La première chose à faire est de définir le contexte dans lequel se déroulera le projet en recensant les parties prenantes. Il faudra ainsi : 

• faire la liste de toutes les entités concernées : démarrez avec une séance de brainstorming pour identifier toutes les parties prenantes potentielles. Pensez à toutes les personnes, tous les groupes et toutes les organisations qui pourraient être affectées par votre projet ou avoir une influence sur lui ; 

• sélectionner vos sources d’information : réfléchissez à tous les documents qui peuvent vous aider dans votre exercice de cartographie : documents internes, rapports de projets déjà réalisés, entretiens avec des membres clés, etc. ;
  

• catégoriser les parties prenantes : enfin, classez les différents acteurs en grands groupes, comme les clients, les partenaires, les fournisseurs, les employés, etc. 

Une fois les parties prenantes identifiées, il faut les analyser une par une pour déterminer leur influence exacte sur le projet. Pour ce faire, vous devez créer une matrice pour évaluer chaque partie prenante en fonction de son pouvoir sur le projet et de l’intérêt qu’elle a dans sa réalisation.

Le pouvoir fait référence à la capacité des parties prenantes à influencer votre projet, tandis que l’intérêt mesure à quel point elles sont concernées par les résultats. Un tel exercice peut être réalisé sur le modèle d’un graphique simple, avec le pouvoir en abscisse et l’intérêt en ordonnée. 

Après avoir réalisé cette carte sur un document, indiquez aussi : 

• le niveau d’engagement actuel des parties prenantes ; 

• leur attitude envers le projet (positive, neutre ou négative) ; 

• leur potentiel d’influence sur le projet (haut, modéré ou négligeable). 

  
  

À partir de votre analyse, répartissez les parties prenantes en groupes telles que : 

• à gérer activement (haut pouvoir / haut intérêt) ; 
• à tenir informées (faible pouvoir / haut intérêt) ; 
• à surveiller (haut pouvoir / faible intérêt) ; 
• à faible priorité (faible pouvoir / faible intérêt).

Pour chaque groupe, développez un plan d’action spécifique définissant la fréquence de communication nécessaire.

Ensuite, à vous de déterminer quel groupe d’acteurs nécessite une communication sur mesure. Vous pouvez ainsi établir une méthode de communication adaptée à chaque groupe, avec par exemple des réunions régulières pour les parties prenantes à gérer activement et des mails d’information pour celles qu’il faut seulement tenir informées. 

Préparez aussi des stratégies pour gérer les attentes des différents acteurs et résoudre les conflits potentiels. 

La cartographie des métiers est un élément clé de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, ou GPEC. Il s’agit d’une démarche à la fois analytique et stratégique impliquant une étude approfondie et systématique de chaque métier. Élaborer une cartographie des métiers, c’est détailler les responsabilités et les missions liées à chaque poste, mais aussi déchiffrer les compétences et les connaissances nécessaires à chaque rôle. 

Cependant, ce processus est tout sauf une analyse statique et ponctuelle des métiers au sein d’une entreprise. En effet, la cartographie des métiers explore dynamiquement les liens et les interactions entre les différentes fonctions afin de créer une matrice complète reflétant la structure réelle et opérationnelle de l’entreprise. Cette approche holistique permet d’appréhender plus facilement les tenants et les aboutissants de chaque rôle, mais aussi les raisons stratégiques et les objectifs qui sous-tendent chaque poste.

Le processus de cartographie des métiers comprend plusieurs moments clés, notamment : 

• l’inventaire des métiers, au cours duquel on identifie les différents métiers de l’entreprise en collectant la totalité des informations relatives aux rôles exercés et à leurs missions ; 

• l’analyse des compétences, où l’on détaille les compétences exigées par chacun des métiers ;

• la modélisation des parcours professionnels, étape visant à structurer les différentes évolutions professionnelles possibles. 

Définir une cartographie des métiers, c’est assurer à son entreprise une vision plus claire de ses propres mécanismes internes, et ainsi lui donner l’occasion d’optimiser de nombreux processus RH.

Avoir une représentation fonctionnelle des différents métiers et de leur intrication dans l’organisation, c’est se donner les moyens d’anticiper plus facilement les futurs besoins de l’entreprise. La cartographie des métiers permet ainsi d’identifier les compétences essentielles à l’entreprise actuellement, mais aussi celles qui le seront plus tard.

En évaluant les compétences nécessaires pour les rôles déjà existants ou émergents, les structures peuvent optimiser leurs stratégies de recrutement et de formation. En ce sens, établir une cartographie des compétences peut s’avérer une stratégie gagnante. 

De la même façon, la cartographie des métiers permet d’analyser les tendances et les évolutions du marché, garantissant aux entreprises une meilleure compétitivité en prévoyant leurs besoins en compétences avant que ceux-ci ne deviennent critiques.

Une entreprise consciente de ses besoins en compétences, c’est une structure capable de : 

• repérer plus facilement les talents qui lui seront nécessaires. La cartographie des métiers permet en ce sens d’identifier les employés dotés des compétences clés ou d’un potentiel de développement intéressant pour l’entreprise;

• cibler le développement des collaborateurs. En visualisant mieux les compétences présentes au sein de l’organisation, mais aussi celles qui lui font défaut, les services RH peuvent créer des programmes de développement personnalisés et alignés à la fois sur les besoins de l’entreprise et sur les aspirations des collaborateurs. 

Comme la cartographie des métiers permet de mettre en lumière les compétences nécessaires pour chaque rôle dans l’entreprise, elle aide aussi les équipes RH à identifier les lacunes hypothétiques. Il devient alors possible d’y remédier en mettant en place :

• des plans de développement personnalisés, ciblés précisément sur les compétences à acquérir ou à améliorer ;

• une formation continue, qui permet de combler les lacunes et d’évaluer régulièrement les compétences de chacun.

En identifiant les chemins de carrière possible, la cartographie favorise efficacement la mobilité interne, encourageant ainsi le développement personnel des collaborateurs. L’entreprise y gagne en adaptabilité et en flexibilité, devenant par là même plus réactive face aux changements. 

Avant d’ébaucher le processus, la réalisation d’une étude sectorielle permet de comparer les tendances du marché avec la situation actuelle de l’entreprise et d’identifier les changements souhaitables ainsi que les besoins en compétences qu’ils impliquent. 

Il faut ensuite identifier et décrire chaque métier exercé dans l’entreprise, en recueillant le plus d’informations sur les missions, les responsabilités et les compétences. Cette enquête peut être faite à la lumière des informations données par les différentes parties prenantes : les métiers eux-mêmes, mais aussi les équipes RH ainsi que le chef d’entreprise. 

Pour cartographier les métiers, il est nécessaire de bâtir un référentiel des métiers et des compétences, qui décrit en détail chaque métier au sein de l’organisation, avec les missions qui lui sont liées. Le référentiel doit inclure les différentes compétences requises pour chaque métier : 

• les savoir-faire : les compétences techniques et opérationnelles nécessaires à la réalisation des tâches essentielles au métier ;

• les savoir-être : les compétences comportementales en lien avec l’exercice du métier. 

Cette étape a pour objectif de visualiser les différentes évolutions et passerelles professionnelles possibles au sein de l’entreprise, afin de favoriser la mobilité interne et la gestion des carrières. 

Dans un monde des affaires complexe où les entreprises ont parfois du mal à se repérer, diverses formes de cartographies d'entreprise offrent un aiguillage très précieux. Plus qu'une simple représentation des processus, elles agissent comme des cartes géographiques de votre organisation, reliant les "villes" qui composent votre entreprise (départements, fonctions, processus) et délimitant leurs "périmètres" (champs de compétences, domaines de responsabilité, etc.) pour mettre en lumière les interdépendances entre les services et les métiers.

La cartographie des parties prenantes, par exemple, offre une vision claire des influences externes et internes, cruciale pour la gestion stratégique. La cartographie des risques se concentre sur l'identification et la gestion proactive des potentiels obstacles et défis. De même, la cartographie des compétences aide à visualiser et à planifier le développement des talents au sein de l'organisation.

Ces cartographies, en représentant visuellement des aspects organisationnels souvent nébuleux, permettent l'identification, non seulement des axes d’amélioration stratégiques, mais aussi des flux (de personnes, de compétences ou d’informations) qui naviguent entre chaque composante de votre organisation. En somme, elles constituent des outils inestimables pour une gestion et une planification organisationnelle efficace et stratégique.

Si la cartographie de processus joue un rôle prépondérant dans la représentation des activités d’une entreprise, il est toutefois important de souligner l’existence d’autres types de cartographies, associées à des besoins spécifiques. Pour cartographier leur organisation et avoir une vision holistique celle-ci, les entreprises peuvent par exemple avoir recours à :

• des organigrammes, qui illustrent explicitement les structures organisationnelles et les strates hiérarchiques ; 
• des cartes de visualisation des risques, qui permettent d’identifier les dangers en amont pour mieux gérer les situations de crise ; 
• des cartographies de parties prenantes, qui mettent en lumière les relations et les interdépendances entre plusieurs groupes, services et individus. 

Grâce à la puissance de sa base de données, Elemate vous permet par exemple de cartographier votre organisation de la façon la plus fidèle possible, mais aussi de générer automatiquement d’autres cartographies et d’autres visuels, comme des cartes mentales, des vues SIPOC ou encore des organigrammes hiérarchiques.

Avant même de chercher à construire le diagramme ou la cartographie, il est essentiel d’identifier précisément le processus à représenter pour en couvrir tous les aspects. Pour que la cartographie soit pertinente et donc utile, les personnes en charge de sa réalisation doivent avoir une parfaite connaissance des activités et des opérations de l’entreprise afin de fournir le travail le plus précis possible. 

Pour plus de clarté, prenons l’exemple d’une cartographie des processus RH. Pour que celle-ci soit cohérente, il est important d’identifier en amont les tâches et processus qui entrent en jeu dans le fonctionnement des ressources humaines de l’entreprise, puis de décomposer sur les différentes cartes chaque étape clé du processus de recrutement, de l’évaluation des compétences et de la supervision des performances individuelles. 

Le principe même de la cartographie de processus repose sur l’utilisation de symboles universels compréhensibles de tous. Parce qu’elle obéit à des normes ISO et des bonnes pratiques relatives aux démarches BPM (Business Process Management) et BPMN (Business Process Model and Notation), la cartographie par diagramme utilise souvent des pictogrammes définis précisément, comme : 

• le symbole de processus, représenté par un rectangle, qui indique une action, une tâche ou une opération dans le processus ; 
• le symbole de décision, représenté par un losange, qui marque les moments clés où des choix doivent être faits et qui relie plusieurs branches du flux de processus ; 
• le symbole de direction, modélisé par une flèche, qui indique le déplacement des flux de processus et permet de comprendre l’ordre de progression de chaque processus ; 
• le symbole de terminaison, figuré par des cercles et des ovales, qui marque les zones d’ouverture et de fermeture de chaque processus ; 
• le symbole de connecteur, un élément essentiel à la clarté de la cartographie qui connecte les différentes parties d’un diagramme entre elles ; 
• le symbole de sous-routine, un rectangle avec des côtés doubles qui représente les sous-processus et les tâches récurrentes associés au processus à cartographier ; 
• le symbole d’entrée ou de sortie de données, sous la forme d’un parallélogramme, qui indique chaque point d’entrée et de sortie d’un volume de données selon les étapes du processus ; 
• le symbole de document, modélisé simplement par un dessin de page, qui sert à indiquer qu’un document ou un rapport est produit à cette étape du processus. 

Avec ces symboles, ce sont tous les aspects techniques, humains et matériels d’un processus qui sont représentés, et ce de manière lisible et explicite. 

• Exemples de cartographie des processus

• Exemples de cartographie applicative

• Exemples de cartographie des risques

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les cartographies de processus ne sont pas réservées aux équipes dirigeantes et présentent des avantages à différents niveaux organisationnels. 

Pour les gestionnaires et décideurs, l’utilisation de la cartographie de processus améliore la prise de décision et l’orientation stratégique des activités, notamment pendant les phases de croissance et de transformation que peut connaître l’entreprise. Mais elle peut également avoir un impact significatif sur la façon dont les équipes IT travaillent, puisque l’utilisation d’une cartographie applicative permet une meilleure gestion de l’architecture de chaque système et de ses mises à jour. 

Pour les services de ressources humaines, l’utilisation d’une carte peut être intéressante dans : 

• l’identification des compétences clés ;

• la bonne conduite du processus de recrutement ;

• les activités de formation ;

• la gestion des performances.

De même, pour le département des achats par exemple, les outils de cartographie des achats peuvent contribuer à l’amélioration des chaînes d’approvisionnement en offrant une visualisation claire de chaque étape, de la supply chain, de la réception de commande à la livraison au client.

Au sein d’une entreprise, il existe des interactions non seulement entre les équipes, mais aussi entre les travailleurs, les machines qu’ils utilisent et l’environnement extérieur dans lequel ils évoluent. Cartographier l’ensemble de ces interactions est une excellente manière d’en assurer la pérennité, en axant la représentation autour de 3 éléments principaux : 

• les Hommes : composante principale de votre entreprise, ils doivent être représentés selon leurs rôles et leurs responsabilités grâce au stakeholder mapping et à la cartographie des métiers ; 

• les Machines : essentielles à la réalisation de nombreuses tâches, elles font l’objet d’une cartographie applicative et d’un data mapping propice à l’optimisation du système d’information propre à chaque entité ; 

• l’Environnement : terrain plus ou moins hostile dans lequel l’entreprise évolue, il doit faire l’objet d’une visualisation explicite pour identifier les influences et les menaces potentielles, notamment dans le cadre d’une cartographie des partenaires et d’une cartographie du risque. 

En structurant l’information de manière accessible, la modélisation des processus d’une entreprise par le biais de cartographies est une décision stratégique incontournable qui permet notamment : 

• une meilleure visualisation de l’ensemble des opérations ; 
• une meilleure gestion du risque ; 
• une communication plus efficace entre les individus ; 
• une plus grande efficacité dans la prise de décision. 

Selon l’enjeu qu’elles représentent et le processus qu’elles illustrent, les cartographies peuvent se présenter sous différents formats, récapitulés dans ce tableau.