La réponse se trouve peut-être dans un outil aussi simple qu’efficace : le diagramme de flux. Celui-ci est un schéma visuel qui décrypte les processus, met en lumière les goulots d’étranglement et révèle les opportunités d’amélioration grâce à un suivi étape par étape des activités de votre entreprise. Les rôles et les responsabilités de chaque équipe sont clairement définis grâce à des formes et à des symboles standardisés.

Découvrez comment la cartographie des processus métier de votre organisation peut vous aider à gagner en efficacité et productivité avec le diagramme de flux ! 

Un diagramme de flux documente un processus de travail de manière détaillée, dans un format visuel. Toutes les étapes y figurent sous la forme de symboles précis, permettant d’en identifier la nature en un coup d'œil (rectangle, losange, etc.). Les diagrammes de flux possèdent également une dimension chronologique : il est possible de suivre le processus dans l’intégralité des tâches et activités qui le composent, et chaque ensemble “décision-conséquence” est également représenté.

Une fois le diagramme de flux finalisé, il convient de le diffuser aux acteurs concernés. Ces derniers pourront le retrouver au sein d’une cartographie qui peut être utilisée comme outil de référence. Chaque équipe ou chaque nouveau collaborateur dans l’entreprise pourra ainsi se saisir d’un processus afin de le comprendre, de l’analyser, voire de l’améliorer, le tout dans son contexte global.

Elemate vous permet d’enrichir le diagramme de flux avec des données annexes en arrière-plan. Le partage de connaissances et la communication entre les acteurs impliqués s’en trouvent améliorées : un maximum d’informations connexes au processus est ainsi rassemblé en un seul et même endroit, pour une accessibilité accrue.

Certains symboles spécifiques sont également utilisés pour représenter des opérations particulières, telles qu’une préparation, un délai ou un retard, un stockage, et même la génération d’un document ou la saisie manuelle d’une information par un service de l’entreprise.

Les diagrammes de flux constituent un outil puissant et polyvalent. Pour cette raison, il en existe plusieurs sortes, adaptées à différentes situations. La méthode UML ou la représentation BPMN proposent toutes les deux des diagrammes de flux, en incluant des dimensions supplémentaires comme l’attribution des responsabilités, par exemple.

Particulièrement utile pour la mise en place d’un système de management de la qualité certifié par la norme internationale ISO-9001, ce diagramme de la tortue a été développé par Philip B. Crosby, un pionnier des techniques de management ayant notamment théorisé la notion du “zéro défaut”.

Mais comment cette métaphore animale peut-elle réellement améliorer votre efficacité opérationnelle ? Elemate vous livre les fondamentaux d’une méthode qui a fait ses preuves pour l’analyse et l’évaluation interne de vos processus.

Le diagramme de la tortue est un document didactique qui fournit une vue d’ensemble sur un processus, grâce à une approche systématique. Les moyens nécessaires, les objectifs, les contraintes, les ressources disponibles et les indicateurs de suivi requis sont présentés de manière schématique, sur l’équivalent d’une page au format A4. Même complexe, un processus peut ainsi être défini clairement et de manière accessible à tous les collaborateurs de votre organisation.

Dans une démarche de gestion et d’amélioration de la qualité, on retrouve trois types de processus :

• Les processus métier, relatifs au cœur d’activité de l’entreprise ;

• Les processus de support ou de management, tels que l’articulation du service client ou des ressources humaines (formation du personnel) ;

• Les processus de management, liés à la planification, au pilotage stratégique, aux exigences liées à la qualité du produit, ou encore aux normes de sécurité.

Le but de la Tortue de Crosby n’est pas de détailler le fonctionnement précis du processus, mais au contraire de visualiser toutes les implications pertinentes pour le mener à bien. Ce processus reste cependant l’élément central, et se place au centre du schéma, symbolisé par la carapace.

Les quatre questions qui découlent de la vision du processus comme un système sont : 

• avec qui ; 
• avec quoi ; 
• combien ; 
• comment. 

Celles-ci sont représentées par les pattes de la tortue.

La tête de la Tortue de Crosby symbolise les inputs (ou entrées) nécessaires au démarrage du processus : besoins en matière première, fournisseurs, attentes et objectifs, etc. Enfin, la queue de la tortue complète le diagramme. Il s’agit des outputs (ou sorties). Quel est le résultat final ? Quelles sont les exigences (en matière de contrôle de la quantité et de la qualité) ? Qui est le client final ou le service concerné ?

Bien que l’anatomie de la tortue ne varie pas, les usages sont multiples et les noms donnés à chaque partie peuvent varier selon la méthode suivie. Le diagramme de la tortue est donc un système qui permet des adaptations relativement libres, et il n’existe pas de modèle universel.

À ce propos, quel que soit le diagramme choisi, de nombreux éléments visuels sont disponibles dans la solution Elemate : de quoi représenter le niveau d’information adéquat en fonction de votre auditoire. 

Une fois le processus sélectionné, suivez le modèle de construction de la tortue en détaillant chaque élément. 

• La carapace : le processus que vous avez retenu occupe le centre du diagramme. Il est possible d’afficher les grandes étapes clés à des fins de clarification, sans pour autant rentrer dans le détail ;

• La patte avant droite (avec qui) : chaque participant essentiel à la conduite du processus est listé, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise. Identifiez également toutes les problématiques liées à la compétence et à la formation du personnel ;

• La patte avant gauche (avec quoi) : toutes les ressources disponibles sont indiquées, telles que les machines et le parc informatique (l’infrastructure), les investissements ou le budget alloué ;

• La patte arrière droite (combien) : cet ensemble regroupe toutes les données relatives au processus et à son exécution, sous la forme d’indicateurs de performance (les fameux KPI) ;

• La patte arrière gauche (comment) : les différentes étapes pour mener le processus à son terme sont indiquées ici, à savoir les normes de production, les documents de référence, mais aussi les contraintes liées à la législation.

• La queue et la tête : insérez à ces endroits respectivement les éléments d’entrée et les éléments de sortie. Il s’agit de ce dont votre processus a besoin pour fonctionner, et ses attendus finaux.

Un des avantages de la Tortue de Crosby est qu’il impose de réfléchir sur le fonctionnement et les implications d’un processus, considéré dans son ensemble. En remplissant peu à peu le diagramme, vous abordez des points qu’il pourrait être facile d’oublier dans un autre contexte (la présence d’un décideur/responsable, par exemple).

Utiliser la Tortue de Crosby permet donc de lister et d’ordonner tous les éléments constitutifs du processus, de consigner les exigences et de mener une évaluation du contenu. Une fois cette étape validée, une modélisation plus détaillée pourra être envisagée.

Par ailleurs, ce diagramme constitue un support ludique pour expliquer un processus à des personnes étrangères à son fonctionnement. Ce document peut être préparé en amont d’une réunion de travail, ou être rempli de manière collaborative. La Tortue de Crosby se révèle donc efficace pour le management des équipes. 

La solution logicielle Elemate vous aide dans la description et la modélisation des processus métier. Au fil de l’eau et de façon collaborative les parties prenantes vont “compléter” cette documentation, l’un parlant des outils, l’autre des métriques ou des risques associés. Ainsi, Elemate saura générer de façon automatique un diagramme de type Tortue (parmi d’autres visuels disponibles), qui restera facile à éditer et compléter. Pas besoin d’être un expert, ces outils de partage et de visualisation vous sont proposés instantanément via la base de données constituée. 

APQP est l'abréviation d’Advanced Product Quality Planning, terme anglais qui désigne la planification avancée de la qualité du produit. Cette démarche vise à anticiper toutes les étapes de développement d’un produit, allant de la planification initiale à l’évaluation finale et au retour client.

Le processus APQP trouve ses origines dans l’industrie automobile : soucieux de normaliser les rapports entre les différents fournisseurs et de fluidifier ses activités, les trois entreprises américaines Ford, General Motors et Chrysler publient une première version du standard APQP en 1994. Cette méthode est aujourd’hui reprise par l’écrasante majorité des constructeurs des domaines automobile et de l’aéronautique.

L’Advanced Product Quality Planning ne se limite pas à ces deux secteurs. Bien au contraire, cette méthodologie s’applique à toute entreprise désireuse d’analyser et d’anticiper les risques, de bénéficier d’une planification pertinente et d’impliquer l’ensemble des acteurs concernés dans la conception d’un produit.

Le processus APQP se décompose en cinq phases, toutes d’une importance égale. La première est la planification : il s’agit de collecter et d’analyser les exigences du client afin d’identifier clairement les objectifs – mais aussi les risques – du projet.

Les étapes suivantes sont la conception et le développement du produit, puis le développement des procédés de production. Les plans, modèles et schémas sont finalisés en adéquation avec les normes de qualité fixées. Les risques et difficultés sont quant à eux identifiés et anticipés grâce à l’élaboration de fiches de procédures précises.

La quatrième phase du processus APQP est la validation du produit. L’entreprise s’assure que celui-ci est bien conforme aux exigences du client et aux normes de qualité fixées au préalable. Un premier cycle de production est alors lancé, ce qui permet de fournir un indicateur clé : le PPAP (pour Production Part Approval Process). Le PPAP désigne l’ensemble des indicateurs qualité qu’un fournisseur doit livrer au client.

La phase finale de la méthodologie APQP est la production en série, couplée à une démarche d’amélioration continue. L’ensemble du processus de fabrication est surveillé afin d’augmenter la performance de tous les acteurs. De même, les bonnes pratiques sont standardisées pour servir aux prochains projets.

L’Advanced Product Quality Planning possède de nombreux avantages. Tous les acteurs impliqués dans l’élaboration et la production sont participants : techniciens, ingénieurs, managers, mais aussi fournisseurs, entreprises tiers et clients.

Grâce à une planification précise, les coûts et les délais de production sont considérablement réduits, un avantage qui se retrouve amplifié au fur et à mesure que votre structure développe ses projets. En effet, la méthodologie APQP favorise le transfert de compétences et de bonnes pratiques.

Enfin, ce processus offre une certaine flexibilité : s’il est bien appliqué, votre entreprise peut facilement s’adapter et modifier ses procédés, évitant ainsi de nombreuses dépenses et frais superflus.

Initier une démarche APQP en partant de zéro est une tâche périlleuse : comment formaliser les indicateurs ? Par où commencer ? Quel aspect privilégier ?

Il est conseillé d’utiliser un système de management de la qualité (Quality Management System, QMS) afin de bénéficier d’une interface claire dans laquelle définir les points d’alerte et les agents à notifier, réaliser des diagrammes de flux, et définir clairement les rôles de chaque acteur ou service.

Grâce à ses outils de cartographie des processus métiers et à une automatisation intelligente, la solution Elemate simplifie la mise en place de la démarche APQP au sein de votre entreprise. Les exigences qualité sont facilement définissables et accessibles par tous les collaborateurs concernés. Une fois ces processus normalisés, un changement est facilement pris en compte, modifié, et diffusé, qu’il soit imposé par le client, la réglementation, ou même les impératifs de production.

Pour un maximum d’efficacité, l’Advanced Product Quality Planning est une méthodologie qui doit être instaurée à certains moments bien définis. Ce peut être lors de l’élaboration et de la conception d’un nouveau produit, ou la modification majeure d’un produit déjà existant. Un changement d’envergure dans le procédé de production est également un moment propice pour la mise en place de l’APQP, comme les transferts de production vers un nouveau site (et donc une nouvelle équipe).

Par ailleurs, il est fondamental d’impliquer tous les acteurs dans la rédaction des processus, en utilisant des modèles et outils standardisés. La documentation ainsi générée doit être maintenue à jour pour faciliter l’étude de la performance et l’exploitation des indicateurs qualité. Utiliser un logiciel facile à prendre en main est donc primordial pour le succès d’une démarche APQP.

Plusieurs outils peuvent être employés pour améliorer l’efficacité de l’APQP. En premier lieu, la démarche VOC (pour “voix du client” ou voice of the customer en anglais) référence et organise les besoins, exigences, commentaires, et préférences des clients qui composent votre marché cible. Il s’agit d’une méthodologie essentielle pour l’étape de planification (soit la première phase de l’APQP).

Les diagrammes de flux sont également un bon outil pour accroître l’efficacité et la pertinence d’un processus APQP. En effet, ces diagrammes vous permettent de visualiser les flux de matériaux, d’informations, d’activités, ou encore de procédés entre les différentes équipes impliquées à tous les stades de la production.

Ces outils ne sont efficaces que s’ils sont accessibles et diffusables à l’ensemble des collaborateurs. Par conséquent, il est important de choisir un logiciel polyvalent, capable de gérer les flux de travail. Elemate est une solution logicielle vous permettant de formaliser automatiquement et efficacement la plupart des processus liés à la méthode APQP.

Une version normée de l’APQP a été publiée en 1994 pour l’usage de l’industrie automobile et, plus récemment, le secteur aéronautique a effectué une mise à jour des exigences qui y sont associées. Cette norme intègre des listes de contrôle vous permettant d’évaluer l’intégration et l’appropriation de la méthode APQP par vos équipes.

Il est également possible de définir des indicateurs clés de performance (KPI) en amont afin de mesurer la fluidité dans la conception du projet, la communication entre les services (formation du personnel et transfert de compétences), la qualité du produit, ou encore la satisfaction client.

Souvent méconnu, le SIPOC (en français FIPEC) est incontournable pour comprendre les processus métiers. Elemate vous présente comment ce puissant outil de gestion peut révolutionner votre organisation en interne.

Le concept de SIPOC tire ses racines dans les pratiques de gestion de la qualité qui ont émergé au milieu du 20ᵉ siècle. Bien que le terme lui-même soit plus fréquemment associé à l'émergence de la méthodologie Six Sigma et du Lean Manufacturing dans les années 1980. 

Initialement développé par Motorola pour améliorer les standards de ses produits et réduire les défauts, le SIPOC a été largement adopté par de nombreuses industries pour sa capacité à simplifier la compréhension de process complexes à travers une visualisation claire et structurée.

Au fil du temps, l’utilisation du SIPOC s’est étendue au-delà de la fabrication pour inclure les services et d’autres secteurs où la clarté du processus et l’amélioration continue sont critiques. 

Aujourd'hui, il est considéré comme un outil de base dans une logique de perfectibilité et utilisé pour identifier les améliorations potentielles en matière d'efficacité et d'efficience et pour faciliter la communication et la compréhension entre les équipes du projet.

L'adoption du SIPOC dans une organisation peut transformer radicalement son efficacité. Par son approche structurée, il aide à identifier les déperditions de ressources et les goulots d'étranglement qui freinent la performance. En optimisant chaque segment du flux de travail, du fournisseur au client, cette approche assure que les efforts sont non seulement alignés, mais aussi maximisés pour l'impact. Cela conduit à des optimisations mesurables telles que la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité des produits ou services, et l'accélération des délais de livraison.

De plus, l’outil a un impact profond sur la culture organisationnelle. Il promeut une démarche d'amélioration continue et de responsabilité, où chaque membre de l'équipe est conscient de son rôle et de son influence sur la performance globale. Ce sentiment de responsabilité partagée forge des équipes plus soudées et plus motivées, capables de relever les défis avec une détermination renouvelée.

Comme évoqué précédemment, le SIPOC est étroitement lié aux philosophies d'amélioration continue que sont Lean et Six Sigma, servant de pont pour intégrer ces méthodologies dans la gestion quotidienne des processus :

• Dans le cadre du Lean :
  Le SIPOC aide à visualiser et à simplifier les workflow en éliminant les activités qui ne créent pas de valeur (muda). Cela est essentiel dans l'approche Lean, qui vise à maximiser la valeur pour le client tout en minimisant les gaspillages. En offrant cette vue d'ensemble,  le SIPOC, permet une meilleure identification des phases critiques qui nécessitent une progression pour accroître l'efficacité ;

• Dans le contexte du Six Sigma :
  Le SIPOC est utilisé pour définir clairement les phases d'un processus avant d'appliquer la démarche DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler). Il assure que chaque phase du processus est correctement surveillée et que les données collectées sont précises et pertinentes pour les objectifs d'évolution de la qualité.

En intégrant le SIPOC dans les initiatives Lean et Six Sigma, les organisations peuvent non seulement maintenir un rythme régulier d'amélioration, mais aussi instaurer une culture où l'efficacité opérationnelle et l'excellence sont des valeurs fondamentales. 

Cette étape consiste à approfondir la compréhension du processus en documentant ses différentes phases de manière détaillée. Il s'agit de capturer non seulement ce qui est supposé se passer, mais aussi ce qui se passe réellement. Cela peut inclure :

• des temps de cycle ;

• des paramètres de qualité ;

• des points de décision ;

• et toute autre métrique pertinente.

L’utilisation de données réelles et l’observation directe sont recommandées pour éviter les écarts entre la théorie et la pratique. Cette documentation détaillée permet de mettre en lumière des problèmes non perçus auparavant et sert de base pour les améliorations futures.

La création d'un diagramme SIPOC est un acte de clarification qui apporte non seulement une meilleure compréhension des processus au sein de l'organisation, mais renforce également le sentiment d'alignement et de coopération entre les équipes. Chaque étape franchie enrichit l'engagement des employés et les incite à participer activement à l'amélioration de leurs outils de travail, créant ainsi une dynamique de progrès et d'innovation continue.

L'importance du support dans la réalisation de ce projet est cruciale. Les limitations des outils traditionnels tels que Canva, FigJam ou Powerpoint deviennent évidentes lorsqu'il s'agit de gérer des projets complexes. Ces plateformes peuvent servir pour des représentations simples, mais elles échouent souvent à soutenir une gestion efficace et interconnectée des multiples chantiers d'une entreprise.

Elemate se distingue précisément par sa capacité à structurer et à interconnecter les différentes composantes d'un projet d'entreprise. Notre plateforme ne se limite pas à la simple création de diagrammes. Nous offrons une solution intégrée qui transforme la façon dont les projets sont gérés :

• Assignation dynamique des acteurs : notre logiciel permet d'assigner de manière dynamique les membres de l'équipe responsables de chaque séquence du projet, assurant ainsi que les bonnes personnes sont toujours impliquées au bon moment ;
• Accès centralisé aux documents : Chaque phase du projet est clairement documentée, avec un accès facile aux fichiers et informations nécessaires. Cela garantit que tous les participants disposent des ressources requises pour comprendre et exécuter leur partie du projet de manière efficace.

Elemate offre donc une plateforme robuste et versatile, conçue pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion de projet et à améliorer la coordination entre les différents chantiers.

Pour télécharger des exemples personnalisables de SIPOC gratuits et performants, rendez-vous sur le site Slideteam.net qui recèle de nombreux modèles adaptés à différents types de processus.

Télécharger notre Model SIPOC .xlsx

Télécharger notre Model SIPOC .Canva

Elemate propose un logiciel innovant de BPM (Business Process Management) qui facilite la cartographie des processus métier, clarifie le fonctionnement d'une organisation. La solution automatise la formalisation des visuels utiles à l'optimisation des processus, à la gestion des tâches et prépare la digitalisation de certains secteurs.

La plateforme Elemate soutient les aspects techniques du BPM, améliorant ainsi la collaboration dans l’organisation, l’efficacité des opérations, la communication pour un alignement des processus avec les objectifs commerciaux, avec la vision de l’entreprise. 

De façon évidente et naturelle, Elemate intègre pleinement la démarche et la représentation SIPOC : 

• à la fois en amont pour capter l'information efficacement et bien prendre en compte toutes les parties prenantes d'un processus d'affaires (saisie ou import de fichier) ; 

• mais aussi en aval en générant automatiquement ce type de visuel à partir de diagrammes de flux, extrêmement parlant pour illustrer une cartographie. 

Globalement, Elemate illustre comment les logiciels modernes de BPM peuvent transformer les simples cartes de processus en visuels sophistiqués, adaptés et parlants, qui optimisent la compréhension des activités quotidiennes et donc l'engagement et la productivité dans l’organisation.