Le mode opératoire revêt pourtant une importance capitale en entreprise, dans la mesure où il apporte les clés pour comprendre le fonctionnement d’une machine industrielle, d’un outil informatique ou qu’il facilite l’accomplissement d’une tâche spécifique sans formation préalable, notamment grâce aux informations qu’il contient.

Redécouvrez avec Elemate la définition du mode opératoire, les contextes dans lesquels il s’inscrit et la façon dont il doit être construit pour être pertinent.

Le mode opératoire est un document qui apporte à un opérateur les instructions techniques qui lui permettent d’accomplir une mission spécifique.

Les modes opératoires sont des supports de communication que l’on retrouve notamment liés à des thématiques telles que la prévention, la qualité ou la sécurité et plus largement dans des domaines du BTP, de la santé, ou encore de l’hygiène alimentaire. 

Utilisation d’une machine industrielle, travail sur un chantier de Bâtiments et Travaux Publics (BTP), ouverture de compte sur un nouveau logiciel, validation d’une délégation d’accès pour un badge en entreprise, etc. : les tâches spécifiques qui peuvent nécessiter la formalisation d’un mode opératoire sont nombreuses. 

La pose de films solaires et la sécurisation de joints de vitrage amiante par exemple se font sous mode opératoire en Sous-Section 4. D’après le site Prévention BTP, les interventions désignées en Sous-Section 4 forment un groupe “d'opérations de maintenance, de réparation ou encore d'entretien sur des matériaux, des équipements, ou encore des matériels susceptibles de provoquer l'émission de fibres d'amiante”. 

Ce travail nécessite la mise en œuvre d’un mode opératoire spécifique qui garantit la qualité du travail, la santé ainsi que la sécurité des opérateurs.  

Prenons l’image d’un arbre, de ses branches et de ses feuilles ou encore celle d’un poumon : les bronches, des bronchioles, puis des alvéoles pulmonaires permettent la circulation  de l'oxygène. Il en est de même pour l’organisation de l’information en entreprise avec les procédures, les processus, puis les modes opératoires.

Les procédures encadrent une production dans sa globalité tandis que les processus découpent les tâches les unes des autres pour mieux en préciser les contours, en indiquant spécifiquement le rôle de chaque intervenant. Le mode opératoire apporte ensuite les informations propres à chacune de ces tâches dont l’ensemble profite au bon fonctionnement du processus.  

Le fait de systématiser la réalisation d’une tâche permet aussi, en cas de dysfonctionnement, de savoir avec précision les gestes qui ont été effectués et l’ordre qui a été suivi. On peut ainsi revenir sur l’erreur et améliorer la façon de conduire l’action. Le bon suivi d’un mode opératoire réduit considérablement les risques d’erreurs, de non-conformités ou de blessures par exemple.

Le mode opératoire renseigne sur l’ordre à suivre dans l’exécution d’une tâche précise ainsi que sur les ressources techniques mobilisées. 

Les mesures de sécurité sont des informations importantes à faire figurer dans le mode opératoire. 

Le responsable de la tâche à accomplir est sans doute la personne la mieux placée pour rédiger un mode opératoire. Cependant, le document produit ne doit pas être incohérent avec d’autres modes opératoires en vigueur dans l’entreprise, d’où la nécessaire coordination avec d’autres acteurs appartenant au même processus.

Plusieurs méthodes existent pour guider la création d’un mode opératoire :

• la  méthode des 5M en détaillant la Main-d'œuvre, le Milieu, les Matériaux, les Méthodes et le Matériel ; 
• la méthode QQOQCP en répondant aux questions “Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?” ; 
• la méthode qui consiste à recenser les risques OTH (Organisation, Technique, Humain). 

Qu’il s’agisse de transmettre ou d’améliorer une façon de faire, l’image est parfois plus précise que le texte. La documentation d’un mode opératoire est enrichie quand elle agrémente le contenu verbalisé de visuels, de diagrammes ou encore de cartographies. 

Si le processus représenté est automatisé, le mode opératoire peut comporter des captures d’écran ou un logigramme indiquant les étapes successives à suivre depuis son poste de travail. 

La modélisation d’un mode opératoire et sa documentation réduisent les potentielles difficultés de compréhension. L’utilisation de symboles standardisés dans le cadre de langages tels que le BPMN ne laisse pas de place à l’interprétation des consignes.

L’utilisation d’un logiciel permet de modéliser simplement des supports de communication en représentant facilement des processus parfois complexes. Une fois que les visuels sont conceptualisés, ils peuvent être facilement corrigés, documentés et mis à jour pour que tous les utilisateurs aient accès à la dernière version en vigueur.  

L’utilisation de la norme BPMN dans la création de vos modes opératoires vous permet aussi de partager vos supports en utilisant un code universel. À l’heure du digital, un logiciel d’organigramme en ligne est une ressource incontournable pour fluidifier la création de documents et visuels de travail pertinents. 

Avec Elemate, entreprendre la modélisation d’un mode opératoire ou d’une procédure en procédant à la création d’un logigramme ou d’une cartographie devient un jeu d’enfant !  Puis, son exploitation au quotidien devient extrêmement fluide notamment grâce à sa capacité à jongler entre navigation interactive à l’écran et formats plus statiques, online ou offline.

Plutôt que par des mots, laissez-vous convaincre par une démo : inscrivez-vous en ligne et suivez le guide, pas à pas ! 

Comment intégrer cette prévalence de l’image sur le texte lorsqu’il s’agit de présenter un processus et, pour ce faire, d’établir une fiche procédure ? 

Retrouvez avec Elemate les fondamentaux sur la fiche procédure et la pertinence du logiciel BPM pour vous accompagner dans cette démarche de communication de vos processus. 

La fiche de procédure est un support élaboré en interne qui expose la manière spécifique d’accomplir un processus, en détaillant notamment les différentes tâches à mener et leur séquencement étape par étape. 

L’objectif de la fiche procédure est d’apporter l’information nécessaire pour atteindre une standardisation de l’accomplissement du processus, quel que soit l’acteur qui intervienne, qu’il s’agisse d’une personne physique ou d’un ordinateur. 

La fiche processus doit donc être précise, synthétique et facilement compréhensible. Il ne doit pas y avoir de place pour une lecture “entre les lignes”, les instructions qui y figurent ne donnent lieu à aucune interprétation.

Grâce à la fiche procédure, tout salarié à qui un manager confie la réalisation d’un dispositif détient les informations nécessaires pour enclencher, suivre, contrôler et valider le processus.  Cette fiche procédure est donc un document utile pour pallier une absence prévue ou impromptue d’un salarié et assurer ainsi la continuité de l’activité de l’entreprise ou de l’organisation.

Une fiche procédure doit répondre aux besoins métiers, il est donc nécessaire que les responsables comme les exécutants d’un processus soient associés à la rédaction d’une fiche procédure, ou tout du moins s’assurent qu’elle répond bien à leurs contraintes. 

Par ailleurs, si l’objectif est d’intégrer un processus dans le Système d’Information de l’entreprise afin qu’il soit automatisé, il peut être judicieux de rédiger la fiche procédure en lien avec l’équipe informatique de votre entreprise. Les informaticiens pointeront les éléments indispensables à la bonne intégration du processus.

Les fiches procédures peuvent être conservées dans le réseau informatique de l’entreprise, sur un Cloud ou sur un Drive. 

Elles peuvent aussi être intégrées à un livret d’accueil, notamment lors de processus d'onboarding ou de prise de postes. 

Pour les processus faisant appel à des exécutions mécaniques, les fiches procédures peuvent être placées comme rappel auprès des machines concernées. L’idéal est que cette fiche d’instruction tienne sur une page, d’où l’intérêt de schématiser les informations. 

Rédiger une fiche procédure est un exercice qui mérite une attention tant sur le fond et sur le contenu que sur la forme. En effet, pour que cette fiche procédure soit exploitable, il est important qu’elle soit exhaustive, suffisamment détaillée tout en restant claire et facile d’utilisation. Point essentiel, la version consultable de la fiche procédure doit toujours apporter les instructions en vigueur dans l’organisation. 

Pour répondre à ces différentes exigences, rien de mieux qu’un logiciel où l’image synthétique par excellence, le schéma, qui peut aussi être un diagramme ou une cartographie, prend la place du texte au service d’une meilleure compréhension du lecteur. 

Mais, pour que tout un chacun saisisse le message du schéma, il est nécessaire de veiller à utiliser des codes et des symboles universels. Or, avec la norme BPMN par exemple, à chaque modèle correspond une information bien précise.

Parce que notre logiciel en ligne vous permet de concevoir des supports complets, synthétiques et précis sous la forme de documents clairs et agréables à lire, nous sommes légitimes pour prétendre pouvoir vous accompagner dans la modélisation de vos fiches procédures !

Concrètement, en s’appuyant fortement sur le langage BPMN et ses visuels ad-hoc pour décrire des séquences de tâches réparties par rôles et responsabilités, Elemate met l’accent sur le visuel, l’interactivité et la navigabilité d’un diagramme à l’écran pour explorer les éléments importants d’une procédure. Pour la concevoir, l’améliorer ou la consulter au quotidien, l’outil vous donne le choix (un clic) entre une approche visuelle de la procédure et sa version “papier” plus textuelle et linéaire. 

Avec le logiciel BPMN d’Elemate, vous offrez à vos supports de communication une durabilité ainsi qu’une grande adaptabilité : en mettant à jour les éléments de vos fiches procédures, ces dernières sont automatiquement actualisées dans l’ensemble de vos interfaces logicielles !

L’avantage de ce logiciel est aussi de ne nécessiter aucune compétence particulière en codage ! Grâce à cet outil, tout salarié peut effectuer simplement et facilement un travail de modélisation. Vous disposerez immédiatement de toutes les ressources pour effectuer vos premières fiches procédures sans devoir former vos collaborateurs ! 

N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une démo en ligne et donner une nouvelle dimension à vos fiches procédures ! 

Pourtant, devoir rédiger une procédure peut s’accompagner du “syndrome de la page blanche” si les entreprises ne savent pas précisément comment s’y prendre, quel degré de détail donner, ni quelles instructions mentionner. 

Vous souhaitez formaliser vos process et découvrir comment écrire une procédure ? Suivez les conseils d’Elemate step by step !

La norme ISO 9000 définit la procédure comme “une manière spécifique d’accomplir un processus”. Une procédure est donc une démarche qui va être matérialisée par un document consultable et exploitable. Ce document doit être mis à jour au regard de la dernière version du processus. Il peut prendre la forme d’un texte illustré par des images, d’un logigramme fléché ou encore d’une cartographie.

Les informations notifiées dans ce document doivent renseigner sur la manière de procéder, les règles d’organisation à suivre et le déroulement de la séquence. 

Une procédure de travail va ainsi permettre à un acteur individuel ou à une équipe d’accomplir une mission et de répondre à toutes les normes qui l’encadrent. Il peut s’agir de la sécurité et de la santé des personnes, du fonctionnement d’outils particuliers, de la protection de l’environnement, du RGPD. 

Une procédure doit être précise et détaillée sans être ni trop stricte, ni trop restrictive : il faut veiller à ce qu’elle soit objective et qu’elle ne laisse pas de place à une interprétation personnelle, sans pour autant bloquer l’opérateur pour des détails superficiels. Tous les collaborateurs concernés doivent pouvoir facilement accéder aux instructions relatives à cette procédure.

Une procédure répond à la nécessité d’harmoniser des façons de faire pour accomplir certaines tâches : grâce à ce document, tous les collaborateurs ont accès à la même information, la compréhension est uniformisée et l’application est normée. 

Écrire une procédure répond à une recherche de gain de temps et de fluidité dans la circulation de l’information pour des processus récurrents. Une procédure doit donc être un élément facilitateur et non complexifier un processus qui fonctionnerait déjà sans erreur ni oubli.

Rédiger une procédure est une démarche pertinente pour encadrer des processus : 

• longs ou complexes ;

• récurrents et répétitifs ; 

• qui impliquent plusieurs services différents ; 

• qui nécessitent potentiellement une validation lors d’une tâche en particulier ; 

• où l’on peut avoir besoin de documents spécifiques (exemple : facture dans le cadre d’une commande client)

• qui couvrent plusieurs cas d’usage et font appel à diverses règles métiers

Elle peut s’inscrire aussi dans le cadre de la formation de nouveaux collègues ou en vue du remplacement ponctuel d’un salarié par exemple. 

Écrire et mettre à jour une procédure peut également être une démarche en réponse à l’identification d’erreurs lors de la réalisation d’activité ou dans le cadre de l’optimisation de processus.

Le bon suivi de la procédure, si cette dernière a été intégrée au SI de l’entreprise, peut être vérifié et mesuré. Les erreurs ou les éventuels retards peuvent être relevés dans le reporting. L’étude de ce reporting permet d’optimiser la procédure tout au long de sa mise en service.

L’objectif d’une procédure est de pouvoir être intelligible pour la personne qui va devoir l’accomplir, même si cette dernière découvre le process. La procédure doit donc être claire, précise et détaillée. Cependant, la rigueur et le caractère technique d’une procédure ne doivent pas être sacrifiés au profit de sa simplification : il est donc indispensable de trouver un format qui concilie à la fois l’accessibilité et  l’exigence. 

Le langage BPMN répond à cette problématique en offrant une bibliothèque de modèles standard qui permet de décrire avec précision le contenu des procédures, en précisant certains détails techniques tout en offrant un livrable clair, simple et agréable à lire et regarder. Un diagramme de flux de type BPMN vient souvent illustrer et en complément d’une procédure écrite, plus textuelle et moins visuelle. 

Un logiciel BPMN en ligne permet en outre de produire des diagrammes qui peuvent ensuite être intégrés dans le système d’information de l’entreprise. L’approche BPMN est pertinente aussi, car on peut écrire la procédure de façon à ce que le processus ne se poursuive pas tant qu’une étape n’est pas validée, ce qui garantit le respect des exigences de qualité et de conformité.

La plupart des procédures sont aujourd’hui rédigées via des outils bureautiques de traitement de texte, et illustrées de dessins et diagrammes “statiques”. Elles sont ensuite stockées sur le Cloud ou on-premise, dans des outils de gestion électronique de documents ou sur des Intranet. On note cependant que bien trop souvent, les utilisateurs à la recherche d’information se plaignent de formats inadaptés à une lecture rapide et à des réponses contextualisés.

La formalisation de vos process métier et la rédaction de vos procédures peuvent être largement facilitées et optimisées grâce à des outils comme le logiciel d’Elemate.
En effet, ce logiciel permet aux uns et aux autres, experts ou néophytes, de décrire leur façon de travailler avec leur langage : l’outil structure les informations et s’occupe de la formalisation. Vous n’aurez plus jamais à écrire une procédure “à la main”, en partant d’une page blanche !

Notre interface simple et intuitive permet de simultanément décrire ou enrichir des processus et l’outil s’occupe de générer pour vous automatiquement et instantanément les documents type procédures ou modes opératoires ! Passez ainsi plus de temps à partager et à réfléchir sur le fond, nous nous occuperons de la forme.
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