Imaginez une entreprise qui réussit à réduire ses délais de livraison tout en améliorant la qualité de ses produits. Ou qui parvient à diminuer sa consommation en ressources tout en augmentant sa capacité de production. Ces réussites ne sont pas le fruit du hasard : elles sont le résultat d’une démarche précise d’optimisation des processus. Cette dernière concerne divers aspects. Parmi elles : la performance financière, la gestion des moyens, l’impact environnemental et la sécurité au travail. Optimiser ses process se traduit par des méthodes normées et accessibles à tous les acteurs des flux métier. Quelles sont-elles ? Comment les mettre en application ? Voici les fondements de ce bon réflexe qui pourrait bien révolutionner votre quotidien professionnel.
Qu’est-ce que l’optimisation de processus ?
L’optimisation des processus consiste à améliorer de manière continue un ensemble d’activités au sein d’une entreprise. Elle a plusieurs objectifs :
- Amélioration de la qualité ;
- Augmentation de la rapidité ;
- Performance financière ;
- Gestion des ressources ;
- Impact environnemental ;
- Sécurité des salariés.
Un célèbre exemple en ce sens est celui de Toyota. La société a en effet transformé ses procédures avec la méthode du Lean Manufacturing :
- Stratégies de production Juste-à-temps (JAT) ;
- Philosophie Kaizen (propositions venant des employés) ;
- Organisation de l’espace de travail en 5 S (Sort, Set in order, Shine, Standardize et Sustain).
Enfin, l’optimisation de process s’accompagne presque toujours de la digitalisation des processus, qui facilite en effet le management des entreprises et tend vers plus d’efficacité.
Les domaines clés d’amélioration et les méthodes associées
Amélioration de la qualité
L’approche Six Sigma ou le Total Quality Management (TQM) permettent d’améliorer la qualité en éliminant les défauts et en standardisant les chaînes d’actions. Certains outils mathématiques facilitent la visualisation des étapes critiques.
C’est notamment le cas du diagramme d’Ishikawa. Aussi appelé “diagramme en arêtes de poisson” ou “principe de causes et effets”, cet outil aide les équipes à organiser leurs idées lors d’une séance de brainstorming. Il devient donc plus aisé de cibler les domaines nécessitant des changements.
De son côté, le diagramme de Pareto repose sur la règle du 80/20 : 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. En d’autres termes, un petit nombre de facteurs contribue de manière significative à un contexte donné. Il invite à prendre du recul pour se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Augmentation de la rapidité
Reprenons l’exemple de Toyota : le Lean Management et le JAT sont des méthodes efficaces visant à éliminer les gaspillages et réduire le temps d’attente en production.
De manière générale, le principe du workflow automation est une solution idéale pour automatiser les tâches répétitives et simplifier le quotidien opérationnel. Elle s’appuie sur la cartographie des flux de valeur existants.
Performance financière
Des méthodes d’optimisation des processus telles que l’analyse coût-bénéfice ou le Activity-Based Costing (ABC) aident à comprendre où se trouvent les coûts majeurs, et donc à les réduire. L’objectif est d’identifier les activités consommatrices en moyens humains et matériels, pour ajuster les budgets de manière plus rationnelle.
Gestion des ressources
Une gestion efficace des ressources est essentielle pour éviter les gaspillages. L’automatisation et la rationalisation des processus, via des logiciels BPM (Business Process Management), permet notamment une planification plus précise.
Impact environnemental
L’optimisation des processus inclut également l’écoconception, le réemploi et la circularité. En intégrant des pratiques durables comme la norme ISO 14001, vous alignerez votre stratégie économique à vos objectifs écologiques.
La certification ISO 45001 permet de renforcer la santé et la sécurité au travail. En détectant les risques de manière proactive, les entreprises protègent leurs employés tout en évitant les arrêts de production causés par des accidents.
7 étapes pour mettre en œuvre l’optimisation de processus dans l’entreprise
Identification des processus à optimiser
La première étape consiste à identifier les process qui offrent le plus grand potentiel d’amélioration. Cela peut être fait en :
- Analysant les indicateurs clés de performance (KPI) ;
- Écoutant les retours des clients ;
- Ciblant les problèmes récurrents dans l’entreprise.
Pour une bonne vue d’ensemble, pensez à utiliser des outils de cartographie des processus ainsi que des vues macro permettant de mieux cibler les chantiers prioritaires.
Analyse des performances actuelles
Avant d’optimiser, il faut comprendre l’existant. Utilisez des données précises pour étudier vos points forts et vos faiblesses. L’analyse de la chaîne de valeur est un bon début. La méthode SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) peut également vous aider à visualiser les interactions entre différents éléments du processus et garantir que toutes les parties prenantes sont bien incluses.
Définition des objectifs d’amélioration
Pour vous fixer des objectifs, pensez SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Vous ferez en sorte que vos efforts d’optimisation soient clairs et bien orientés. Chaque intention doit refléter les priorités de l’entreprise (productivité, réduction des coûts ou satisfaction client).
Sélection des méthodes et outils appropriés
Pour réussir à optimiser des processus, il faut bien évidemment choisir des méthodes et outils adaptés. Nous en avons déjà évoqué plusieurs :
- L’Activity-Based Costing pour baisser les coûts ;
- Le Lean Management pour gagner en rapidité ;
- Les logiciels BPM pour automatiser les flux ;
- Etc.
Prenez le temps d’évaluer quelle stratégie est la meilleure pour votre entité, quitte à vous faire aider par un expert.
Mise en œuvre des changements
Une fois les solutions identifiées, il est temps de les déployer. L’utilisation de technologies comme le workflow management permet de suivre l’avancement des changements, tout en garantissant que chaque étape est bien exécutée.
Pour garantir l'adhésion des employés, il est essentiel de mettre en place une communication efficace et des formations adaptées. L'utilisation d'outils visuels est particulièrement recommandée pour aider les équipes à se familiariser avec les nouveaux processus.
Suivi et évaluation des résultats
Pour être efficace, chaque action menée dans le cadre de l’optimisation des processus doit être évaluée. Comparez ainsi les performances réalisées avec les objectifs initiaux. Si les résultats ne sont pas à la hauteur, des ajustements peuvent être nécessaires.
Pérennisation des améliorations
Les nouveaux process validés doivent maintenant être intégrés dans la routine professionnelle. Mettez en place des procédures de contrôle pour que les gains obtenus deviennent pérennes.
L’optimisation des processus n’est pas une démarche ponctuelle. Au contraire, c’est la première pierre sur le chemin de l’amélioration continue. Sa pertinence réside dans sa capacité à être personnalisable. Après tout, chaque entreprise est unique !
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