Exemples BPMN : représentez, analysez et améliorez vos processus métier

Découvrez avec Elemate plusieurs exemples où le BPMN induit une démarche plus efficace, explicite et performante que d'autres méthodes pour décrire les flux constituant vos process métier, représenter un workflow, l’améliorer ou encore l’automatiser.

Le BPMN est pertinent pour structurer puis expliquer le process de recrutement d'un collaborateur à l'ensemble des intervenants, de l’expression du besoin par le manager à la signature du contrat au niveau de la Direction des Ressources Humaines. 

Ce process métier implique différentes entités au sein de l'entreprise, appelle la validation de responsables au sein de plusieurs services et induit le circuit de documents qui doivent être visés et signés à des étapes successives ou concomitantes. 

La représentation BPMN de cette séquence de tâches permet en toute simplicité de décrire les étapes, de distribuer les rôles, d'envisager les outils et documents nécessaires et d'aligner les parties sur les règles à suivre.

Un autre exemple de la pertinence du BPMN est lorsque l'on forme un collègue sur un process pour un remplacement, dans le cadre d'un départ définitif de l'entreprise ou simplement pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise en période de congé.

Si certaines entreprises ont déjà formalisé leurs process métier, il est nécessaire de fréquemment les mettre à jour et de les enrichir. Corriger ou amender des documents au format texte (Word, PDF, UML, etc.) est souvent laborieux sans que le résultat final ne soit réellement satisfaisant. 

Il est souvent compliqué de retrouver le document source, parfois créé par une personne qui n'est plus dans l'entreprise, la version du logiciel utilisé peut avoir évolué rendant le format du document inexploitable.

À l'inverse, un logiciel BPMN simplifie l'actualisation des process métier : toutes les informations sont centralisées au niveau du logiciel, les formats des documents et des symboles sont harmonisés grâce à la norme BPMN et il est possible de modifier les process métiers en glissant/déposant une forme, en ajoutant une étape en un clic, ou encore en modifiant un libellé.

Travailler avec le BPMN permet à un manager de créer l'adhésion de ses collaborateurs en capitalisant sur le travail de chacun. Un manager peut dessiner l’ossature du processus qu’il doit documenter puis confier aux équipes opérationnelles, selon les expertises et disponibilités, le soin de compléter les informations pertinentes directement sur l’espace de travail. Chaque collaborateur peut renseigner les activités le concernant et modifier le diagramme si besoin. La mise à jour se fait automatiquement pour tous les collaborateurs.

Faire une cartographie des processus de management que l'on puisse mettre en parallèle avec celle des processus de support permet de souligner dans quelle mesure leurs fonctionnements sont interdépendants et contribuent ensemble à la création de valeur de l’entreprise. 

Le BPMN apporte un langage commun qui, mieux qu'un dessin, permet aux différentes entités de réellement apprécier leur complémentarité lors d’événements communs, lus habituellement à travers des prismes différents. 

Outre la création d'une plus grande synergie, le BPMN facilite aussi l'intégration d'une action apparemment isolée au sein d'un processus global, avec notamment la possibilité de jongler entre la vision macro/micro d'une organisation. 

L'établissement d'une liste de processus qui peuvent intéresser un RSSI devient un vrai défi si l'on ne s'appuie pas sur un outil ergonomique, mettant facilement en évidence les points de contact business/RGPD par exemple. 

Le BPMN est utile pour mieux confronter deux perceptions qui peuvent sembler étrangères pour mieux améliorer une relation, qui peut être celle d'un patient avec son médecin comme un commercial avec son client. Le diagramme BPMN permet de représenter ce que doit accomplir un acteur (le médecin par exemple) et de positionner son interface (le patient) en le rendant lui aussi acteur du processus.

Si les actes médicaux sont faciles à identifier et à représenter, ce que peut vivre un patient, la réponse faite à certaines prises en charge n'est pas toujours aisée à signifier sans une modélisation. À travers le BPMN, on peut notamment faire figurer les points de contact lors de l’acte médical et représenter les réponses potentielles du patient.

Cette approche BPMN est un soutien pour former ou réfléchir aux améliorations possibles dans de nombreux contextes.

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Grâce au BPMN, les commerciaux et le SAV peuvent ainsi améliorer un processus de gestion des retours clients en collaboration grâce à une modélisation harmonisée, partagée et facile à actualiser pour que tous les collaborateurs aient accès aux mises à jour simultanément. 

Alors que le document statique traditionnel qui servait à représenter les procédures était rapidement obsolète et donc délaissé, les équipes apprécient de collaborer en direct sur un document vivant, actualisé et explicite. Établir un support de formalisation n’est donc plus une contrainte subie puisqu'il est généré automatiquement par le logiciel BPMN et qu’il crée du lien entre les équipes.

Lors du départ brutal d’un salarié, même si le tuilage n’a pu être réalisé, l’entreprise a accès à une ressource permettant de réorganiser rapidement les équipes pour que le processus se déroule de façon fluide et que cela n’ajoute pas de pression aux urgences déjà nombreuses du quotidien. Un bon logiciel de BPMN connecté à l’entreprise permettra en un clic de retrouver le savoir-faire de cette personne, de mesurer l’impact de son départ, de gérer les risques inhérents et de former son successeur.

Sans une démarche d’harmonisation, les documents produits au sein d’une entreprise diffèrent entre les services, quand ce n’est pas d’un salarié à l’autre. 

Le format n’est pas toujours identique et le degré de précision des informations n’est pas égal, ce qui rend difficile leur classement par ordre de priorité ou d’importance. La forme, notamment quand il y a beaucoup de texte, peut rendre le fond difficilement perceptible. Nombre d’entre eux peuvent être obsolètes faute d’une mise à jour régulière.  

La démarche BPMN vise à décrire systématiquement tout type d’activité à travers des tâches et leurs responsables, des flux, des outils, des événements, des entrées/sorties de données, des partenaires et des règles ou cas d’usage. Cette architecture permet d’harmoniser et d’encourager l’exhaustivité des informations critiques. 

Grâce à la démarche BPMN, l’information est alors visible et accessible pour tous, à tout moment. Un logiciel comme Elemate permet éventuellement de générer des documents ou visuels qui viennent aider l’utilisateur dans son quotidien (procédure, mode opératoire, présentation, diagrammes, organigrammes).

En s’appliquant à harmoniser les supports de communication, leur rédaction est de plus en plus rapide puisque l’utilisateur en maîtrise davantage les codes, de même que leur lecture et leur compréhension. Cela représente un réel gain de temps et de simplicité puisque les codes et la façon de modéliser le processus sont définis une fois pour toutes, pour tous départements ou expertises confondues : ils ne font plus l’objet d’un débat quelconque.

Au-delà de l’assistance technique que le BPMN apporte à l’utilisateur, cette démarche l’aide à produire une information organisée, qualitative et complète dont la mise en forme sera automatisée.

Que ce soit lors de la construction d’une application métier comme la gestion des feuilles de temps par exemple, en vue de la digitalisation ou de l’automatisation d’un processus, le responsable métier va commencer par décrire un fonctionnement. L’informaticien va ensuite se l’approprier pour le coder, le développer et l’intégrer. 

Si le responsable métier travaille sur des supports qui ne peuvent pas être directement implémentés (Word, Excel, etc.), leur transcription en langage informatique va prendre du temps, va nécessiter de potentiels va-et-vient et peut laisser passer des erreurs. Lors des allers-retours de cadrage, chacun va devoir faire un effort pour s’ajuster à la forme de communication de son interlocuteur, ce qui peut générer des incompréhensions et une perte d’efficacité. 

Grâce au BPMN, le métier peut produire un support de documentation précis et complet qui sera directement exploitable par l’informaticien. Norme de notation internationale et reconnue, le BPMN permet une interopérabilité forte : plusieurs systèmes (hommes ou machines) vont alors pouvoir collaborer nativement et s’échanger des informations BPMN.

Le BPMN permet plusieurs niveaux de lecture d’un processus : la compréhension est rapide dans les grandes lignes, et il est possible de faire un zoom spécifique sur tel ou tel point nécessaire à la construction d’une fonctionnalité. 

Grâce à ce travail collaboratif, le risque de surprise lors de la livraison de l’application est limité et les utilisateurs finaux disposent d’une documentation qui va accompagner leur prise en main.