La cartographie des processus en entreprise, un outil de compétitivité

Dans un monde des affaires complexe où les entreprises ont parfois du mal à se repérer, diverses formes de cartographies d'entreprise offrent un aiguillage très précieux. Plus qu'une simple représentation des processus, elles agissent comme des cartes géographiques de votre organisation, reliant les "villes" qui composent votre entreprise (départements, fonctions, processus) et délimitant leurs "périmètres" (champs de compétences, domaines de responsabilité, etc.) pour mettre en lumière les interdépendances entre les services et les métiers.

La cartographie des parties prenantes, par exemple, offre une vision claire des influences externes et internes, cruciale pour la gestion stratégique. La cartographie des risques se concentre sur l'identification et la gestion proactive des potentiels obstacles et défis. De même, la cartographie des compétences aide à visualiser et à planifier le développement des talents au sein de l'organisation.

Ces cartographies, en représentant visuellement des aspects organisationnels souvent nébuleux, permettent l'identification, non seulement des axes d’amélioration stratégiques, mais aussi des flux (de personnes, de compétences ou d’informations) qui naviguent entre chaque composante de votre organisation. En somme, elles constituent des outils inestimables pour une gestion et une planification organisationnelle efficace et stratégique.

Si la cartographie de processus joue un rôle prépondérant dans la représentation des activités d’une entreprise, il est toutefois important de souligner l’existence d’autres types de cartographies, associées à des besoins spécifiques. Pour cartographier leur organisation et avoir une vision holistique celle-ci, les entreprises peuvent par exemple avoir recours à :

• des organigrammes, qui illustrent explicitement les structures organisationnelles et les strates hiérarchiques ; 
• des cartes de visualisation des risques, qui permettent d’identifier les dangers en amont pour mieux gérer les situations de crise ; 
• des cartographies de parties prenantes, qui mettent en lumière les relations et les interdépendances entre plusieurs groupes, services et individus. 

Grâce à la puissance de sa base de données, Elemate vous permet par exemple de cartographier votre organisation de la façon la plus fidèle possible, mais aussi de générer automatiquement d’autres cartographies et d’autres visuels, comme des cartes mentales, des vues SIPOC ou encore des organigrammes hiérarchiques.

Avant même de chercher à construire le diagramme ou la cartographie, il est essentiel d’identifier précisément le processus à représenter pour en couvrir tous les aspects. Pour que la cartographie soit pertinente et donc utile, les personnes en charge de sa réalisation doivent avoir une parfaite connaissance des activités et des opérations de l’entreprise afin de fournir le travail le plus précis possible. 

Pour plus de clarté, prenons l’exemple d’une cartographie des processus RH. Pour que celle-ci soit cohérente, il est important d’identifier en amont les tâches et processus qui entrent en jeu dans le fonctionnement des ressources humaines de l’entreprise, puis de décomposer sur les différentes cartes chaque étape clé du processus de recrutement, de l’évaluation des compétences et de la supervision des performances individuelles. 

Le principe même de la cartographie de processus repose sur l’utilisation de symboles universels compréhensibles de tous. Parce qu’elle obéit à des normes ISO et des bonnes pratiques relatives aux démarches BPM (Business Process Management) et BPMN (Business Process Model and Notation), la cartographie par diagramme utilise souvent des pictogrammes définis précisément, comme : 

• le symbole de processus, représenté par un rectangle, qui indique une action, une tâche ou une opération dans le processus ; 
• le symbole de décision, représenté par un losange, qui marque les moments clés où des choix doivent être faits et qui relie plusieurs branches du flux de processus ; 
• le symbole de direction, modélisé par une flèche, qui indique le déplacement des flux de processus et permet de comprendre l’ordre de progression de chaque processus ; 
• le symbole de terminaison, figuré par des cercles et des ovales, qui marque les zones d’ouverture et de fermeture de chaque processus ; 
• le symbole de connecteur, un élément essentiel à la clarté de la cartographie qui connecte les différentes parties d’un diagramme entre elles ; 
• le symbole de sous-routine, un rectangle avec des côtés doubles qui représente les sous-processus et les tâches récurrentes associés au processus à cartographier ; 
• le symbole d’entrée ou de sortie de données, sous la forme d’un parallélogramme, qui indique chaque point d’entrée et de sortie d’un volume de données selon les étapes du processus ; 
• le symbole de document, modélisé simplement par un dessin de page, qui sert à indiquer qu’un document ou un rapport est produit à cette étape du processus. 

Avec ces symboles, ce sont tous les aspects techniques, humains et matériels d’un processus qui sont représentés, et ce de manière lisible et explicite. 

• Exemples de cartographie des processus

• Exemples de cartographie applicative

• Exemples de cartographie des risques

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les cartographies de processus ne sont pas réservées aux équipes dirigeantes et présentent des avantages à différents niveaux organisationnels. 

Pour les gestionnaires et décideurs, l’utilisation de la cartographie de processus améliore la prise de décision et l’orientation stratégique des activités, notamment pendant les phases de croissance et de transformation que peut connaître l’entreprise. Mais elle peut également avoir un impact significatif sur la façon dont les équipes IT travaillent, puisque l’utilisation d’une cartographie applicative permet une meilleure gestion de l’architecture de chaque système et de ses mises à jour. 

Pour les services de ressources humaines, l’utilisation d’une carte peut être intéressante dans : 

• l’identification des compétences clés ;

• la bonne conduite du processus de recrutement ;

• les activités de formation ;

• la gestion des performances.

De même, pour le département des achats par exemple, les outils de cartographie des achats peuvent contribuer à l’amélioration des chaînes d’approvisionnement en offrant une visualisation claire de chaque étape, de la supply chain, de la réception de commande à la livraison au client.

Au sein d’une entreprise, il existe des interactions non seulement entre les équipes, mais aussi entre les travailleurs, les machines qu’ils utilisent et l’environnement extérieur dans lequel ils évoluent. Cartographier l’ensemble de ces interactions est une excellente manière d’en assurer la pérennité, en axant la représentation autour de 3 éléments principaux : 

• les Hommes : composante principale de votre entreprise, ils doivent être représentés selon leurs rôles et leurs responsabilités grâce au stakeholder mapping et à la cartographie des métiers ; 

• les Machines : essentielles à la réalisation de nombreuses tâches, elles font l’objet d’une cartographie applicative et d’un data mapping propice à l’optimisation du système d’information propre à chaque entité ; 

• l’Environnement : terrain plus ou moins hostile dans lequel l’entreprise évolue, il doit faire l’objet d’une visualisation explicite pour identifier les influences et les menaces potentielles, notamment dans le cadre d’une cartographie des partenaires et d’une cartographie du risque. 

En structurant l’information de manière accessible, la modélisation des processus d’une entreprise par le biais de cartographies est une décision stratégique incontournable qui permet notamment : 

• une meilleure visualisation de l’ensemble des opérations ; 
• une meilleure gestion du risque ; 
• une communication plus efficace entre les individus ; 
• une plus grande efficacité dans la prise de décision. 

Selon l’enjeu qu’elles représentent et le processus qu’elles illustrent, les cartographies peuvent se présenter sous différents formats, récapitulés dans ce tableau.