Démêlez vos processus métier avec le BPMN

Le Business Process Model and Notation (BPMN) est la norme de référence pour représenter le modèle objet BPM. Cette norme est gérée par l’Object Management Group (OMG), organisme international à l’origine également de la norme UML. La version BPMN 2.0, utilisée aujourd'hui, a été éditée en 2013.

Le langage BPMN nécessite au préalable d'identifier les séquences successives d’un processus métier et de distinguer les différents éléments qui interviennent.

Parmi les objets de flux, on retrouve les événements, les activités (tâches, sous-processus, transactions et activités appelantes) ainsi que les passerelles. 

Dans le cadre d’un processus de facturation, l’événement de début sera par exemple l’envoi de la commande au client et l’événement de fin la modélisation du paiement de la facture.

À cette catégorie appartiennent les entrées de données, les sorties de données, la collecte de données, le stockage de données.

Pour un process de recrutement, une entrée de données marque l’exigence de recueillir le CV du candidat.

Les objets de connexion concernent les flux de séquence, les flux de messages, et les associations.

Une piscine représente une entité au sein de laquelle les couloirs, ou swimlanes, permettent de regrouper visuellement des objets. Les couloirs sont séparés pour marquer la distinction entre les différents aspects et rôles joués dans un processus.

Les groupes et annotations textuelles aident le lecteur à mieux visualiser et comprendre un processus BPMN. 

• Les symboles circulaires font partie des objets de flux. Un événement de début par exemple est représenté par un cercle fin tandis qu'un événement de fin est illustré par un cercle épais. Les messages sont représentés par une enveloppe au sein du symbole circulaire ;

• Les activités BPMN (tâche, sous-processus, transaction, appel) sont modélisées au moyen d'un rectangle. Une tâche est le premier niveau d'une activité, elle correspond donc au rectangle basique ;

• La page cornée accompagnée d'une flèche correspond aux objets de données ; 

• Une ligne droite flèche pointant dans l'ordre indique les objets connectés ; 

• Les branchements, qui séparent et combinent des flux, sont illustrés par un losange ; 

• Une boîte rectangulaire englobant des activités représente une piscine ; 

• Les artefacts sont mentionnés grâce à des notes textuelles.

Il est très facile de rentrer dans une démarche de modélisation de vos processus métier, plus encore si vous utilisez un logiciel BPMN : 

• Commencez par analyser le champ d'application de votre processus : quel est son objet ? Que doit-il faire d'un point de vue supérieur ? ;

• Définissez le périmètre de votre processus  : quel est son début, sa fin, ses limites ? Vous en déduirez ainsi un nom parlant ;

• Identifiez les différentes étapes de votre processus et les rôles qui vont y être joués ;

• Choisissez une structure proposée par le logiciel Elemate par exemple ; 

• Intégrez les activités ; 

• Définissez vos swimlanes par rôles ;

• Intégrez des branchements pour préciser en quoi les activités sont liées les unes aux autres et pour formaliser divers chemins possibles.

L'objectif du diagramme BPMN est de faciliter la perception et la compréhension d'un process métier. Le diagramme doit donc être simple, sobre et tenir idéalement sur une page.

Il est extrêmement aisé, notamment avec un logiciel d’organigramme en ligne comme Elemate, de présenter un processus au niveau macro et d'utiliser les notions de sous process pour accéder à plus de détail si nécessaire, sans encombrer le graphique.

La modélisation d'un process métier est possible aussi sans avoir recours à la BPMN, bien que fortement déconseillée. Nous vous invitons à utiliser le standard BPMN dans la réalisation de votre modèle objet pour que sa compréhension soit accessible à tous les participants et qu'il puisse être facilement intégré au SI de l'entreprise. 

La norme BPMN permet à tous les intervenants, du responsable métier, au développeur jusqu'à l'utilisateur final, de mobiliser le même langage. C'est ainsi que l'exécution d'un process métier pourra être ensuite automatisée.

Associez les différents acteurs d'un process métier dans la construction du diagramme : si votre diagramme doit être inséré dans le système d'information de l'entreprise et automatisé, nous vous conseillons d'impliquer les utilisateurs finaux dans sa conception en évitant de les mettre devant le fait accompli, ce qui compromettrait leur adhésion. L'affichage en ligne de nage permet notamment à chacun de voir clairement son rôle dans une activité donnée.

Vous souhaitez que votre entreprise s'approprie progressivement la démarche et le langage BPMN : commencez par former une équipe pilote pour modéliser puis automatiser un processus. À travers l'expérience de ce groupe pilote, les autres départements et équipes pourront percevoir les gains en termes de temps, de communication et de fluidité des workflows.