Pour gagner en productivité et améliorer les processus en vigueur dans une entreprise ou organisation, il faut au préalable les comprendre et les maîtriser en profondeur. Face à la multiplicité des acteurs, services, étapes et contraintes, ce questionnement est parfois difficile à mettre en place.
À la suite d’observations minutieuses et exhaustives menées dans les années 1960, le constructeur automobile Toyota a renversé les manières de faire sur ses chaînes de production. Les méthodes que l’on connaît depuis sous le nom de toyotisme ont rendu possible une production de qualité à flux tendu, ainsi que l’élimination de procédures de suivi chronophages et peu qualitatives.
Plusieurs outils et techniques peuvent vous aider dans l’analyse de processus en vigueur au sein de votre entreprise. La solution logicielle Elemate vous permet notamment de cartographier d’abord l’ensemble de vos activités afin d’obtenir une vision globale des processus, puis de rentrer au niveau de détail souhaité. Les outils annexes tels que les diagrammes de flux, RACI, SIPOC et autres VSM facilitent ensuite votre réflexion vers la digitalisation, l’automatisation et l’amélioration de ces processus.
Analyser vos manières de faire vous permettra d’identifier vos forces, mais aussi vos faiblesses : goulets d’étranglement, gaspillage de matières premières, perte d’information, ou encore dilution des responsabilités sont autant d’écueils évitables.
Découvrez ou redécouvrez l’importance de l’analyse de processus grâce à des cas d’usage concrets.
Qu’est-ce que l’analyse de processus ?
L’analyse de processus est une démarche dont la finalité est la compréhension des processus métier en vue de leur optimisation. Tous les éléments qui les composent sont passés au crible : entrées, sorties, activités et tâches sont ainsi étudiées, et pour cela décomposées en étapes, autorisations, contrôles, intervenants internes et externes, objectifs visés et résultats. Cette analyse intègre également la circulation des données et des informations entre les collaborateurs, ainsi que tous les outils et technologies nécessaires à la production.
Étant polyvalente, l’analyse de processus peut aussi bien étudier tour à tour la gestion des ressources et matières premières utilisées pour un cycle de production, l’amélioration du bilan carbone de l’entreprise, ou encore la fiabilisation d’un processus. En effet, une manière de faire solidement ancrée dans les usages et qui n’est pas remise en question peut s’avérer trop longue, onéreuse, ou diluant la responsabilité des acteurs impliqués.
Comment préparer le terrain efficacement pour une analyse de processus réussie ?
Avant de débuter une analyse de processus à proprement parler, il est crucial de suivre quelques étapes pour cadrer la démarche et bénéficier de ses avantages :
- Sélectionnez le processus à étudier. Si c’est la première fois que vous avez recours à cet exercice, choisissez-en un simple et dont vous maîtrisez tous les tenants et aboutissants. Votre choix peut également partir des problèmes rencontrés dans l’exercice du métier : pertes avérées, qualité insuffisante du produit, mauvaise compréhension des exigences du client ou organisation du travail défaillante, par exemple ;
- Définissez précisément les objectifs visés par l’analyse. S’agit-il d’améliorer la productivité ? De réduire les coûts ? De clarifier les prises de décision ?
- Formalisez le processus grâce à un outil de cartographie. Il est important de le modéliser tel qu’il est réellement appliqué, et non en fonction de sa version idéale. C’est en partant de l’existant et en impliquant vos équipes que vous pourrez construire et mettre en application le processus amélioré.
- Une fois la modélisation du processus achevée, vous pouvez annoter les étapes du process et enrichir la cartographie en y intégrant différentes métriques, KPI, et en développant l’intelligence collective de vos équipes.
Pour réunir toutes les données liées au processus, un consultant peut avoir recours à différents outils, tels que des outils de dessin de diagrammes de flux pour la représentation graphique et un logiciel de traitement de texte pour la prise de notes. Il lui faudra ensuite passer du temps à synthétiser, formaliser, puis présenter ses conclusions, ce qui implique de nombreux échanges avec le client.
La solution logicielle Elemate permet de collecter efficacement les données et d’harmoniser les informations entre les différents services de votre entreprise. La représentation visuelle permet de transformer le jargon technique propre à votre cœur de métier en éléments simples, visuels et accessibles. Les données sont consultables par vos équipes, et facilement tenues à jour afin d’identifier les dépendances et goulets d’étranglement au plus vite.
Pourquoi mener une analyse de processus ?
Votre analyse de processus doit répondre à des objectifs précis et plusieurs méthodes de cartographie peuvent être mises en application selon vos besoins. Ainsi, la matrice RACI met l’accent sur la distribution des rôles et des responsabilités, facilitant la prise de décision. En complément, le SIPOC se focalise davantage sur les composants internes d’un processus et leurs articulations. La Value Stream Mapping (VSM) est un autre mode de représentation graphique adapté pour l’identification des goulets d’étranglement.
Sélectionner la méthode adaptée pour la gestion de vos processus métier (le Business Process Management ou BPM) est donc important. Cette représentation pouvant revêtir différentes formes, et face à la multiplicité des informations consultables sur Internet, il convient d’être prudent. Le logiciel Elemate vous permet de générer automatiquement et instantanément un tel diagramme à partir de vos processus métier.
Pour ELEMATE : Quelques exemples plus concrets :
L’analyse de processus pour automatiser le travail
Une fois la modélisation du processus achevée, il est possible de parcourir les tâches et activités qui sont d’ordre manuel afin de les regrouper et de les faire traiter par des outils numériques. Grâce à sa veille technologique, le consultant ou analyste pourra identifier les séquences éligibles à une automatisation.
La signature de documents, la gestion des données propres aux collaborateurs (paie, congés, etc.), ou encore les circuits de validation sont ainsi concernés.
L’analyse de processus pour la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) et la décarbonation
L’analyse de processus sous le prisme RSE vous permet de récolter ou de planifier la collecte d’informations sur chacune des étapes de la production : l’impact environnemental direct, la consommation électrique, les déchets engendrés, ou les émissions de gaz à effet de serre sont autant de données quantifiables, qui seront désormais prises en compte.
Mener une analyse de processus vous permettra alors de mieux appréhender les normes et la réglementation et d'engager les métiers dans la démarche. Vous vous différenciez ainsi de la concurrence, voire sensibilisez le client ou le grand public.
L’analyse de processus pour l’amélioration continue
En ayant des processus cartographiés de manière détaillée et tenus à jour par les équipes concernées, une entreprise peut mettre en place une démarche d’amélioration continue. Le pilote désigné pour chacun de ces processus sait précisément quand celui-ci doit être passé en revue. Il connaît les différents plans d’action décidés, ainsi que les échéances.
Point de douleur le plus fréquent et qui freine ce type d’approche : il faut déplacer une montagne à chaque fois “que l’on s’y met” ! Le système de gestion des processus se doit donc d’être accueillant, léger et intuitif pour des mises à jours indolores et fréquentes.
En identifiant les goulets d’étranglement, l’entreprise dispose de leviers pour l’optimisation de la gestion de ses stocks, ou encore pour favoriser le réemploi (chutes de matière première dans une étape antérieure, par exemple).
L’analyse de deux versions d’un processus, tel qu’il est actuellement (as-is) et dans sa forme désirée (to-be) permet d’identifier plus facilement les axes d’amélioration avec vos équipes de travail et les aide à se projeter dans leur futur rôle sans appréhension.
Elemate propose un outil qui vient appuyer la démarche des experts en analyse et amélioration des processus (RSE, cybersécuroté, industrie et fabrication, finance, etc..). Découvrez comment préparer une analyse efficacement puis encourager des revues récurrentes grâce à un outil ad-hoc et très visuel et interactif !
À propos d'Elemate
Découvrez LA solution intuitive et collaborative pour documenter vos activités, connecter les éléments et construire une cartographie vivante de votre organisation.
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