« L’erreur est humaine » : lorsqu’il s’agit d’améliorer les flux en entreprise, cette phrase pèse de tout son poids. À l’heure où le digital et la dématérialisation s’imposent comme des mesures incontournables, l’automatisation de processus doit être mise en place avec une rigueur chevronnée. Au bout du tunnel : l’efficacité opérationnelle.
Les technologies et logiciels utilisés visent en effet rapidité, qualité et standardisation. Quelles sont les étapes nécessaires pour réussir cette transformation ? Comment faire pour minimiser les risques et réduire les irritants ? Quelles tâches sont concernées par cette évolution matérielle et informatique ? Parlons ensemble de RPA (Robotic Process Automation), de DPA (Digital Process Automation), et d’IA pour viser l’optimisation métier.
Quels sont les enjeux de l’automatisation de processus ?
L’automatisation des processus consiste à digitaliser et optimiser les flux de travail au sein d’une entité. Ses objectifs sont au nombre de trois :
- Diminuer les coûts ;
- Augmenter l’efficacité ;
- Améliorer la qualité des services ou des produits.
Parfois aussi appelée digitalisation des processus, cette méthode élimine notamment les tâches répétitives à faible valeur ajoutée. Elle réduit ainsi le temps nécessaire à l’exécution de ces dernières et minimise les erreurs humaines. Tout ceci tend vers un but ultime : optimiser la fiabilité du système dans son intégralité.
RPA vs DPA
Les notions de RPA (Robotic Process Automation) et de DPA (Digital Process Automation) sont aisément confondues par les non-initiés.
La RPA se concentre sur l’automatisation des tâches répétitives par des robots logiciels. La DPA, quant à elle, repose sur une vision plus large. En effet, elle vise à optimiser l’ensemble du processus digital, pas seulement la partie software. L’approche DPA n’est donc pas uniquement orientée workflow automation au moyen d’applications : elle se base aussi sur les interactions humaines.
Les bénéfices de la robotisation des process
Les avantages de l’amélioration des processus concernent autant les employés d’une société que l’efficacité de l’entité elle-même sur son marché :
- Réduction de la consommation de ressources humaines ;
- Déblocage de temps pour ces ressources ;
- Diminution des risques d’erreur ;
- Amélioration de la qualité des résultats ;
- Standardisation des processus ;
- Optimisation de la réactivité aux changements externes (nouvelles normes, audits à passer, etc.).
Exemples d’automatisations de processus
Des entreprises de divers secteurs ont déjà constaté les atouts significatifs de l’automatisation des processus. Voici quelques exemples concrets :
| Secteur | Type de tâche digitalisée | Bénéfice retiré |
| BTP | Saisie des temps de chantier par les ouvriers | Plus de papier, réduction d’erreurs ou de doublon sur le planning |
| SAV | Assignation d’une demande client à un opérateur au moyen d’un ticket | Réduction du délai de réponse, précision de la requête accrue |
| Finance | Génération automatique d’un tableau de bord pour le reporting | Amélioration de la productivité, diminution du risque d’anomalies |
Quels sont les processus métier à automatiser ?
Critères de sélection
Les processus particulièrement adaptés à l’automatisation des processus présentent les critères suivants :
- Fréquence de la tâche élevée ;
- Risque d’erreur significatif.
Les processus financiers répétitifs, comme la facturation, sont des candidats idéaux. Hormis leur caractère monotone, ils sont critiques pour la bonne santé de l’entreprise.
Analyse préalable
Réaliser une analyse détaillée et préalable des processus existants est une étape incontournable. Cela permet de détecter les inefficacités, les redondances, et les points de friction. Un outil très utile à ce stade est la méthode SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Elle cartographie rapidement une opération en identifiant les principales parties prenantes et phases clés.
Priorisation
La priorisation des tâches à transformer est essentielle pour l’efficacité de l’automatisation des processus. Il est conseillé de commencer par celles qui offrent le meilleur retour sur investissement.
Les 5 stades de l’automatisation de processus
1. Analyse et cartographie des process
La première étape dans l’automatisation des processus consiste à analyser et cartographier les opérations existantes. Cette démarche permet :
- D’obtenir une vision claire de chaque flux métier ;
- D’identifier les travaux redondants ou inefficaces ;
- De préparer le terrain pour les phases ultérieures.
Ce faisant, vous détecterez notamment les goulots d’étranglement et les opportunités d’amélioration.
2. Automatisation basique des tâches manuelles
Cette étape implique l’automatisation de tâches simples et répétitives, souvent à l’aide de solutions de RPA. L’objectif est de libérer du temps pour les employés, et réduire les erreurs associées aux processus manuels.
3. Intégration des systèmes
L’intégration des différents systèmes et applications est essentielle pour créer un flux de travail cohérent. Cette phase clé permet notamment de relier sans discontinuités les différents outils utilisés par des services qui travaillent ensemble : ERP, CRM, WMS et autres.
Elle éliminera également les silos d’information. Vous améliorerez ainsi la collaboration entre les équipes et prendrez de meilleures décisions stratégiques.
4. Optimisation via l’intelligence artificielle
Ce n’est plus un secret : l’intelligence artificielle joue un rôle de plus en plus important dans la sphère professionnelle. Elle rend les processus plus pertinents et autonomes. Contrairement à la simple exécution de tâches répétitives, l’IA permet :
- D’analyser les données en temps réel ;
- De détecter les anomalies ;
- De proposer des solutions proactives.
Enfin, elle ouvre la porte à l’hyperautomatisation. Cette dernière combine plusieurs technologies avancées avec des outils de workflow management. Son objectif est de connecter chaque élément de la chaîne en se reposant sur une notion adaptative.
Par conséquent, les flux de travail dynamiques s’ajustent automatiquement aux bouleversements opérationnels ou aux besoins du marché. L’hyperautomatisation transforme ainsi les procédures métiers en leviers stratégiques pour l’innovation et la croissance.
5. Évaluation de l’automatisation des processus
Une fois les processus automatisés en place, il est essentiel d’évaluer leur efficacité. Cette phase repose sur deux piliers : la gestion du changement et la mesure du succès.
L’automatisation des processus peut susciter une résistance humaine, souvent due à la peur de perdre son emploi. Un plan fonctionnel doit inclure :
- La formation du personnel pour utiliser les nouveaux outils ;
- Une communication claire sur les avantages ;
- L’identification des résistances pour mieux impliquer les équipes ;
- La définition d’indicateurs de performance (KPI) adaptés ;
- La mise en place de contrôles initiaux pour valider l'efficacité des automatisations.
Investir dans l’automatisation des processus n’est qu’un début. Il vous faudra aussi rester à l’écoute des évolutions technologiques pour renforcer votre compétitivité. Quelles seront vos prochaines décisions pour tirer pleinement parti de cette transformation ?
Zoom sur la cartographie initiale des process avec Elemate
Il existe de nombreux outils performants sur le marché pour vous aider à automatiser vos processus métiers. Des plateformes comme Make ou Zapier permettent de connecter facilement vos applications, tandis que les solutions no code/low code offrent la possibilité de créer des automatisations sur mesure, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.
Notre conseil chez Elemate : avant de vous lancer dans l'automatisation, commencez par cartographier précisément vos processus actuels. Impliquez les parties prenantes dans un brainstorming afin d’identifier ce qui pourrait être automatisé et quels bénéfices vous en tirerez. Pensez aux avantages comme la réduction de la charge mentale, la diminution des erreurs humaines, des tâches plus stimulantes, ou encore un gain de temps précieux. En modélisant clairement vos attentes vis-à-vis de l'automatisation, vous réduisez les risques de mauvaises surprises et maximisez vos résultats.
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