L’OMG est le consortium international qui gère la norme de notation BPMN. Il décerne la Certification OCEB (Object Management Group Certified Expert in BPM) qui vise spécifiquement la modélisation des processus métier et notamment la maîtrise du BPMN 2. La Certification OCEB est donc un repère dans la conception et l'optimisation des processus métier. 

Cette certification BPM commence par un examen fondamental qui peut être suivi de deux parcours (commercial et technique). Il existe donc 5 degrés de certification : Fundamental,Business Intermediate (BUS INT), Technical Intermediate (TECH INT), Business Advanced (BUS ADV) et Technique avancé (TECH ADV). 

Si l’OMG n’a pas mis en place de certification spécifique sur le standard BPMN 2, certains organismes proposent des formations BPM certifiantes où les apprenants sont familiarisés avec :

• les systèmes de gestion des processus d’entreprise ; 

• l’automatisation ou la digitalisation de processus métier ; 

• la redéfinition et la réorganisation des processus dans un contexte de restructuration d’entreprise ou de changement applicatif. 

Les candidats apprennent également à cartographier et modéliser les processus au moyen de la notation BPMN 2. Ce module pratique fait donc partie de ceux étudiés dans le cadre de ces formations certifiantes BPM.

Suivre une formation BPM permet d’acquérir les outils et les méthodes de la modélisation des processus métier en langage BPMN 2. Cette démarche de formation permet d’optimiser les bénéfices du BPM en harmonisant son utilisation au sein de l’entreprise comme avec les parties prenantes externes. À chaque événement ou activité correspond un modèle porteur d’une information intelligible pour toutes les parties prenantes.

Un diagramme BPMN peut avoir plusieurs niveaux de lecture, l’objectif de la formation est donc aussi d’apprendre la gestion de ces différents niveaux de modélisation.

L’apprenant est donc formé sur les méthodes et les outils utilisés, il apprend comment définir avec précision les processus, les modéliser, les organiser, les mettre en œuvre et les piloter à travers un logiciel BPMN. 

L’apprenant découvre aussi dans quelle mesure un processus métier peut être transformé en application d'entreprise.

Le centre de formation PLB Consultant, formation professionnelle en informatique et management, propose par exemple une formation BPMN 2.0 Foundation Certification, non éligible au CPF. La formation Certification BPMN 2.0 Foundation permet notamment de s'assurer que la modélisation des processus métiers répond au standard de la norme et aux exigences des entreprises.

Plus la formation BPM avec BPMN 2 sera dispensée au sein de l’entreprise, plus elle permettra aux membres d’une équipe comme à différents services de mieux travailler en collaboration, même si leur métier est très différent. 

Dans la mesure où l’objectif du BPMN 2 est de partager un langage commun, tous les acteurs d’un processus peuvent être concernés par la certification BPMN, qu’ils travaillent dans la gestion de projet ou réalisent l'exécution du processus. 

Une certification BPMN s'adresse donc aussi bien à tous les salariés pour les aider à mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise qu’aux personnes spécifiquement en charge de l’amélioration de la qualité des processus métier. 

Pour certains services, la formation BPM avec BPMN 2 est tout particulièrement utile, notamment la Direction métiers, la DSI, la Direction des processus dont l'écriture ou la validation de processus est l‘une des missions.

Elemate vous propose une solution logicielle ludique et ergonomique qui vous permettra de vous approprier le langage BPMN 2 sans avoir besoin de suivre une formation spécifique. 

Dans certains cas, notre équipe est en mesure de proposer des formations ad hoc et personnalisées. Nous recherchons toujours à comprendre la problématique métier du client et nous ajustons le contenu et la durée de nos formations en fonction du niveau de détail ou de granularité attendus. Si nécessaire, nous pouvons vous recommander des partenaires qui viendront former vos équipes et qui seront en mesure de résoudre de potentiels problèmes inhérents à vos processus métiers via BPM/BPMN et Elemate.

Les formations personnalisées que nous dispensons sont très orientées pratique, dans le but de créer une plus-value immédiate pour votre entreprise. 

Notre tarif s'élève à environ 3k € la demi-journée d’atelier personnalisé pour 10 personnes.

Les organigrammes les plus fréquents sont :

• l’organigramme plat ; 

• l’organigramme hiérarchique, qui suit une structure verticale divisée en plusieurs niveaux ; 

• l’organigramme matriciel, qui permet de modéliser l’organisation de l’entreprise en faisant figurer les différentes équipes qui travaillent de façon parallèle. Plusieurs chefs de projet peuvent être attachés à une même équipe.

L’intérêt de l’organigramme est de mettre en évidence les différents acteurs d’un processus et les relations qui existent entre eux. Le langage BPMN permet de produire des organigrammes dans lesquels chacun situe mieux sa place dans l’organisation globale, ses interlocuteurs directs et dans quelle phase d’un processus son action s’inscrit.

On peut distinguer trois niveaux d’organigramme BPMN en ligne. Le diagramme BPMN basique est utile à des fins de communication, car il offre une vision globale d’un processus métier. Les diagrammes BPMN intermédiaires et avancés peuvent être exécutés.

Dans ce diagramme en ligne, on trouve généralement un événement de début, un événement de fin, ainsi qu’une ou plusieurs activités abstraites (commande, publication d’une annonce, etc.). Ces différents éléments sont reliés par un flux séquentiel. Les branchements représentés sont de type exclusif ou parallèle. 

Il est possible d’ajouter au diagramme des annotations, des objets de données si l’on veut apporter davantage de précisions au processus représenté.

Ce modèle d’organigramme est utilisé pour modéliser des processus métier incluant des : 

• tâches manuelles ; 

• tâches utilisateurs ;

• tâches de service ; 

• des sous-processus.  

Les branchements figurant dans le diagramme complexe sont de type inclusif. 

La progression du processus est représentée par des flux par défaut ou des flux de messages. 

On peut trouver dans les diagrammes intermédiaires des comportements spéciaux comme : 

• des messages;

• une minuterie ;

• un signal ; 

• un lien.  

Si les logiciels ont d’abord été vendus sous forme de licence, de nombreux logiciels sont désormais accessibles en SaaS (Software as a Service) pour faire un organigramme.

Lorsqu’un utilisateur achète la licence d’un logiciel, il en devient propriétaire et peut le télécharger sur un ou deux postes de travail. Dans le cadre d’un logiciel en ligne, l’utilisateur souscrit à un abonnement mensuel ou annuel qui lui donne accès au service depuis n’importe quel ordinateur, sans avoir besoin de télécharger le logiciel. L’utilisateur peut aussi payer à l’usage. Lorsque l’entreprise ne souhaite plus utiliser de logiciel SaaS, il lui suffit de suspendre ou de résilier son abonnement. 

Dans les deux cas, l'utilisateur reste propriétaire de ses données.

Utiliser un logiciel en ligne de création de diagrammes présente de nombreux avantages.

Un logiciel SaaS est disponible depuis tous les systèmes d’exploitation à condition de disposer d’une connexion internet, là où un logiciel sous licence est souvent limité à un seul système d’exploitation.

Le logiciel est accessible depuis n’importe quel poste de travail, au sein de l’entreprise comme en télétravail. Le SaaS répond davantage aux modes de travail actuels. 

Un logiciel en ligne peut être utilisé simultanément depuis plusieurs ordinateurs, contrairement au logiciel sous licence qui nécessite une licence supplémentaire pour que deux collaborateurs ou plus puissent travailler en même temps sur le logiciel. 

Il n’est pas nécessaire de télécharger le logiciel ni de l’installer sur un poste de travail. L’espace de stockage interne, que ce soit celui de l’ordinateur ou du serveur de l’entreprise, n’est donc pas mobilisé.

Les mises à jour, maintenances et sauvegardes sont effectuées automatiquement par le logiciel en ligne, l’utilisateur n’est donc pas soumis à des coûts supplémentaires pour utiliser son outil.

Outre le fait que les mises à jour soient effectuées automatiquement, l’utilisation d’un logiciel SaaS garantit que tous les utilisateurs, au sein d’un même service comme dans différents sites, disposent de la même version du logiciel. Cela facilite la collaboration des salariés et la fluidité des workflows. 

La synchronisation des données est instantanée.

Ne serait-ce que par sa représentation graphique plutôt que par la rédaction textuelle, la formulation d'un processus métier avec un logiciel BPMN facilite la collaboration entre les différents acteurs. Les modèles à utiliser sont présélectionnés, le travail collaboratif consiste à définir les séquences et l’ordre d’apparition des éléments à placer, mais le risque de dispersion de l’information est limité. 

En concentrant les parties prenantes sur les éléments essentiels au process et en les allégeant sur la mise en forme, l'engagement de chaque partie prenante est plus directement sollicité.

Grâce au logiciel BPMN, l'information se trouve centralisée. L'utilisation de la norme BPMN permet d'homogénéiser les supports. Il est facile de les actualiser en cas d'évolution du processus ou modification de l'environnement de l'entreprise. Enfin, l'information est exploitable par toutes les personnes qui y ont accès. 

Lors de la réalisation d'un audit, le diagramme BPMN 2.0 présente un réel intérêt pour la livraison d'un livrable clair, concis, exhaustif. Éditer un diagramme BPMN 2.0 au début de la prestation prouve au client que le consultant a bien analysé l'organisation et ce support permet de préciser certains points si besoin. 

Si l'entreprise a déjà fait, en interne, ce travail de documentation, le consultant gagne du temps dans la compréhension de l'organisation et de ses processus, il identifie rapidement les responsables et peut affiner son travail d'analyse sur cette base préétablie.

Sous la forme du modèle objet, l'analyse du processus est facilement réalisable. Il est plus simple aussi de l'optimiser. L'entreprise gagne ainsi en efficacité et en rentabilité.

Le Business Process Model and Notation (BPMN) est la norme de référence pour représenter le modèle objet BPM. Cette norme est gérée par l’Object Management Group (OMG), organisme international à l’origine également de la norme UML. La version BPMN 2.0, utilisée aujourd'hui, a été éditée en 2013.

Le langage BPMN nécessite au préalable d'identifier les séquences successives d’un processus métier et de distinguer les différents éléments qui interviennent.

Parmi les objets de flux, on retrouve les événements, les activités (tâches, sous-processus, transactions et activités appelantes) ainsi que les passerelles. 

Dans le cadre d’un processus de facturation, l’événement de début sera par exemple l’envoi de la commande au client et l’événement de fin la modélisation du paiement de la facture.

À cette catégorie appartiennent les entrées de données, les sorties de données, la collecte de données, le stockage de données.

Pour un process de recrutement, une entrée de données marque l’exigence de recueillir le CV du candidat.

Les objets de connexion concernent les flux de séquence, les flux de messages, et les associations.

Une piscine représente une entité au sein de laquelle les couloirs, ou swimlanes, permettent de regrouper visuellement des objets. Les couloirs sont séparés pour marquer la distinction entre les différents aspects et rôles joués dans un processus.

Les groupes et annotations textuelles aident le lecteur à mieux visualiser et comprendre un processus BPMN. 

• Les symboles circulaires font partie des objets de flux. Un événement de début par exemple est représenté par un cercle fin tandis qu'un événement de fin est illustré par un cercle épais. Les messages sont représentés par une enveloppe au sein du symbole circulaire ;

• Les activités BPMN (tâche, sous-processus, transaction, appel) sont modélisées au moyen d'un rectangle. Une tâche est le premier niveau d'une activité, elle correspond donc au rectangle basique ;

• La page cornée accompagnée d'une flèche correspond aux objets de données ; 

• Une ligne droite flèche pointant dans l'ordre indique les objets connectés ; 

• Les branchements, qui séparent et combinent des flux, sont illustrés par un losange ; 

• Une boîte rectangulaire englobant des activités représente une piscine ; 

• Les artefacts sont mentionnés grâce à des notes textuelles.

Il est très facile de rentrer dans une démarche de modélisation de vos processus métier, plus encore si vous utilisez un logiciel BPMN : 

• Commencez par analyser le champ d'application de votre processus : quel est son objet ? Que doit-il faire d'un point de vue supérieur ? ;

• Définissez le périmètre de votre processus  : quel est son début, sa fin, ses limites ? Vous en déduirez ainsi un nom parlant ;

• Identifiez les différentes étapes de votre processus et les rôles qui vont y être joués ;

• Choisissez une structure proposée par le logiciel Elemate par exemple ; 

• Intégrez les activités ; 

• Définissez vos swimlanes par rôles ;

• Intégrez des branchements pour préciser en quoi les activités sont liées les unes aux autres et pour formaliser divers chemins possibles.

L'objectif du diagramme BPMN est de faciliter la perception et la compréhension d'un process métier. Le diagramme doit donc être simple, sobre et tenir idéalement sur une page.

Il est extrêmement aisé, notamment avec un logiciel d’organigramme en ligne comme Elemate, de présenter un processus au niveau macro et d'utiliser les notions de sous process pour accéder à plus de détail si nécessaire, sans encombrer le graphique.

La modélisation d'un process métier est possible aussi sans avoir recours à la BPMN, bien que fortement déconseillée. Nous vous invitons à utiliser le standard BPMN dans la réalisation de votre modèle objet pour que sa compréhension soit accessible à tous les participants et qu'il puisse être facilement intégré au SI de l'entreprise. 

La norme BPMN permet à tous les intervenants, du responsable métier, au développeur jusqu'à l'utilisateur final, de mobiliser le même langage. C'est ainsi que l'exécution d'un process métier pourra être ensuite automatisée.

Associez les différents acteurs d'un process métier dans la construction du diagramme : si votre diagramme doit être inséré dans le système d'information de l'entreprise et automatisé, nous vous conseillons d'impliquer les utilisateurs finaux dans sa conception en évitant de les mettre devant le fait accompli, ce qui compromettrait leur adhésion. L'affichage en ligne de nage permet notamment à chacun de voir clairement son rôle dans une activité donnée.

Vous souhaitez que votre entreprise s'approprie progressivement la démarche et le langage BPMN : commencez par former une équipe pilote pour modéliser puis automatiser un processus. À travers l'expérience de ce groupe pilote, les autres départements et équipes pourront percevoir les gains en termes de temps, de communication et de fluidité des workflows.

La plateforme de BPMN en ligne est un support de documentation, de collaboration et de gestion. Vous êtes une entreprise du BTP, dans l'industrie, le transport ou la logistique ? Vous savez combien les processus sont essentiels.

Chez Elemate, notre objectif est de vous accompagner, ainsi que toutes les entreprises qui traversent des phases de transformation, croissance, évolution ou transmission. 

C’est ce qui a guidé la création de notre logiciel BPM online.

Grâce au logiciel BPM online, vous pourrez facilement réaliser une cartographie et rapidement renseigner vos activités, en précisant les responsabilités de chacun au sein de l'entreprise, la manière dont les tâches sont accomplies, au moyen de quels outils, à travers quels objets, en suivant quelles règles, avec quels risques, créer un événement, etc. 

Dans un diagramme BPMN, la notation de modélisation de processus est codifiée. À chaque type d'activité, tâche, événement et chaque étape correspond un symbole. Grâce à la norme BPMN, la modélisation de ces éléments est standardisée et tous les acteurs comprennent les symboles modélisés, événements, objets de flux, couloirs, ou encore artefacts avec notation.

Travailler avec un logiciel qui intègre la norme BPMN vous garantit un rendu harmonisé de façon à faciliter la communication, mais aussi la formation de vos équipes. 

La représentation par diagrammes de votre organisation est la première des étapes vers l'automatisation de vos process, sous réserve de les intégrer dans votre système d'informations. C'est aussi là tout l'intérêt de la norme BPMN qui permet de modéliser des diagrammes qui pourront être lus et appliqués par des ordinateurs pour qu’ils soient automatisés. 

Renseignez, dans votre logiciel de BPMN en ligne, les informations inhérentes aux process ou modes opératoires de votre entreprise et transformez-les, grâce au logiciel, sous forme de diagrammes de flux !

Nous avons conçu un outil pour l'ensemble de l'entreprise, qu'il s'agisse des RH, de la finance, des achats ou de la conformité et qui ne s'adresse pas uniquement à une verticale, un département ou une équipe sur un projet spécifique, peut-être temporaire.

Elemate se conforme à la norme BPMN, ce qui assure un langage commun et permet à tous de lire, comprendre et appliquer la même chose à chacune des étapes d'un process. 

Nos diagrammes de flux et documents associés sont enrichis de représentations graphiques supplémentaires comme les notions de risques, d'entrées, de sorties, et de partenaires. 

Nous vous accompagnons pour approfondir les informations qui constituent un processus afin de gagner en précision et en efficacité.

Toutes les données (personnes, outils, événements, risques, tâches) sont connectées. En un clic, vous pouvez passer d'une vue macro d'un processus à une vue micro et naviguer constamment entre les sujets, toujours dans le même contexte, sans avoir besoin de changer d'outil ou d'interface.

Notre outil permet une capture d'informations en temps réel pendant une réunion et génère instantanément la mise en forme automatique d’un diagramme de flux et les procédures associées.

Une fois l'information structurée et enrichie dans notre outil, les utilisateurs peuvent facilement accéder aux données pertinentes en fonction de leur rôle.

Les données sont rendues simplement accessibles, visibles et interactives pour les utilisateurs.

Un logiciel BPMN permet de modéliser de façon exhaustive et structurée, sans écrire de texte ni devoir laborieusement éditer un dessin avec les contraintes graphiques habituelles, des processus parfois complexes, afin d’en obtenir une vision globale. Le format BPMN permet d’ajouter par la suite d’éventuels éléments manquants. 

Cette démarche permet d’expliquer simplement un processus en le modélisant grâce aux éléments graphiques adaptés à l'organisation en entreprise et de le documenter facilement. Avec le logiciel BPMN d’Elemate, vous pouvez présenter votre travail grâce à de multiples formats d’affichage générés instantanément (export Word, PDF, etc..). 

Le BPMN offre un cadre normé, qui s’adapte aux spécificités de votre organisation. L’utilisation d’un langage commun et répandu le rend facilement exploitable dans les différents services et départements de l’entreprise, mais aussi avec ses prestataires externes. 

La norme reconnue internationalement (BPMN) définit des formes et des modèles graphiques adaptés: 

• rectangles pour les tâches et activités ; 

• cercles pour les événements ;

• flèches pour les connexions et interactions ; 

• losanges pour illustrer des séquences avec des chemins multiples ; 

• piscines et lignes de nage pour distribuer les rôles et responsabilités. 

Toutes les notions, métriques, règles, risques et contrôles à intégrer sont représentés par les artefacts, permettant ainsi de décrire les activités de l’entreprise dans leur contexte. 

Le support édité sous forme de diagramme de flux est clair et concis, avec une qualité et une précision comparables à celles d’un livrable produit par un expert. De plus, il peut être modifié autant que nécessaire, au niveau de détail souhaité, en restant toujours propre et lisible. Dans le cadre d’un processus complexe, il est possible de produire des versions macro ainsi que des visuels plus précis.

Le BPMN s’inscrit dans un contexte où la direction de l’entreprise veut plus responsabiliser ses collaborateurs et leur permettre de davantage se centrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 

Dans une démarche BPMN, l’entreprise capitalise sur le travail de chacun : tout collaborateur a accès à la compréhension des activités, peut réaliser des analyses contextualisées et procéder à des mises à jour simplifiées par la complétude des informations disponibles. Grâce à cet outil collaboratif, il est possible de distribuer le travail selon les expertises et disponibilités.

L’information est centralisée et harmonisée, les différents processus sont connectés entre eux, ce qui permet de fluidifier le travail en collaboration des équipes. L’entreprise y gagne en efficacité. 

Pour un même processus, il est possible de construire des diagrammes à travers différents prismes comme celui de la Qualité, de la Cybersécurité, de la DSI pour mieux apprécier leur interaction. La démarche BPMN permet de connecter plusieurs processus entre eux.

Les outils BPMN permettent à l’utilisateur d’intuitivement compléter un diagramme de flux existant avec les fonctions comme “glisser/déposer” une forme, ajouter une étape en un clic, ou encore modifier un libellé. 

De plus, un manager peut, après avoir défini les grandes lignes d’un processus, laisser la main à son équipe pour enrichir les informations relatives à chacun directement sur l’espace de travail. 

Lors de l'intégration de nouveaux salariés, à l'occasion d'un audit de l'entreprise ou lors de la mise en place d'un contrat avec un fournisseur, vous pouvez être amené à expliquer ou documenter un processus métier. 

Cette présentation n'est pas aisée, notamment dans le cadre de process métier complexes faisant intervenir une pluralité d'acteurs. Il n'est pas évident non plus de souligner l'importance de certaines actions, comme notamment un contrôle nécessitant une validation, et de notifier avec précision à quel moment elles interviennent. 

Mieux qu'une longue présentation textuelle, nécessitant des allées et venues dans l'explication, ou qu'un croquis sur une feuille de papier, la réalisation d'un diagramme BPMN a pour objectif de représenter, de manière exhaustive, synthétique et propre, le séquencement d'un process en soulignant avec précision à quel moment interviennent les différents acteurs, leurs responsabilités, les éventuels documents associés.

Au sein d'un diagramme, il est possible de modéliser chaque événement, chaque tâche, ainsi que le début de chaque activité afin de pouvoir suivre en direct le déroulement du process, où que l'on soit dans l'entreprise. 

La réalisation d'un BPMN est bien souvent plus simple que la réalisation d'un diagramme UML, autre technique de modélisation des architectures d'entreprise, pour schématiser un processus métier.

La représentation normée des formes graphiques rend le diagramme BPMN  exploitable durablement par l'ensemble des collaborateurs qui en maîtrisent les codes. En effet, la norme BPMN définit les différents types de symboles utilisés dans les diagrammes pour la modélisation et la notation standard des éléments : 

• Objets de flux (événements, activités, passerelles ) sont représentés par des symboles (resp. circulaires, rectangulaires, losanges) ; 

• Objets de données (entrées de données, sorties de données, collecte de données, stockage de données) sont symbolisés par une page cornée ou un cylindre ;

• Connecteurs (flux de séquence, flux de message, association) ont pour modèle une ligne (pleine ou pointillée, fléchée ou non) pointant dans l'ordre des activités à accomplir. 

D'autres modèles encore existent, comme le symbole "Message" qui permet de déclencher l'exécution d'un processus, de fluidifier les processus intermédiaires ou de marquer la fin d'un processus. Ces types de messages, et les modèles correspondants, trouvent une utilité plus grande encore quand les diagrammes sont intégrés au système d'information de l'entreprise pour automatiser le process et appuyer le management.

Un même processus peut impliquer différents départements ou services. Cette transversalité se remarque par exemple lors d’un processus de gestion de commande qui nécessite l’intervention du service commercial, du service de dépôt, du service expédition et du service financier pour la facturation.

L’organisation est différente selon le management des services, en fonction du nombre d’employés, de leur temps de travail, des lieux d’implantation des locaux, etc. Les termes utilisés et les outils mobilisés sont différents aussi selon le cœur de métier de chaque entité et il est parfois compliqué de travailler en collaboration. 

Pour décrire un processus, certains salariés vont utiliser Word et rédiger beaucoup de textes, d’autres vont employer Excel. La représentation d’un processus n’est spontanément pas la même pour toutes les parties prenantes, qui n’en ont pas toujours une vision globale.

L’utilisation de la norme de notation BPMN est pertinente pour offrir à chacun une vision d’ensemble du processus. Grâce à ce langage commun, toutes les parties prenantes peuvent participer à la définition du processus, à l’élaboration de son design, à ses revues et améliorations. Toutes les séquences sont détaillées étape par étape. L'exécution du processus est aisée. 

Chaque intervenant peut renseigner dans le diagramme ses activités et chacun peut les comprendre sans qu’il y ait d’ambiguïté. Chaque tâche est attribuée à un responsable et les interactions entre les parties sont clairement représentées. Un modèle standard unique est utilisé pour modéliser un événement, ou des objets de connexion, ou encore un message, des branchements, une piscine et ses couloirs. 

Elemate a de plus l’avantage de permettre une collaboration : 

• des parties prenantes synchrones : l’utilisation du logiciel peut faire l’objet d’une réunion en présentiel durant laquelle les membres de l’équipe travaillent en même temps sur l’outil ; 

• asynchrone : chacun ajoute des éléments à sa convenance en un seul et même endroit. 

Votre entreprise capitalise collectivement l’expérience individuellement acquise par les salariés. Le départ de l’un d’entre eux représente donc une perte indéniable si la transmission de son savoir-faire, de son expérience et de ses compétences n’a pas été anticipée. Une démission peut être parfois brutale et laisse l’entreprise perdante, notamment si la personne avait un poste de dirigeant et qu’elle maîtrisait des compétences transversales.

Modéliser régulièrement et fréquemment, en langage BPMN, des processus métier constitue progressivement une banque de données intelligibles pour tous les salariés, même pour les remplaçants d’un poste laissé vacant longtemps. Il est donc conseillé de formaliser des processus en BPMN à chaque fois que l’occasion se présente (brief d’un employé, revue de process, brainstorms) pour capitaliser ainsi l’effort et le temps consacré. Contrairement à un tableau blanc que l’on efface après la présentation, la matière reste et ne doit pas être créée à nouveau lorsque le processus doit être répété. Cette base peut même être complétée par la suite par d’autres acteurs qui maîtrisent ce même langage BPMN.

Un poste peut rester longtemps vacant et, si rien n’a été laissé par le salarié en poste précédemment, le successeur doit commencer à travailler en ne partant de rien. Il  maîtrisera son poste et sera efficace qu’après plusieurs semaines, voire plusieurs mois. 

Le support destiné à recueillir un savoir-faire n’est pas souvent normalisé et, si les successeurs n’ont pas été un minimum familiarisés avec les codes utilisés par la personne en poste, l’information peut être perdue faute d’être exploitable.

La modélisation d'un processus métier tend à synthétiser les informations pour en donner une représentation rapidement compréhensible et à produire un langage commun à toutes les personnes concernées par le process. La norme BPMN a permis de standardiser les logigrammes et a rendu cette modélisation perceptible à tous les participants d'un process, quel que soit le moment de leur intervention (conceptualisation ou réalisation, contrôle qualité, relations commerciales). Le standard BPMN est aussi utilisé pour les outils sollicités lors des formations de nouveaux acteurs dans un process.

Par processus métier, on entend la définition d'un ensemble structuré de tâches, d'interventions humaines ou d'actions automatisées, accomplies afin d’atteindre un objectif particulier qui a été préalablement défini. Le processus métier s'inscrit donc tant dans un travail de gestion de projet que de suivi de la production.

Grâce à cette méthode, l'essentiel de l'information est affiché au moyen d'un langage standardisé que toutes les parties prenantes peuvent assimiler. Cet outil est pertinent quand des informations techniques nécessitent d'être partagées et intégrées dans un processus global. Il est ainsi possible de souligner l'intention finale et les étapes de sa réalisation. La norme BPMN est de fait une référence dans la formalisation visuelle des process.

Dans le cadre d'une organisation complexe, le BPMN allège la charge de mémorisation pour les participants : grâce à la synthèse et à la modélisation, la représentation des process est facilement affichable et rapidement perceptible.

Dans le cadre d'une défaillance dans le processus, la modélisation met en évidence le manquement et permet d'analyser la problématique qu'il soulève. De même, par la rationalisation des processus, l'entreprise gagne en efficacité et peut envisager une réduction de ses coûts opérationnels.

De même, grâce à l'automatisation des process métier, certaines tâches comme l'envoi des factures sont automatisées dès lors que la phase précédente, la fabrication notamment, est validée ce qui soulage le service client de l'entreprise ou de l'organisation.

Cette méthode de modélisation permet aussi d'identifier les moyens d'optimiser l'efficacité des participants. Grâce à cette modélisation, l'intégration d'événements ou de nouveaux éléments est facilitée et, dans la mesure où elle permet de gagner en agilité, elle devient un avantage concurrentiel pour l'entreprise.

Des formations dispensées aux nouveaux salariés à l'application courante dans la production, le BPMN est une clé pour favoriser une analyse effective, adopter un langage commun, parvenir à une compréhension fine des process et la mise en place d'une communication fluide pour leur réalisation dans tous les services de l'entreprise.

La norme BPMN permet une meilleure gestion des processus métier, car elle permet une formalisation claire des activités, une visualisation rapide de l'ensemble du processus, une normalisation efficace de l'organisation et une automatisation productive du business. Il est possible, grâce à cette modélisation, de rechercher d'avantage d'amélioration dans le process, l'automatisation de certains processus, et de veiller à leur évolution dans le temps. Enfin, grâce au standard BPMN, il est possible de modifier à tout moment le process métier, en ajoutant par exemple un contrôle qualité s'il n'y en avait pas précédemment.

Dans un diagramme, chaque symbole a une interprétation unique, ce qui permet donc à toutes les parties prenantes d'avoir une même lecture d'un processus métier. Dans une démarche BPM, cette norme commune permet aux différents intervenants de comprendre instantanément les processus représentés, construire un échange fluide et aboutir à une collaboration efficace. Chacun, de l’opérateur métier à l'exécutant technique, a ainsi une visibilité sur le séquencement des activités de l'entreprise et peut inscrire son intervention personnelle dans une dynamique commune.

Pour que les process métiers soient fluides de la phase de conception et de modélisation, à leur mise en œuvre, et enfin à leur contrôle qualité, plusieurs éléments sont codifiés par le standard BPMN tels que des symboles utilisés, la syntaxe, la sémantique et les règles d’usage.

Le diagramme BPMN contient cinq types d'éléments pour les diagrammes de process métiers :

• Objets de flux : événements, activités, passerelles ;

• Objets de données : entrées de données, sorties de données, collecte de données, stockage de données ;

• Connecteurs : flux de séquence, flux de message, association ;

• Piscines et lignes de nage : entités, rôles et responsabilités ;

• Artefacts : groupes, annotations textuelles.

À chaque élément correspond une représentation graphique spécifique.

Les objets de flux caractérisent une étape dans un processus métier.

Les événements sont représentés par des symboles circulaires, qui peuvent contenir d'autres symboles qui varient selon le type d'événement. Un événement est un élément déclencheur qui initie, modifie ou marque la fin d'un process.

Les activités sont symbolisées par un rectangle aux angles arrondis et représentent une ou plusieurs tâches accomplies par un individu ou un système. Les passerelles, appelées aussi branchements ou portes logiques, sont représentées par des losanges et illustrent l’orientation du flux, potentiellement conditionnée par les étapes précédentes.