Améliorer la productivité de vos collaborateurs, limiter les pertes de temps et le gaspillage, s’inscrire dans une démarche qualité ou encore simplifier l’organisation interne de votre entreprise : pour tout cela, la cartographie des processus peut être un allié précieux.
La cartographie des processus est un modèle graphique qui représente les différents process de votre entreprise, et met ainsi en lumière toutes les interactions entre les différents acteurs, flux et produits. Bien menée, cette vision globale vous permet d’initier une politique d’amélioration continue pour gagner en compétitivité.
Peu importe la taille de votre entreprise : cartographier vos processus est une étape incontournable. Toutefois, en fonction des besoins d’analyse, de la nature des flux et de vos objectifs finaux, il vous faudra privilégier une méthode plutôt qu’une autre. Comment la choisir ?
Découvrez dans cet article les principaux outils de cartographie et comment les mettre en œuvre.
La cartographie des processus : qu’est-ce que c’est ?
Un processus est l’ensemble des tâches et activités mobilisant des ressources pour aboutir à la transformation d’éléments d’entrée en éléments de sortie. Toutes ces étapes sont interdépendantes, et peuvent aussi bien concerner les processus métier (le cœur d’activité de l’entreprise) que les processus de management (l’organisation d’un service transversal, par exemple).
Ainsi, la carte est la représentation graphique de l’articulation de toutes les étapes du processus entre elles : elle peut revêtir différentes formes, telles qu’un organigramme ou un schéma, en fonction de l’analyse que vous souhaitez mener.
Cartographier les processus consiste à identifier des éléments clés de l’entreprise pour mettre en valeur leurs flux et dépendances : le choix d’une méthode adaptée est donc primordial. Voici les principaux outils à votre disposition, selon vos besoins et objectifs.
La norme BPMN, la référence pour les processus métier
La norme de modélisation des processus métier, appelée BPMN d’après son acronyme anglais Business Process Model and Notation, est l’un des standards pour la codification et l’usage des symboles liés aux processus métier au sein d’un diagramme. Particulièrement populaire, la référence internationale ISO s’appuie sur cette norme pour établir son standard relatif aux technologies de l’information.
L’usage du standard BPMN permet d’accroître la communication au sein de vos équipes et facilite la mise en place d’une démarche qualité. Combiné à un logiciel de cartographie performant, ce travail peut être en grande partie automatisé, vous libérant du temps et des ressources pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.
Pour en savoir plus, découvrez notre article sur la norme de référence BPMN.
Une grande polyvalence grâce au diagramme UML
Le langage de modélisation unifié, ou UML (Unified Modeling Language), propose un ensemble de diagrammes répartis en deux catégories : les diagrammes structurels, davantage tournés vers le côté technique et les diagrammes comportementaux, où l’accent est mis sur les interactions.
L’un des principaux intérêts du système UML est son efficacité, rendue possible par la pluralité de ses approches. Une équipe, une entreprise partenaire ou un client, tous étrangers aux manières de faire de votre organisation, peuvent facilement appréhender un processus, même complexe, grâce à ce système de cartographie.
L’optimisation de vos processus avec la VSM
La Value Stream Mapping (VSM) ou cartographie de la chaîne de valeur en français, est une solution idéale pour cartographier les différents flux au sein d’un processus. Toutes les étapes nécessaires à la fabrication d’un produit ou la livraison d’un service sont dans un premier temps identifiées et répertoriées.
Les flux sont ensuite représentés visuellement à l’aide de symboles : matériaux, marchandises, mais aussi flux d’informations sont matérialisés sur le diagramme. Cette modélisation des données permet alors d’identifier toute étape qui ne produirait pas de valeur ajoutée, afin de l’éliminer et donc d’accroître l’efficacité du processus.
La gestion des processus avec le SIPOC : focus sur les participants
Utilisé pour la mise en place d’une démarche qualité et dans les politiques d’amélioration continue, le SIPOC conjugue les cinq composantes qui font son acronyme. Les fournisseurs (Suppliers), ressources et informations d’entrée (Inputs), Processus (Process), produit ou service fourni à l’issue du processus (Outputs), et client ou utilisateur final (Customers) sont mis en relation dans cet outil de cartographie.
L’emploi d’un tel diagramme s’inscrit dans la méthodologie Lean. Consultez notre article dédié à la méthode SIPOC pour en savoir plus.
Mener une cartographie des processus efficace
Pour être pertinente, la cartographie en entreprise doit posséder certaines caractéristiques, et ce indépendamment de la méthode choisie.
Tout d’abord, la précision est essentielle : le processus doit être clairement défini en amont. Si l’analyse est trop simple, vous n’apprendrez rien d’utile. À l’inverse, un processus dont le périmètre n’est pas strictement délimité fait courir un risque de s’éparpiller, et une carte peu claire ne sera pas utilisée par vos équipes.
Pour cette raison, il convient d’impliquer au maximum toutes les parties prenantes : votre processus est décrit de manière exhaustive, et vous favorisez la communication au sein de votre entreprise, tout en facilitant l’adoption de l’outil de cartographie.
Les étapes clés pour une cartographie des processus réussie
Une fois le processus à cartographier déterminé, la première étape consiste à identifier les objectifs et attendus de cette analyse. D’apparence anodine, cette démarche est importante car elle peut vous permettre de repenser entièrement un processus.
Vient ensuite l’étape de la collecte des données relatives au processus. Consultez toutes les parties prenantes impliquées de près ou de loin dans chacune des tâches et activités qui composent le processus.
La façon de procéder pour la suite de l’analyse dépend de vos objectifs et de l’outil choisi pour réaliser votre cartographie. De manière générale, il convient de noter les grandes étapes pour obtenir une vision d’ensemble avant de revenir plus en détail sur chacune d’elles.
Enfin, utilisez les symboles appropriés suivant la norme retenue pour schématiser le processus et achever votre carte.
Cartographie des processus : quel outil utiliser ?
Quel que soit le domaine d’activité de votre entreprise, la finalité de la cartographie des processus reste le gain de temps et l’efficacité. Pour cette raison, il est important de ne pas chercher l’extraordinaire : un logiciel de cartographie polyvalent et accessible vous aidera à atteindre vos objectifs.
Découvrez la solution Elemate : grâce à une intégration poussée des symboles standardisés propres au langage UML et à la norme BPMN, vous pouvez commencer à cartographier vos processus de manière intuitive. Pas besoin de formation poussée ou de partir de zéro : les modèles intégrés dans le logiciel sont modifiables pour vous permettre de démarrer au plus vite !
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