La norme de modélisation des processus métiers, appelée Business Process Model and Notation (BPMN), désigne une norme codifiée relative à une méthode d’organisation. Ainsi, le standard BPMN régit une façon de modéliser un processus graphiquement afin qu'il soit explicite pour tous les participants. Ce modèle objet illustre, de manière ordonnée et séquentielle, les étapes nécessaires pour réaliser une activité (ensemble de tâches), accompagner un projet de transformation, clarifier les rôles et responsabilités de chacun des acteurs.
Le standard BPMN permet ainsi à une entreprise ou une organisation de produire, sous forme de diagramme, la représentation visuelle d'un processus spécifique de A à Z. Tous les acteurs d'un processus ont accès à une synthèse claire, intuitive et compréhensible pour chacun, quels que soient leurs rôles dans l’organisation et le processus. Un ingénieur, comme un manager d'équipe, un technicien comme des intervenants extérieurs à l'entreprise peuvent avoir, via le BPM, une connaissance et une compréhension immédiates des processus représentés et construire un échange sur des références communes grâce à la norme BPMN.
Enfin, le standard Business Process Management and Notation facilite l'automatisation des workflows dans une organisation, ce qui permet de suivre en simultané l'évolution d'un process en cours, de régler très rapidement les éventuels points bloquants et d'optimiser son efficacité.
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Origines du BPMN
Nous devons le développement de la norme BPMN à la Business Process Management Initiative (BPMI) qui a fusionné avec l'Object Management Group (OMG) en 2005. La mission du consortium international OMG est de standardiser et de promouvoir le modèle objet. En 2011, le groupe a édité la norme BPMN 2.0, devenue ensuite Business Process Model and Notation. La BPMN forme la référence internationale ISO/CEI 195103 depuis juillet 2013 pour la modélisation des process métier.
Utilisation du BPMN
Grâce à la normalisation des modèles, les processus vont pouvoir être compris aussi bien par des personnes que par des systèmes d’information : les moteurs de workflow peuvent en effet automatiser l’exécution de processus grâce à un langage d’exécution BPEL (Business Process Execution Language). Grâce au standard BPMN et au développement de l’automatisation des workflows, une entreprise ou une organisation va pouvoir transformer les processus métier en processus applicatif et ainsi optimiser son exécution. Les conséquences directes sont la compréhension collective des responsabilités et attentes de chacun, conduisant à l'amélioration de la productivité, et l'augmentation de la satisfaction client.
Lien entre processus métier et BPMN
La modélisation d'un processus métier tend à synthétiser les informations pour en donner une représentation rapidement compréhensible et à produire un langage commun à toutes les personnes concernées par le process. La norme BPMN a permis de standardiser les logigrammes et a rendu cette modélisation perceptible à tous les participants d'un process, quel que soit le moment de leur intervention (conceptualisation ou réalisation, contrôle qualité, relations commerciales). Le standard BPMN est aussi utilisé pour les outils sollicités lors des formations de nouveaux acteurs dans un process.
Définition du processus métier
Par processus métier, on entend la définition d'un ensemble structuré de tâches, d'interventions humaines ou d'actions automatisées, accomplies afin d’atteindre un objectif particulier qui a été préalablement défini. Le processus métier s'inscrit donc tant dans un travail de gestion de projet que de suivi de la production.
Pourquoi utiliser une modélisation des processus métier
Une représentation modélisée d'un process métier permet d'acquérir rapidement, grâce à des visuels efficaces, une perception globale et séquencée de tâches analysées au préalable. La BPMN est donc un levier pour une meilleure coordination entre les participants d'un processus en cours et favorise une plus grande réactivité opérationnelle.
L’entreprise peut réaliser des gains de temps conséquents sur la documentation préalable à la mise en œuvre de process métiers, les états des lieux de début et de fin sont facilités ainsi que les points d'étape.
Le standard BPMN, la modélisation au service de la coordination
Mise en évidence des flux d'informations nécessaires à la réalisation d'un processus
Grâce à cette méthode, l'essentiel de l'information est affiché au moyen d'un langage standardisé que toutes les parties prenantes peuvent assimiler. Cet outil est pertinent quand des informations techniques nécessitent d'être partagées et intégrées dans un processus global. Il est ainsi possible de souligner l'intention finale et les étapes de sa réalisation. La norme BPMN est de fait une référence dans la formalisation visuelle des process.
Dans le cadre d'une organisation complexe, le BPMN allège la charge de mémorisation pour les participants : grâce à la synthèse et à la modélisation, la représentation des process est facilement affichable et rapidement perceptible.
La modélisation, vecteur de compétitivité pour l'entreprise
Dans le cadre d'une défaillance dans le processus, la modélisation met en évidence le manquement et permet d'analyser la problématique qu'il soulève. De même, par la rationalisation des processus, l'entreprise gagne en efficacité et peut envisager une réduction de ses coûts opérationnels.
De même, grâce à l'automatisation des process métier, certaines tâches comme l'envoi des factures sont automatisées dès lors que la phase précédente, la fabrication notamment, est validée ce qui soulage le service client de l'entreprise ou de l'organisation.
Cette méthode de modélisation permet aussi d'identifier les moyens d'optimiser l'efficacité des participants. Grâce à cette modélisation, l'intégration d'événements ou de nouveaux éléments est facilitée et, dans la mesure où elle permet de gagner en agilité, elle devient un avantage concurrentiel pour l'entreprise.
Fluidifier les relations avec les partenaires grâce à la norme BPMN
Le standard BPMN est vecteur d'interopérabilité entre plusieurs entités utilisant différents outils. En effet, la norme BPMN est utile aussi dans le cadre d'une externalisation de l'activité puisque les process métiers peuvent être partagés sur plusieurs sites d'un même groupe, voire aux fournisseurs ou aux sous-traitants. Grâce à la norme BPMN, tous les participants ont une visibilité sur l'ensemble du process et savent aussi à qui s'en référer dans le cadre d'un problème quelconque.
Le standard BPMN, un outil pour faire évoluer son organisation
Des formations dispensées aux nouveaux salariés à l'application courante dans la production, le BPMN est une clé pour favoriser une analyse effective, adopter un langage commun, parvenir à une compréhension fine des process et la mise en place d'une communication fluide pour leur réalisation dans tous les services de l'entreprise.
Gestion de vos processus métier
La norme BPMN permet une meilleure gestion des processus métier, car elle permet une formalisation claire des activités, une visualisation rapide de l'ensemble du processus, une normalisation efficace de l'organisation et une automatisation productive du business. Il est possible, grâce à cette modélisation, de rechercher d'avantage d'amélioration dans le process, l'automatisation de certains processus, et de veiller à leur évolution dans le temps. Enfin, grâce au standard BPMN, il est possible de modifier à tout moment le process métier, en ajoutant par exemple un contrôle qualité s'il n'y en avait pas précédemment.
Améliorer sa communication interne grâce à la norme BPMN
Dans un diagramme, chaque symbole a une interprétation unique, ce qui permet donc à toutes les parties prenantes d'avoir une même lecture d'un processus métier. Dans une démarche BPM, cette norme commune permet aux différents intervenants de comprendre instantanément les processus représentés, construire un échange fluide et aboutir à une collaboration efficace. Chacun, de l’opérateur métier à l'exécutant technique, a ainsi une visibilité sur le séquencement des activités de l'entreprise et peut inscrire son intervention personnelle dans une dynamique commune.
Faire évoluer l'organisation grâce au BPMN
À l'heure où les métiers évoluent en permanence, la norme BPMN facilite la mise à jour de la représentation visuelle et la modélisation des process. Qu'il s'agisse de projets de transformation, d'harmonisation de process, d'un audit, d'une certification ou d'une formation, la norme BPMN facilite chacune des phases dans lesquelles peut intervenir une pluralité d'acteurs (humains ou technologiques) aux compétences diverses, toujours au service de l'animation et l’optimisation de votre organisation.
Logigrammes des BPMN 2.0
Pour que les process métiers soient fluides de la phase de conception et de modélisation, à leur mise en œuvre, et enfin à leur contrôle qualité, plusieurs éléments sont codifiés par le standard BPMN tels que des symboles utilisés, la syntaxe, la sémantique et les règles d’usage.
Le diagramme BPMN contient cinq types d'éléments pour les diagrammes de process métiers :
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Objets de flux : événements, activités, passerelles ;
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Objets de données : entrées de données, sorties de données, collecte de données, stockage de données ;
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Connecteurs : flux de séquence, flux de message, association ;
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Piscines et lignes de nage : entités, rôles et responsabilités ;
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Artefacts : groupes, annotations textuelles.
À chaque élément correspond une représentation graphique spécifique.
Objets de flux
Les objets de flux caractérisent une étape dans un processus métier.
Les événements sont représentés par des symboles circulaires, qui peuvent contenir d'autres symboles qui varient selon le type d'événement. Un événement est un élément déclencheur qui initie, modifie ou marque la fin d'un process.
Les activités sont symbolisées par un rectangle aux angles arrondis et représentent une ou plusieurs tâches accomplies par un individu ou un système. Les passerelles, appelées aussi branchements ou portes logiques, sont représentées par des losanges et illustrent l’orientation du flux, potentiellement conditionnée par les étapes précédentes.
Objets de données
Les objets de données apportent des informations liées au recueil, au partage, à la collecte et au stockage des données.
Les entrées de données, symbolisées par une page cornée et une flèche vide vers la droite, caractérisent des tâches dépendantes des données : le processus ne peut se poursuivre tant que des données spécifiques ne sont pas recueillies. Les sorties de données, page cornée et une flèche pleine vers la droite, sont utilisées pour marquer le moment où sont générées des données par le processus. La collecte de données est illustrée par une page cornée et trois lignes centrales pleines en bas.
Le conteneur est l'icône du stockage de données pour indiquer l’emplacement de collection des données recueillies, traitées et consultées, symbolisant la persistance de l’information en dehors de l’exécution du process.
Connecteurs
Les flux de séquences sont symbolisés par une ligne droite fléchée pointant dans l'ordre des activités à accomplir.
Les flux de messages relient différentes pistes sur le diagramme, ce qui symbolise le partage d'une information qui traverse les séparations au sein d'une entité, comme différents services d’une entreprise par exemple. Ils sont symbolisés par une ligne en pointillés avec un cercle au départ et une flèche à la fin.
La ligne en pointillés est aussi le symbole de l'association qui relie un artefact ou une annotation textuelle à un événement, une activité ou une entrée de données.
Piscine
Dans une piscine, on trouve dans chaque couloir (swimlane) la mention d'un des principaux participants ou des rôles d'un processus ainsi que ses activités qui peuvent être classées grâce aux corridors. La piscine peut être utilisée dans un autre service, voire même un partenaire externe, à condition qu'ils soient bien liés au processus. Les swimlanes permettent aussi d'identifier les responsables des différentes parties du process.
Artefacts
Dans les artefacts, on retrouve les groupes, correspondant au regroupement logique d'activités sans incidence sur le déroulement du diagramme, caractérisés par des cadres à bordures pointillées. Une annotation apporte, sous forme de texte introduit par une accolade, des explications succinctes sur une partie du diagramme.
Modélisation BPMN de vos processus métier avec Elemate
Elemate vous accompagne pour réaliser la modélisation des processus métier de votre entreprise. Notre logiciel est un outil idéal pour la création de vos diagrammes, cartographies, cartes mentales : les différents symboles et formes BPMN sont accessibles sur votre workspace. Il suffit de les sélectionner et de les placer sur votre diagramme par un simple glisser-déplacer, de les aligner et ajuster le positionnement.
Notre modèle est intuitif et ergonomique, nous mettons à votre disposition notre expertise pour entrer dans la démarche BPMN et modéliser vos processus même si vous n’avez pas de compétence technique dans ce domaine. Elemate dessine vos process de façon simple, utile et exploitable et vous rend accessible un panel élargi d’éléments indispensables pour préciser et détailler vos diagrammes. Vos supports de travail seront ainsi bien plus clairs, complets et représentatifs qu’un document produit avec un logiciel de modélisation gratuit en ligne. Passez de l’oral à l’écrit, puis au visuel, facilement et instantanément. Avec Elemate, la modélisation devient accessible à tous, chacun de vos collaborateurs sera capable d’enrichir de façon ludique un travail collectif de documentation. Le partage de ces supports de travail est aussi aisé que leur lecture, par des personnes ou des systèmes d’information.
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