réalisation, du début à la fin. Pour être efficace, cette fiche doit posséder plusieurs caractéristiques :

• Être évolutive. Un processus obsolète ne sert plus à rien et décrédibilise les autres documents en usage dans l’entreprise. Si une fiche n’est plus à jour, un doute peut demeurer quant à la validité des autres. Il est donc crucial d’adapter la fiche à tous les changements pour refléter la réalité du terrain ;

• Être précise. Une fiche se doit de détailler le processus sans rien omettre, car son objectif est justement d’être exhaustive ;

• Être ciblée. Il est important de bien différencier les processus et de créer une fiche pour chacun d’eux. En étant trop dense, le document présente un surplus d’informations, ce qui nuit à son accessibilité, mais aussi à sa diffusion. En effet, une équipe de votre entreprise peut être concernée par un processus sans avoir à se préoccuper d’un autre.

En plus de la séquence chronologique entre les tâches et activités, la fiche de processus intègre les objectifs finaux, les données d’entrée et de sortie, les interactions entre les différents acteurs (internes à l’entreprise ou externes), ainsi que les responsables, observateurs et autorité tels que pouvant être définis par une matrice RACI.

Bien qu’il ne s’agisse pas de l’une des exigences de la norme de management ISO-9001, une image vaut parfois mille mots et il est donc judicieux d’associer les fiches à une cartographie des processus en entreprise, un outil qui offre de nombreux avantages.

Associer les fiches de processus à une représentation visuelle claire aidera vos collaborateurs à mieux appréhender une logique parfois complexe, notamment lorsqu’un nombre conséquent d’intervenants sont impliqués à un niveau donné (acteur, pilote, ou encore observateur, par exemple).

Alors qu’une fiche ne décrit qu’un seul processus à la fois, avoir recours à la cartographie permet de mieux faire ressortir les interactions entre chacun d’eux. Cette approche globale illustre efficacement comment les processus s’articulent ou s’imbriquent au sein de l’entreprise, offrant ainsi une vision d’ensemble. Vous facilitez alors la gestion de votre organisation et améliorez la qualité de vos processus.

Que vous prépariez un audit externe relatif à la norme ISO-9001 ou que votre entreprise soit dans une démarche d’amélioration de la qualité, Elemate vous accompagne dans la conception des fiches de processus et leur cartographie.

Grâce à son approche centrée sur les processus, Elemate simplifie le travail de gestion des informations et favorise l’adoption des normes par toutes les équipes concernées.